【セミナー主催者必見!】動画や音楽を使用するセミナーの貸し会議室の選び方

投稿日 2018年 11月 23日 - 貸し会議室選びのポイント

こんにちは。

福岡(博多)の中心である天神駅2分に立地するみんなの貸会議室は企業や団体のセミナー、研修、説明会などで利用されることが多いです。

最近のセミナーや研修・説明会では、商品やサービスなどを説明をする際に、動画やBGMとして音楽を流すケースが多いようです。

今回は、動画や音楽を使用するセミナーや研修、説明会などで利用する貸し会議室の選び方の注意点をお伝えします。

 

1.動画やBGMの音声はどこから流すのか

 

音楽や動画を利用する会議室の選び方の注意として、音声をどこから出すかを注意する必要があります。

本項目では、動画再生でプロジェクターを利用する場合とスピーカーからBGMを流す場合の2つについて解説していきます。

 

1-1.動画再生でプロジェクターを利用する場合の注意点

 

動画の場合は大きい画面で表示するために、プロジェクターを利用する場合がほとんどだと思います。

そのため、プロジェクターにスピーカーがあり、音声が出るかどうかをチェックする必要があります。

また、HDMIケーブルを利用してプロジェクターとパソコンなどの機器を接続出来るかをチェックするようにしましょう。(15ピンのVGAケーブルでは音声が出ないので注意しましょう。)

加えて、Wi-Fiで接続出来るプロジェクターもあります。

しかし、貸し会議室のWi-Fiの通信環境が悪いと、動画再生が途中で止まってしまい、慌てることになりますので注意しましょう。

 

1-2.スピーカーからBGMを流す場合の注意点

 

BGMを流すには、PCやスマートフォン、タブレットなどの音楽を再生するプレイヤーから音声を出す場合は音量が十分かをチェックしてください。

例えば、広い会場や人数が20人を超えるような場合は、スピーカーと接続してBGMを流す必要があります。

この場合、音楽を再生するプレイヤーとスピーカーが接続可能かをチェックしておいた方が良いです。

bluetooth搭載のスピーカーであれば、PCやタブレット、スマートフォンのbluetooth機能でペアリングして接続出来るので、かなり使い勝ってが良いです。

スピーカーによっては、SDカードやUSBメモリが出来るスピーカーもありますので、事前にチェックしましょう。

また、ワイヤレスなどのマイクの音声をBGMと一緒にスピーカーから流す場合、セミナー開始前にマイクとBGMの音量などの音量チェックをしておくと、慌てなくて済みます。

 

まとめ

最近、開催されるセミナーでは、動画やBGMを使われることが増えてきています。

それに伴い、設備や通信環境が十分に整備されていない貸し会議室やレンタルスペースがあるのも事実です。

設備や通信環境は自分で準備されるのが一番安心ではあります。

しかし、スピーカーやケーブルは意外と荷物になりますし、設備故障の原因にもなります。

貸し会議室やレンタルルームを予約される前に、セミナーや研修、説明会で開催する内容と施設の設備や通信環境の相性を確かめておくことをオススメします。

あらかじめ確認を行うことで、当日の失敗が軽減されます。

皆様のセミナーや会議、研修や説明会がご盛会になることをお祈りしております。

 

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