初心者必見!イベント運営の大まかな流れ

投稿日 2018年 11月 2日 - みんなの貸会議室豆知識

はじめに

 

貸し会議室の用途は様々です。

会議はもちろんのこと、面接やセミナー、とくに最近ではイベントにも使用されます。

しかし、そもそもイベント運営ってどうすればいいのでしょうか?

アクセスが良くて、機材も十分に整っている会議室を予約する。それだけではイベントを成功させることはできません。

そこで今回は、はじめての人でも安心!イベント運営の大まかな流れを解説します。

 

 

 

①イベント企画

 

イベントを開催するにあたって第一に取り組むべきことは、目的ゴールを明確に設定することです。

「なんのため」にイベントを開催するのか、「なにをもって成功」とするのか、この二つをできるだけ具体的に設定しましょう。

 

 

たとえば、映画鑑賞会をするとしましょう。

一言で映画観賞会と言っても、その目的はたくさんあります。

「地域社会の人たちの交流を促進するため」かもしれませんし、「若手社員が集まってスカッと気分転換するため」かもしれません。

これらの目的が明確にされなかった場合、、、

老若男女、子どもたちもいる中でサスペンス/スリラーの映画を流してしまったり、あるいは若者が多くいる中でほのぼのしたファミリー映画を流してしまったりするミスが起きてしまうかもしれません。

 

 

目的とゴールを綿密に決めておくことで、イベント告知する際のターゲット選定やイベント内容の検討をしやすくなります。逆に、それらを曖昧なままにしておくと、イベント開催者の間で認識のズレが生じ、ハプニングが起こる原因になります。

イベント企画は決しておろそかにできないのです。

 

 

 

 

②イベント告知

 

目的とゴールを決めたら、次はイベント告知をしなければなりません。

その際に重要になるのが、ターゲットの選定です。

 

 

どの層に向けてイベントをアピールしたいかによって、告知方法が変わってきます。

若者向けであれば、TwitterやInstagramなどのSNSを使うのがいいでしょう。

地域の高齢者の方に来てもらいたいなら、チラシを作って各家庭に配った方がいいでしょう。

 

自分たちのイベントのターゲットに合った告知方法を考えましょう。

 

 

告知方法が決まれば、次は実際に広告を作っていきましょう。

広告に必要な情報は①イベント名、②開催日時と場所、③イベント内容、④料金、⑤定員の5つです。

 

 

 

 

③マニュアル作成

 

マニュアルとは、イベント当日の流れを文章にしたものです。

これが不明確だと、当日のハプニングに繋がります。

何度も会場を下見し、シュミレーションをして、当日の流れ(イベントの全体像・各メンバーの動き・各メンバーの役割)をできるだけ具体的に描きましょう。

 

ここで重要なのが、あらかじめ想定されるハプニングをシュミレーションすることです。

様々なハプニングをリストアップしておくことで、イベント当日のハプニングにも臨機応変に対応することができます。

 

 

 

 

④関係者に仕事を割り当てる

 

イベント運営するために必要な人員は、イベントの内容にもよりますが、およそ参加者の20%と言われます。

たとえば、参加者が50人いれば、スタッフは10人必要となります。

 

スタッフは大きく4つに分けることができます。

①受付スタッフ、②会場設営スタッフ、③会場案内スタッフ、④録画・音響・空調対応スタッフです。

それぞれの役割に適した人材を指名し、イベントを効率的に進めていきましょう。

 

 

 

 

⑤イベント開催

 

イベントにハプニングは付き物です。

たとえば、機材が故障したり、あるいはゲストの到着が遅れたり。

そんなときはマニュアルに基づいて、時間を厳守しつつ、臨機応変に対応しましょう。

 

 

イベントが「大成功」に終わる、つまりすべてマニュアル通りにいくことはほとんどありません。

大事なのは慌てないこと。

イベント主催者であれば、ドシっと構えて冷静に対応しましょう。

 

 

 

 

 

⑥反省会

 

イベントが終わったら、反省会をしましょう。

もちろん、うまくいかなかったことを嘆く会ではありません。

自分たちが開いたイベントに関して、客観的に分析してみましょう。

 

たとえばイベントが失敗したのであれば、なぜそうなったのかを考えましょう。そうすることで、次のイベントに失敗を活かすことができます。

 

 

さらにイベントを良くしたいのであれば、イベントが成功したときにも反省会をしてみましょう。なぜ成功したのか、その理由を知ることで、イベントを成功させるための方法を知ることができるでしょう。

 

 

 

 

おわりに

 

はじめてのイベント運営。きっと誰もが不安になると思います。

しかし、イベントにハプニングは付き物。

ハプニングを楽しむぐらいの気持ちで本番当日を迎えても良いと思います。

そのためにも、事前準備はしっかりしておきましょう。

 

 

ところで、イベント開催したい方は、是非下記の記事を読んでみてください。

貸会議室で実践!イベント開催で失敗しない予約方法とは

 

 

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