交流会・セミナー開催時のコロナウイルス対策

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。

みんなの貸会議室は、会議はもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用から、パーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間約10万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談くださいね。

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新型コロナウイルスによってわたしたちの生活は、変化を求められるようになりました。

それは交流会やセミナーの開き方も例外ではありません。そこで今回は新型コロナウイルスの状況下でもどのように交流会やセミナーを開催できるのか、すべきなのかを交流会のノウハウを多く持つ「みんなの貸会議室」が解説します！

ぜひ参考にしてください。

交流会・セミナーの際にできる主なコロナウイルス対策一覧

交流会・セミナーの際の感染対策には大きく分けて8つあります。

①交消毒の徹底

②参加者の健康状態の確認

③マスク・フェイスシールドの着用

④換気の実施

⑤レイアウトの工夫

⑥オンラインで参加者を募る

⑦交流会・セミナーの時間を短縮する

⑧交流会・セミナーの参加者の連絡先を知る

です。

以下で各感染対策について詳しく解説していきます。

交流会・セミナー開催時の具体的なコロナウイルス対策

①参加者の消毒を徹底する

感染を確実に防ぐためには、菌を交流会・セミナー会場に持ち込ませないことが大事です。

そのため交流会・セミナーの会場の入室前に全員に消毒をしてもらいましょう。

参加者の他にも交流会・セミナーの開催前に消毒しておくと良い場所・備品があります。

その場所やタイミングは例として以下の記事でご紹介しているのでぜひ参考にしてください。

②参加者の健康状態の確認をする

参加者が一人でも新型コロナウイルスに感染していれば、消毒などの対策がほとんど無意味になってしまいます。

そこで入室前に検温を行うなど参加者一人一人の体調を確認するようにしましょう。

体調を確認することで新型コロナウイルスに感染している人が参加する可能性を減らすことができます。

【健康状態の目安】

・過度に咳をしていないか

・熱が37.5度以上ないか

・受け答えははっきりしているか

その他にも参加者側が怪しいと思った場合には止めるようにしましょう。

③マスク・フェイスシールドの着用

参加者の人数に関わらずマスクやフェイスシールドの着用を心がけましょう。

全員が着用することで初めて感染の予防になります。

特に大声を張り上げることがある交流会やセミナーの場合は、飛沫感染がおこりやすいので気を付けましょう。

【マスクの効果】

具体的なマスクの効果は以下の記事でも解説しています。

ぜひ参考にしてください。

会議に適切なマスクって？布？不織布？

【フェイスシールドの入手法】

マスクは手に入るけどフェイスシールドはどこにあるか分からないというお声も耳にします。

フェイスシールドはアマゾンなどで手に入れることができます。

また作ることもでき、新型コロナウイルスのワクチンで有名な大阪大学も作り方を公開しているのでぜひ参考にしてください。

大阪大学が紹介するフェイスシールドの作り方

④換気を行う

交流会・セミナー中はは窓を開けて、外気を取り入れ換気するようにしましょう。

夏場の熱い時期などはクーラーをかけると思いますが、休憩時間など交流会・セミナーが行われない時間帯は窓を開けることが大事です。

【換気の回数・やり方】

30分に一度、窓・扉を全開にし数分間換気を行う

⑤レイアウトを工夫する

交流会・セミナーの参加者が出席する際、蜜を避けソーシャルディスタンスを守り、レイアウトを工夫する必要があります。

参加者同士が接近しない、対面を避ける、できる限り２メートルの間隔をあけるなどを意識し感染防止につなげましょう。

みんなの貸会議室でも以下のような座席を推奨しております。ぜひ参考にしてください。

⑥オンラインで参加者を募る

交流会・セミナー会場に多人数が入ることを防ぐため、参加者をオンラインで募るのも一つの手です。

ただこの場合はインターネット環境などが必要になるので、事前に設備の確認を行っておきましょう。

みんなの貸会議室ではWi-Fiを含め、すべての必要備品を無料で利用していただくことができます。

⑦交流会・セミナーの時間を短縮する

交流会・セミナー自体の時間を短縮するのも十分な感染対策になります。

事前に資料を共有しておく、スケジュール通りにきっかりと進めることで今までよりも短縮して進めることができるので、一度予定を組んでみましょう。

⑧交流会・セミナーの参加者の連絡先を知る

万が一交流会・セミナーの参加者から新型コロナウイルスの感染者が出た場合、参加者に連絡を取る必要があります。

その場合、参加者の連絡先を知る必要があるのでアンケートなどで集めるようにしましょう。

みんなの貸会議室での取り組み

いかがでしたでしょうか。交流会・セミナーの際にに以上のことを意識されるだけで新型コロナウイルス感染へのリスクは減ります。

