「連絡事項を伝えたい」「決めごとがあるから話し合わなければいけない」etc…。
社会人には何かと会議がつきもの。他にも営業会議や企画会議、変種会議など、様々な決めごとや情報交換を会議で行いますよね。
しかし、ただ会議を開くだけ・話し合うだけでは時間のロス！
どういった目的で会議をするのか、どういった種類分けができるのかを明確にしておくことで、いつもの会議がよりスムーズに、効果的に行うことができます。
そこで今回は、会議の目的や種類をご紹介しながら、実際に会議を行うまでの流れを組み立ててみました。
ご自身の会社の方針や会議内容に照らし合わせながらぜひご覧ください！
①今回の会議がトップダウン型orボトムアップ型かを判断
会議を開くにあたってまず考えていただきたいのが、今回行う会議が「トップダウン型」で行うのか「ボトムアップ型」で行うのかについて。
トップダウン型とは、上意下達のことを指し、その場における最高責任者が部下に指示・命令を下すというもの。
1つの指示のもと全員が動くので会議内容に一体感・一貫性が出るため、マニュアル作業が多い業種などに多く取り入れられているスタンスです。
一方ボトムアップ型とは、ひとりひとりが意見を出し合い、意見決定や経営にまつわるすべてをみんなで考えようというスタンスを指します。
様々な問題に対して協力し、サポートしあえるというのが特徴で、時代や需要・供給の変化に影響されるサービス業などではマストとされています。
この2種類のうち今回の会議がどちらのタイプであるかを把握しておかなければ、認識の食い違いによる問題が生じ、時間がロスしてしまうことも。
つまり、会議の質自体が下がってしまいます。
組織の一体感、意思決定までのスピードを優遇するならトップダウン型。
社員のモチベーションをあげ、様々な意見を取り入れたいという場合はボトムアップ型を取り入れるのがおすすめです。
会社のスタンスとして貫くのも良いですが、会議内容に応じて、臨機応変に変える時には必要です。
それぞれのメリットを意識したうえで、上手に使い分けていきましょう。
② 会議に合わせた目的＆種類を見極める
トップから部下へ情報を伝えるトップダウン型か、みんなで話し合うことを目的としたダウンアップ型かにより、会議の目的や種類は大きく変わってきます。
どういう内容を話すための会議なのか。そこをしっかりとおさえておくことが大切です。
さっそく、それぞれの目的に応じた会議の種類をまとめてみました。
トップダウン型の場合
トップダウン型で会議を行う場合は、情報共有・伝達が主な目的となります。
そのため、以下の3つの目的で会議が行われることが多いです。
■報告・連絡・相談
会社の基本といわれている「ほうれんそう」。
随時会議を行い、ほうれんそうを行うことでトップが情報を管理し、次の指示へとつながります。
基本的にはトップが部下に情報を共有するのが主な目的。
あくまでも上位が意思決定するために行われることで、報告や相談といえど“意見交換”ではないので注意。
■スケジューリング
進行しているプロジェクトや業務内容についてのスケジュールを合わせることを目的とする会議です。
基本的にはトップが全体のスケジュールを管理しているので、部下から打診するものではなく、トップからスケジュールを伝えるというのが一般的です。
■コーチング
コーチングとは、社員を育てるための指導のことを指します。
とはいえ実践的なものというよりも、会議内容から社員側の情報処理を手伝い、自身の視点を増やさせることを目的とし、それぞれの現状を把握した上で適した指導や課題を設定することを目的としています。
社員育成の一環であり、社員に自立性や学習性を身につけさせようという目的から、近年コーチングを取り入れる会社が多くなりました。
トップダウン型ならではの指導法です。
ボトムアップ型の場合
ボトムアップ型の場合は、会議内容に対して参加している全員が意見を出し合い決定していくことを目的とします。
そのため、発案・話し合い・決定の3つが大きなポイントとなります。
よく行われる会議の種類としては以下の3つです。
■アイデアの提案
今の時代・ニーズに合わせるための企画会議。
既存のままでは対応できないからこそ、多数の意見によるアイデアの提案が必要となります。
上位下位関係なく、多くの人に自由に発言してもらうことで、新しい意見や発想が生まれます。
上位の人は議論を結論づけないように注意しながら、みんなでアイデアを提案していきましょう。
■課題発見
ボトムアップ型の特徴としては、多角度から課題を指摘できることです。
多彩な意見を取り入れてプロジェクトや業務内容を進行していくからこそ、思わぬところに欠点や課題が出てきます。
そういった問題に対応できるのも、他の人が自由に意見できる場があってこそ。
トップが意識してない問題を明確にし、改善点をピックアップすることで次に行うべき取り組みが認識できるようになります。
■課題解決
課題をピックアップする会議を行ったあとは、解決に向けた会議も行うようにしましょう。
課題の本質を全員で掴み、どのように解決していくか。
特にいまだチャレンジしたことのないような企画を進行中となると、的確な改善方法を導き出すのには時間がかかります。
だからこそ、全員の意見をうまく引き出し合うことで、解決法が見えてくるというもの。
アイデア・課題発見で参加メンバー全員が発言していたのと同様に、解決に対しても多くの人の意見を取り入れるようにしましょう。
③目的に応じた場所選び
目的や種類をおさえたあとは、会議の目的に応じた場所選びも大切です。
社内で行える場合は良いですが、他社との会議や大人数での会議となると別途場所が必要となります。
落ち着いた空間で、ゆっくりと話す合うことができる。
そんな場所選びも、会議をスムーズに進行させるポイントの1つです。
そんなときにおすすめなのが、レンタルスペース（貸し会議室）です。
時間ごとにレンタルスペースを借りることができ、静かな場所で集中して会議に臨めます。
大人数が参加するのであれば、大きなレンタルスペースを借りてセミナーのようにプロジェクターやホワイトボードを使用して説明するなど、効率良く会議を行うこともできます。
会議は目的を明確にして、適した種類・場所を選ぶこと
仕事をする上で最も重要なことは、目的を明確に意識することです。
もちろん会議も同様。どういった目的で、どういうことを行うのか。それに適した種類を選んでいるのか？
そういった会議全体のことを、参加メンバーひとりひとりが認識することで、より有意義な議論を交換することができます。
また、会議の目的や種類を理解した上で、目的に応じた場所選びも大切です。
みんなの貸会議室では、効率良く有意義な会議が行えるよう、大小様々なレンタルスペースをご用意し、プロジェクターなどのオプション備品も無料でご利用いただけます。
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