【目的別】会議をするならいつが良い?会議におすすめの時間数&時間帯

2018年 10月 22日

もくじ

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。
みんなの貸会議室は、会議はもちろんリモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会などのビジネスでのご利用から、パーティー、女子会、ママ会、映画鑑賞会、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで年間約2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご利用くださいね。

 

会議中に「なんだか集中が持たない」「積極的な意見が出づらい」「話がスムーズに行かず効率が悪い」と感じたことはありませんか?

会議の内容や進行方法によってカバーすることもできますが、それでも会議中に中だるみが見られることもあります。

そんなときは、会議行う時間帯を見直してみませんか?

会議を行う時間数や時間帯を変えてみるだけで、驚くほど会議がスムーズかつ有意義に行なえるケースがあります。

今回は、そんな会議におすすめの時間数・時間帯を目的別にご紹介します!

 

【会議のオススメ時間数】1時間程度で終わらせるのがコツ!

会議時間は時間帯問わず1時間がおすすめです!

人間には集中力を保つことができる時間が限られており、1時間が限界だと言われています。

会議を行う際も1時間を目安に時間を設け、開始から終了まで全員が集中力をキープしたまま挑めるよう会議の進行を整えることも大切です。

会議はできるだけ手短に済ませるよう心掛け、万が一会議が長引く場合には、1時間ごとに休憩を入れるなど、集中力を回復させるための工夫も考えておきましょう。

 

【会議のオススメ時間帯】目的別のおすすめの時間帯をご紹介

会議の時間数は1時間とお伝えしましたが、会議を行うにあたってはその時間帯も大切になってきます。

実は会議の行う時間帯と、会議の生産性は直結しておりまた午前と午後で適した会議の内容があるのです。

ここでは、目的別に会議のおすすめの時間帯をご紹介します。

 

【午前の時間帯】物事の決定や情報共有を目的とした会議がおすすめ

報告や連絡、相談、スケジューリングの打ち合わせ、コーチングといった各種説明や物事の決定、共有を目的に行なう会議は、午前中に行なうのがおすすめです。

午前中は脳がクリアな状態で活発に働く時間帯です。

特に論理的思考や創造力に作用する前頭前野の働きにも期待ができるので、情報を理解したり、問題に対し適切な答えを導く作業がスムーズに行なえる可能性が非常に高いです。

頭の機転や働きが重要なカギとなる内容を取り上げる場合は、脳が最も活性化されている午前中に行ないましょう。

 

【午後の時間帯】クリエイティブな意見を求める会議がおすすめ

アイデア出しや課題解決などひらめきを重視したクリエイティブな意見が必要となる会議は、午後に行うのがおすすめです。

午前中は論理的思考のためにフルで働いてた脳も、午後になると必要な情報だけを集中的にピックアップして取り込み、余計な情報は無視するようになるため集中してアイディアを出すのに最適な時間です。

斬新な発想意見が出やすくなる時間帯だともいわれています。

今までと同じ考えでは通用しない物事への対処、アイデア出しなど、発想が重要なカギを握る会議午後に行うようにしましょう。

 

番外編①:商談におすすめの時間帯

商談におすすめの時間は、昼食後からの夕方です。

昼食後は血液が脳に集中し、頭の回転が鈍くなります。

また夕方は精神的&肉体的にも疲れがピークになり、こちらも判断力の低下が起こっている状態です。

そのためプレゼンや提案に自信がなかったとしても、商談が成立しやすくなります。

少しでも商談の成功率を上げるためにぜひ商談は昼食後からの午後をお選びください!

 

番外編②:お詫びの電話や訪問にオススメの時間帯

お詫びが必要な場合は、午前中か昼食後がオススメです。

午前中は午後と違い、仕事が始まったばかりであり疲れやストレスが少ないため受け入れられやすい傾向にあります。

また昼食後も満足感から相手の要件を受け入れやすいです。

誠心誠意お詫びをし、時間を気にすればきっと受け入れられるでしょう。

 

昼食直後は眠気が生じて集中力が低下するので注意!

午後に会議を行うときに気を付けたいのが昼食時間です。

昼食により血糖値が上がり、眠気を引き起こしやすくなります。

この状態で会議を行っても話が頭に入って来ない、理解ができないなど、会議の効率自体はがくんと下がってしまいます。

午後に会議を行うときは昼食後は避け、2時間程度空けてから会議を行うようにしましょう!

