【新入社員】初めての会議!必要なものは?準備は?流れまとめ

2022年 3月 21日

こんにちは。福岡・博多駅徒歩3分のレンタルスペース、みんなの貸会議室博多駅前店です。

みんなの貸会議室は、会議はもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用から、パーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間約2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談くださいね。

 

初めての会議、新入社員の人はそれだけで緊張すると思います。

今回の記事では、新入社員の方が会議に参加する際に意識すべきことや用意すべきことをご紹介します。

会議は今後の動き方を決める非常に大切なものです。

良いスタートダッシュを切るためにも会議の時間を有意義なものにしましょう。

 

【新入社員】会議の前に準備しておくこと

 

会議を有意義な時間にするためには、事前準備が大切です。

特に新入社員のうちはこの準備段階がすべてを分けるといっても過言ではありません。

ここではそんな会議準備の段階で、特に新入社員が意識すべきことをご紹介します。

 

会議の目的や議題を確認しておく

会議についていくためには、まずは何を目的とした会議なのか、何が議題なのかを把握しておく必要があります。

特に新入社員のうちは、慣れていないのもありあらかじめ理解していないと会議に置いていかれてしまう可能性があります。

ほとんどの会議は事前にメールや文書で目的や議題が共有されているので、それを確認しましょう。

もし共有されていないなどあれば、上長に確認するなどすることがオススメです。

 

会議の内容について下調べしておく

新入社員は、上長に比べて知識が少ないのは当たり前ですがそれにあぐらをかいて、そのまま会議に参加しても得られるものは少なく、おいていかれるかもしれません。

そのため、会議の議題や目的をあらかじめ確認した後はその内容について下調べしておきましょう。

下調べしたうえで分からないことがあれば、それを上長などに尋ねるとベストでしょう。

 

会議の参加者を確認しておく

直接は影響しませんが、会議に誰が参加するのかを確認するのも良いでしょう。

対面の会議の場合、上座を意識する必要があったり会議の流れが参加者によって変わる場合があります。

そのため事前に会議の参加者を確認しておくと良いでしょう。

会議の上座に関しては以下の記事で解説しているのでぜひ参考にしてください。

【レイアウト別】図あり!会議室の上座をレイアウト別に徹底解説

 

メモの用意をしておく

紙やパソコン、タブレットなど形は問いませんが、すぐにメモできるものを用意しましょう。

新入社員は特に覚えることが多く、一つのことに捉われてしまうと情報に押し流されてしまいます。

そのためまずはメモを取るためにもすぐにメモを取れる準備をしておきましょう。

 

【新入社員】会議中に心がけること

 

言うまでもないですが、会議は始まってからが本番です。

事前の準備が出来ていれば、ある程度の話にはついていけると思うので、ここでは準備が出来たうえで意識すべきことをご紹介します。

どれも心がければできることなので、ぜひ参考にしてください。

 

常に発言できるように集中する

新入社員の初めての会議の場合、発言を求められることは少ないでしょう。

しかし、発言しないでよいという気持ちになっていると会議に集中できませんし、ふいに発言を求められた際に応えられなければ評価も下がってしまいます。

そのため会議中に話合われている議題に対して、最低でも1つは意見を考えておくと良いでしょう。

今後の考え方の参考にもできます。

 

分からないことがあれば聞く

会議の中で決まったこと、出てきたことが分からなければ遠慮なく聞くようにしましょう。

会議のあとで、尋ねると二度手間になってしまいますし、勘違いしたまま行動して失敗すれば更に手間がかかります。

そのため会議の時に出てきた大事な単語や決定事項に対して分からないことがあれば聞くようにしましょう。

もし聞きずらいのであれば、メモを取っておいて後から調べる・聞くようにすることをおすすめします。

 

発言は結論から始めることを意識する

新入社員の慣れないうち、自分の考えをたくさん話そうとして説明から入ってしまいがちです。

しかし、それは会議の時間をとることや発言のわかりにくさに繋がってしまうので、まずは自分が何を考えたのか結論から話すことを意識しましょう。

最初から行うのは難しいので、まずは練習して慣れていきましょう。

 

会議中は良い姿勢を保つ

会議を聞いてる姿勢は意外とみられています。

良い姿勢をすることで、会議には集中しやすくなりますし、それだけで評価も上がりやすいです。

そのため、会議に参加する際、特に対面会議の際は姿勢を意識しましょう。

 

