絶対失敗しない!貸し会議室選びに必要な3つのポイントを伝授

2018年 9月 26日

いきなり会議や打ち合わせが入ってしまうことってありますよね。

「急遽ミーティングが決まったけど場所がない! 」

「打ち合わせ場所を用意しなければいけなくなった。」

「カフェなどうるさいところではなく、静かなところで会議したい。」

など、開始時間が迫る中、場所選びに迷ってしまう人も多いでしょう。

そんなときは、ぜひ貸し会議室(レンタルスペース)を利用しましょう

 

 

貸し会議室を利用するメリットって?

貸し会議室は個別で部屋を借りるため、周りの騒音に悩まされることなく、大切な打ち合わせや会議をスムーズに行えます

また、30分または1時間単位で借りられる場所も多く、短い時間の利用もOK。

ビジネスマンの方々の利用も多く、主要となる駅近くにあるので、急な用事のときにも使いやすく、アクセスが良好な貸し会議室が多いのも特徴です。

 

 

貸し会議室を選ぶ時のポイント3つ

とはいえ、初めて貸会議室を利用される方や、出張先で急にスペースが必要となった方にとっては、どんな貸し会議室が使いやすいのか、どういう部分に気をつけて選べば良いのかわかりませんよね。

そこで今回は、貸し会議室の選び方のポイントを3つに絞り、ご紹介します。

ぜひ、貸会議室をお探しの際にご活用ください!

 

 

①参加者が利用しやすい「場所」を選ぶ

まず最初に、貸し会議室を借りる「場所」を絞りましょう。

場所決めのポイントとしては、参加者全員がアクセスしやすいことが必須条件です。

また、出張先など土地勘がない場合は、駅に近い貸し会議室や、わかりやすい場所にある貸会議室を選ぶようにしましょう。

参加者が迷わずにたどり着ける場所を選ぶという気遣いを忘れずに!

 

 

②目的にあった「広さ」を決める

次に選ぶのは「部屋の広さ」です。

ワンサイズしか取り扱っていない貸し会議室もあれば、大小複数の貸し会議室を取り扱うところもあります。

例えば2人だけの打ち合わせであれば、最低限の設備と最小限のお部屋でも良いですよね。

しかし、大人数での利用となると、人数に合わせて大きさを変えなくてはいけません。

小さすぎるお部屋だと窮屈に感じてしまいますし、広すぎると逆に落ち着かない…という場合も。

会議の生産性を向上させるためにも、適正な広さを選ぶようにしましょう!

 

 

③備品などの「オプション設備」の充実性

見落としがちですが、実は重要な「オプションの有無」。

仕事柄パソコンを使用するのに、Wi-Fiが完備されていないとスムーズに作業ができませんよね。

また、プロジェクターやマイク、ホワイトボードなどを使用する予定だったにも関わらず、設備がない場合もあります。

貸し会議室によってはオプション備品が別途有料で貸し出されているところもあります。

一方、オプションもすべて無料で使えるという場所もあります。

あらかじめ「会議にはどういうオプションがあれば便利か・必要か」を考え、必要なものを洗い出してリストにしておくことをお勧めします。

そして、そのオプションの有無を確認してから予約を取るようにしましょう!

 

 

3つのポイントを元に、貸し会議室を選ぼう

わざわざ場所を借りて会議や打ち合わせを行うのですから、内容に適した貸し会議室を選ぶようにしましょう。

場所選び、広さ、設備の有無は便利性はもちろん、参加者への気遣いでもあります。

快適に使用できる貸し会議室を選ぶことで、より会議がスムーズとなり、生産性の高い内容となります。

先ほどご紹介した3つのポイントをもとに、利用しやすい貸し会議室を選びましょう!

 

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みんなの貸会議室は、福岡(博多)天神駅徒歩2分の貸会議室・レンタルスペースです。 24時間利用可能。プロジェクターなどの備品は全て無料で、1時間1,620円からご利用が可能。

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