【目的別】会議におすすめの時間帯まとめ

2018年 10月 22日

 

会議中に「なんだか集中が持たない」「積極的な意見が出づらい」「話がスムーズに行かず効率が悪い」と感じたことはありませんか?

会議の内容や進行方法によってカバーすることもできますが、それでも会議中に中だるみが見られることもあります。

そんなときは、会議行う時間帯を見直してみませんか?

せっかく参加メンバーの仕事の時間を割いて行うものですから、有意義な会議にしたいものです。

会議を行う時間帯を変えてみるだけで、驚くほど会議がスムーズかつ有意義に行なえるケースがあります。

今回は、会議におすすめの時間帯を目的別にご紹介します!

 

 

会議は時間厳守! 1時間程度で終わらせるのがコツ

 

まずは会議全体に言えることなのですが、会議を行う時間はあらかじめきっちり決めておきましょう。

「だいたいの時間だけ決めておこう」「多少押しても問題ないか」と考えていると、会議自体の効率が悪くなってしまいます。

会議を行う際は何時から何時までを会議時間として設けるのかを決め、さらにどういう目的について話し、最終的にどのような話題でFIXするのかをイメージしておくことも大切です。

 

会議時間は長ければ長いほど良いというわけではありません。

人間には集中力を保つことができる時間が限られており、1時間が限界だと言われています。

会議を行う際も1時間を目安に時間を設け、開始から終了まで全員が集中力をキープしたまま挑めるよう会議の進行を整えることも大切です。

会議はできるだけ手短に済ませるよう心掛け、万が一会議が長引く場合には、1時間ごとに休憩を入れるなど、集中力を回復させるための工夫も考えておきましょう。

 

 

会議を行うときにおすすめの時間帯とは?

 

参加メンバーの都合さえ合えばどの時間帯でも会議は行えますが、人間の体のしくみによってその時間帯に向き・不向きの議題があります。

どの時間帯にどんな目的の会議を行なえば、より効率良く有意義な会議となるのでしょうか?

目的別に、会議を行うときにおすすめの時間帯をご紹介します。

 

 

各種説明や物事の決定、共有を目的とした会議は朝の時間帯がおすすめ

 

報告や連絡、相談、スケジューリングの打ち合わせ、コーチングといった各種説明や物事の決定、共有を目的に行なう会議は、午前中に行なうのがおすすめです。

午前中は脳がクリアな状態で活発に働く時間帯です。

特に論理的思考や創造力に作用する前頭前野の働きにも期待ができるので、情報を理解したり、問題に対し適切な答えを導く作業がスムーズに行なえる可能性が非常に高いです。

頭の機転や働きが重要なカギとなる内容を取り上げる場合は、脳が最も活性化されている午前中に行ないましょう。

 

 

クリエイティブな意見を求める会議は午後の時間帯がおすすめ

 

アイデア出しや課題発見、課題解決などひらめきを重視したクリエイティブな意見が必要となる会議は、午後に行うのがおすすめです。

午後になると午前に比べ脳のパフォーマンス力が低下してしまいますが、その分脳が情報の取捨選択を自動的に行うようになります。

午前中は論理的思考のためにフルで働いてた脳も、午後になると必要な情報だけを集中的にピックアップして取り込み、余計な情報は無視するようになるということです。

そのため、自然と斬新な発想意見が出やすくなります。

今までと同じ考えでは通用しない物事への対処、アイデア出しなど、発想が重要なカギを握る会議午後に行うようにしましょう。

 

 

昼食直後は眠気が生じて集中力が低下するので注意!

 

午後に会議を行うときに気を付けたいのが昼食時間です。

昼食により血糖値が上がり、眠気を引き起こしやすくなります。

この状態で会議を行っても話が頭に入って来ない、理解ができないなど、会議の効率自体はがくんと下がってしまいます。

午後に会議を行うときは昼食後は避け、2時間程度空けてから会議を行うようにしましょう!

 

 

 

会議の目的に合わせて時間帯を使い分けよう

 

会議の目的によって時間帯を使い分けることで、人間の体のしくみを利用して効率良く有意義な会議を行うことができます。

会議に求めるものや目的に合わせて、会議を行う時間を決めましょう。

 

また、参加メンバーが朝型なのか夜型なのかによっても、会議に適した時間帯は異なります。

主催者は、なるべく参加メンバー一人ひとりの特性を把握しながら、より相応しい時間帯を見つけるように心がけましょう。

 

 

みんなの貸会議室は24時間営業で、いつでも会議ができる!

 

みんなの貸会議室は24時間営業で、レンタルスペースを利用したいと思ったときに時間を気にせずいつでも利用ができます。

ホームページから簡単に予約ができ、予約に空きがあれば最短2分からご利用いただくことも可能です。

また、会議の目的や内容、参加メンバーに合わせて自由に時間やレンタルスペースの大きさを選ぶこともできます。

会議場所をお探しの際はぜひみんなの貸会議室ををご活用ください。

みなさまのご利用、心よりお待ちしております!