あいづちや反応をしっかりする

会議で誰かが発言している際には、それに対してあいづちを打つ、反応をするなどしましょう。

発言者もそれによって、理解しているのかがわかりやすくなりますし、心象も良くなります。

 

会議の大まかな流れ

上記のポイントは会議の流れを意識しているとより効果的に行うことが出来ます。

以下の記事で会議や打ち合わせのおおまかな流れをご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

【新入社員必見】打ち合わせ・会議の準備~進め方

 

福岡・博多で会議をするなら、博多駅徒歩3分・みんなの貸会議室 博多駅前店へ

最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多駅徒3分の貸し会議室・レンタルスペースです。

プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの各種備品はすべて無料でお使いいただけます。
さらに、高速の無料光Wi-Fiを全室に完備していますので、インターネットを通しての出演も安心して実施していただけます。

天神駅から徒歩3分、天神駅や福岡空港からも電車で1本と、抜群のアクセスが自慢。全国各地の皆様からご利用いただいております。

–  オススメポイント1 –

定員6名〜 53名まで、4つの部屋をご用意!

 

みんなの貸会議室では、ご利用規模に合わせて、博多エリアでは珍しい30名規模の部屋、さらに大きな集まりにもご利用いただける53名のお部屋までの部屋をご用意しております。

会議、テレビ会議やミーティングはもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用からパーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談ください。

もちろん、これらの会場は事前の下見も可能です。是非お気軽にお問い合わせくださいね。

 

– オススメポイント2 –

プロジェクターを始め、会議に必要な備品を全て無料でサービス

会議であればプロジェクターやホワイトボードがあれば便利です。

加えて、パソコンを使用するものであれば人数に合わせて電源タップも必要…と、人数が多いほど会議に必要な備品はたくさんあります。
ご安心ください。みんなの貸会議室では豊富な無料備品を取り揃えております。

 

−無料設備例(定員20名の302会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター(EPSON型番:EB-W06)、スクリーン(80インチ)、ホワイトボード( 1800×900片面壁掛け )、ホワイトボード用ペン、机(2人掛け机10台)、椅子6脚、延長コード( 5m2本・2m1本 )、演台、電波時計1つ


−無料設備例(定員53名の304会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター(EPSON型番:EB-W06)、スクリーン(100インチ)、ホワイトボード2台( 900×1200両面可動式・900×1800両面可動式)、ホワイトボード用ペン、無線マイク(2本)、机(3人掛け机2台)、椅子6脚、延長コード( 5m2本・2m1本 )、電波時計1つ


 

※その他定員6名、49名のお部屋もございます。
※設備はお部屋によって異なります。

 

– オススメポイント3 –

駅から徒歩3分の好立地で、誰でも簡単にアクセス可能

みんなの貸会議室は博多駅から徒歩3分の好立地にあります。

駅からのアクセスが抜群なためどこに住んでいる人でもアクセスがしやすくなっています。

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– オススメポイント4–

24時間web予約・利用可能!最短1分後に利用OK

面倒な電話や問い合わせフォームへの入力は一切なく、webから簡単にご予約が可能です。
「打ち合わせ場所が必要になった…」そんな時でも安心。会員登録またはログイン後、最短1分後からご利用になれます。

ご利用も24時間いつでも可能なので、夜遅くから始まる打ち合わせや早朝の集まりにもご利用いただけますよ。

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– オススメポイント5–

新型コロナウイルス対策万全。安心してご利用くださいませ

1.完全無人でサービスをご提供

当店では、受付等の有人対応を排除しております。ご利用日における運営スタッフとお客様の接触は一切ありません。

2.全てのお部屋に消毒液を設置

3.24時間換気

4.オゾン殺菌装置の設置

 

全室に殺菌・消臭効果の高いマクセル社製のオゾン発生装置を全室に設置。

5.非接触型体温計を設置

6.ご利用者全員へマスク着用義務のお願い

7.ご利用者全員へ手洗いの徹底のお願い

 

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以上、長くなりましたが最後までお読みいただき、ありがとうございました!

福岡・博多へお越しの際はぜひみんなの貸会議室をご利用くださいませ。皆様のお越しをお待ちしております。