 

 

 

会議の目的に合わせて時間帯を使い分けよう

会議の目的によって時間帯を使い分けることで、人間の体のしくみを利用して効率良く有意義な会議を行うことができます。

会議に求めるものや目的に合わせて、会議を行う時間を決めましょう。

 

また、参加メンバーが朝型なのか夜型なのかによっても、会議に適した時間帯は異なります。

主催者は、なるべく参加メンバー一人ひとりの特性を把握しながら、より相応しい時間帯を見つけるように心がけましょう。

 

24時間いつでも自由に会議ができる!天神駅徒歩2分・みんなの貸会議室 天神西通り北店

最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。

プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの各種備品はすべて無料でお使いいただけます。
さらに、高速の無料光Wi-Fiを全室に完備していますので、インターネットを通しての出演も安心して実施していただけます。

天神駅から徒歩2分、博多駅や福岡空港からも電車で1本と、抜群のアクセスが自慢。全国各地の皆様からご利用いただいております。

–  オススメポイント1 –

定員8名〜60名まで、6つの部屋をご用意!

 

みんなの貸会議室では、ご利用規模に合わせて、博多・天神エリアでは珍しい30名規模の部屋、さらに大きな集まりにもご利用いただける60名のお部屋までの部屋をご用意しております。

飲食物も持ち込めるので、懇親会も行うことができます。

会議、テレビ会議やミーティングはもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用からパーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談ください。

もちろん、これらの会場は事前の下見も可能です。是非お気軽にお問い合わせくださいね。

 

– オススメポイント2 –

プロジェクターを始め、会議に必要な備品を全て無料でサービス

会議であれば、ホワイトボードやプロジェクター、机・椅子が必要ですよね。
加えて、パソコンを使用するものであれば人数に合わせて電源タップも必要…と、人数が多いほど会議に必要な備品はたくさんあります。

ご安心ください。みんなの貸会議室では会議に必要な備品をすべて無料で取り揃えております

 

−無料設備例(定員20名の803会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05 )、プロジェクター用スクリーン(90インチ)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm )、可動式机( 1800m × 450mm )4台、椅子12脚、机付き椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ


−無料設備例(定員60名の601会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05)、プロジェクター用スクリーン(100インチワイド)、ワイヤレスマイク2本(マイクスタンド有り)、スピーカー(ベルキャット 型番:BWPA-40)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm 1台, 1200mm × 900mm 1台 )、可動式机( 1800mm × 450mm 12台, 1200mm × 450mm 7台)、椅子50脚、予備椅子11脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ


 

※その他定員8名、20名、30名のお部屋もございます。
※設備はお部屋によって異なります。

 

– オススメポイント3 –

駅から徒歩2分の好立地で、誰でも簡単にアクセス可能

会議の会場を決めるときに大切なのが立地の良さです。

みんなの貸会議室は天神駅から徒歩2分の好立地にあります。

駅から近いため移動時間もかからず、好きな時間に会議を行うこともできるでしょう。

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– オススメポイント4–

24時間web予約・利用可能!最短1分後に利用OK

面倒な電話や問い合わせフォームへの入力は一切なく、webから簡単にご予約が可能です。
「打ち合わせ場所が必要になった…」そんな時でも安心。会員登録またはログイン後、最短1分後からご利用になれます。

ご利用も24時間いつでも可能なので、夜遅くから始まる打ち合わせや早朝の集まりにもご利用いただけますよ。

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– オススメポイント5–

新型コロナウイルス対策万全。安心してご利用くださいませ

1.完全無人でサービスをご提供

当店では、受付等の有人対応を排除しております。ご利用日における運営スタッフとお客様の接触は一切ありません。

2.全てのお部屋に消毒液を設置

3.24時間換気

4.オゾン殺菌装置の設置

 

全室に殺菌・消臭効果の高いマクセル社製のオゾン発生装置を全室に設置。

5.非接触型体温計を設置

6.ご利用者全員へマスク着用義務のお願い

7.ご利用者全員へ手洗いの徹底のお願い

 

 

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以上、長くなりましたが最後までお読みいただき、ありがとうございました!

福岡・天神へお越しの際はぜひみんなの貸会議室をご利用くださいませ。皆様のお越しをお待ちしております。