【新人必見】日報の目的と役立つ書き方をご紹介します！

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。

新入社員の方の中には、日報の上手な書き方がわからないという人や、日報を書くのがめんどくさいと感じている人もいるのではないでしょうか。
ですが、日報は上手に書くことが出来れば上司とうまくコミュニケーションも取れますし、更には自分の成長も促せる最高のツールに様変わりします。

今回は、そんな新入社員がつまづきやすい日報について、その目的から上手な書き方までご紹介します。
ぜひ参考にしてください！

新入社員が日報を書く2つの目的

日報を書く目的は大きく分けて2つあります。
1つは上司が新入社員の進捗を確認すること。

もう一つは自分自身の振り返りを行うことです。
一つずつご説明します。

日報の目的①：上司が新入社員の進捗や改善点を把握するため

日報の目的として一番にあるのは、上司が新入社員の進捗や改善点を把握するということです。
上司は仕事の割り振りを個人個人の進捗に応じて決めています。

仮に一人が遅れているのであれば、進みが早いもう一人に仕事を任せることもできるのです。
また、日報の内容を通して上司が新入社員が直面している課題に気づき、助言を受けられます。
なので日報の提出は自分の仕事を進みやすくしたり、成長の糧になることもあるのです。

日報の目的②：自分自身で改善につなげられるため

多くの人が誤解しがちですが、日報は誰かに見せるために書くだけでなく、自分でも活用するためにも書きます。
日報は1日単位で見ればそれほど大きなものとは感じないかもしれませんが、積み重なっていくと大きな意味を持ちます。

日報を振り返ることで、自分が過去同じ課題に直面していなかったかどうか、どのような失敗をしていたのか、どのように困難を乗り越えたのかなどを確認できるでしょう。
これらを繰り返すことで自分自身の改善点を見つけだし、成長につなげることが出来ます。

また将来マネジメントに携わることになった際もこの日報を書いた経験は生かすことが出来るでしょう。

日報の主な項目と意識したいこと

日報は会社ごとのテンプレートを使用する場合が多いでしょう。
ここでは、日報の主な項目の紹介とその項目ごとに意識すべき点をご紹介します。
ぜひ参考にしてください。

目標

日報では最初に1日の目標を書くパターンが多いです。
この際に、自他ともに達成できたか判断できる目標を立てると良いでしょう。

例えば「10人にテレアポをする」など数値を盛り込むのも手です。
こうすることで、自分が達成できたかが明確になり、上司も評価やフォローがしやすくなります。

業務内容

1日の業務内容について具体的に書く部分です。
大雑把に書くのではなく、時間ごとに区切って何をしていたのかを書きましょう。
またこの際は、できるだけ詳しく書くことを心がけてください。

例えば「12:00~13:00 営業」と書くのではなく、「12:00~13:00 ○○様へ△の営業」と書くだけで上司は一目であなたが何をしたのかが把握できます。
これだけで上司のあなたへの心象も良くなるので、面倒臭がらずに書くようにしましょう。

良かった点

日報の振り返りを書く部分で多いのは、その日の良かったこと、うまくいったことを書く枠です。
ここでは、契約が取れたなど嬉しいことを書くと思いますが、結果だけを書くのではなくその過程までも書くようにしましょう。

「～をしたことで、契約に繋がった」と書くことで上司からの評価にもつながりますし、なにより自身が困った時に助けとなり得ます。
どう行動したからうまくいったのかその流れを書くようにしましょう。

改善点

ここでは業務の中で起きた失敗などを基に、その改善点を書きます。
くどいようですが、こちらも詳しく書くようにしましょう。

「～の失敗をしたから次は気を付ける」などではなく「～という失敗が□が原因で起きた、次からは△を意識する」などのように書くことで次の業務を具体的に意識することが出来ます。
この改善点が目標に繋がることもあるので、とても大切な項目です。

日報を書くうえで気をつけたいこと

それでは実際に書く際に全体を通して意識すべき点、気をつける点をご紹介します。
どれも意識するだけで出来ることなので、ぜひ挑戦してみてください！

内容は詳しく、定量的に書く

上記の項目でも何度かお伝えしましたが、内容は詳しく一定の量を書くことが大切です。
詳しく書くことで、日報を書く効果が最大化されるので、自分のためだと思って書くようにしましょう。

詳しくも、端的に書くことを意識する

上記の定量的に合わせて、端的に伝えることも意識しましょう。
詳しい内容と端的を両立することは難しいですが、これが書けるようになれば上手に日報を書けるといえます。
難しいのであれば、箇条書きで書くのも良いでしょう。

業務の都度、書くようにする

日報は1日の終わりに書くと、覚えていなかったり面倒に感じてしまったりする場合があります。
日報は最後に書かなければならないという決まりはないので、書ける時間があれば書くことがオススメです。

日報を書いて自分の成長を促進させましょう

日報は上司のために書くのではなく、自分のために書くものです。
その意識をもって、自分ができるだけのことをしていきましょう！

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