みんなの貸会議室では、皆様に安心してご利用いただけるように以下のことに取り組んでいます。

今回ご紹介したことと合わせて対策することで、新型コロナウイルス感染へのリスクをかなり減らすことができます。

いつでもご連絡をお待ちしておりますので、お気軽にお問い合わせください。

オンライン・半オンラインで開催することもコロナ対策になる！

ここまでは実際にスペースを借りるオフライン開催でのコロナ対策をお伝えしてきました。

しかし社会の情勢の変化などでどうしてもオフラインでの開催ができないことも考えられます。

そんな時はオンライン・または半オンラインでの開催がオススメです！

オンラインでの開催

オンラインでの開催は、運営人や講師を含めすべての参加者がオンラインで参加することを指します。

オンラインで開催することで、人の接触が無くなるので完全なコロナ対策になりえるでしょう。

ただオンライン開催の場合、セミナーや交流会でなんの話をしているのか分かりにくく、参加者の満足度の低下につながる可能性が高いので主催側はその点を注意するようにして下さい。

半オンラインでの開催

半オンラインとは、主催側が会議室などを借りて動画を配信するやり方です。

こちらも参加者同士の接触はないのでコロナウイルスのクラスタ―発生などを防ぐことができます。

また完全オンラインの時と違い、主催側で連携を取りやすい点で運営がしやすかったり、参加者側も運営の顔が見えることによってどの話をしているのか把握しやすく満足感も下がりにくくなっています。

部屋を借りる際はインターネット環境のある小さめのお部屋で大丈夫でしょう。

コロナ対策をしながら交流会を盛り上げるには？

コロナ対策をしていると、参加者同士の交流が図りにくかったり温度感が伝わりにくかったりして、効果が見込めないのではと心配する場合もあるでしょう。

そんな時にできる工夫をご紹介します。

交流の機会を増やす

参加者同士の交流や、開催者と参加者の交流などをいつもより増やすと良いでしょう。

コロナ対策でソーシャルディスタンスを保っている状態だと、なかなか交流ができず温度感などが伝わりにくいです。

なのであえて交流の時間を取る、増やすなどして全員が参加している状況を作り出すと良いでしょう。

事前に説明しておく

交流会でどのような対策をしながら行うのか、どのようなスケジュールで行うのかを事前に説明しておきましょう。

当日集まって説明などをしていると時間がかかって、グダグダになってしまう可能性があります。

円滑に進めて、効果の高いものにするためにも事前の情報共有が効果的でしょう。

オンラインでの説明会やセミナーでの工夫

オンライン開催をするうえでいかに主体的に参加してもらえるのか、その工夫についてご紹介します。

話を振る、交流する機会を増やす

オンラインの場合、開催側の熱量などを感じにくく集中しにくい人が出てきてしまう可能性があります。

聞き手になり続けているとおこりやすいので、オフラインの説明会やセミナー以上に話を振ったり参加者間で交流を生み、話し手になれる環境を作りましょう。

そうすることで主体的に参加してもらいやすくなり、セミナーや交流会の進行もスムーズに、より効果的になるでしょう。

最適なwebツールを選ぶ

zoomやgoogle meetなどwebツールにもいろいろな種類があり、それぞれに特徴があります。

セミナーの目的や開催人数などを基に、適しているツールを選ぶことで、より効果的にセミナーや交流会の運用をすることが出来ます。

福岡天神で安心して交流会・セミナーを行いたいなら、天神駅徒歩２分・みんなの貸会議室 天神西通り北店へ

最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。

天神駅から徒歩２分、博多駅や福岡空港からも電車で1本と、抜群のアクセスが自慢。全国各地の皆様からご利用いただいております。

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–  オススメポイント１ –

定員8名〜60名まで、6つの部屋をご用意！

みんなの貸会議室では、ご利用規模に合わせて、博多・天神エリアでは珍しい30名規模の部屋、さらに大きな集まりにもご利用いただける60名のお部屋までの部屋をご用意しております。

飲食物も持ち込めるので、懇親会も行うことができます。

会議、テレビ会議やミーティングはもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用からパーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間10万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談ください。

もちろん、これらの会場は事前の下見も可能です。是非お気軽にお問い合わせくださいね。

– オススメポイント２ –

プロジェクターを始め、セミナー・講習会に必要な備品を全て無料でサービス

セミナーや講習会であればプロジェクターやマイクは必須ですよね。
加えて、パソコンを使用するものであれば人数に合わせて電源タップも必要…と、人数が多いほどセミナー・講習会に必要な備品はたくさんあります。
ご安心ください。みんなの貸会議室では豊富な無料備品を取り揃えております。

−無料設備例(定員20名の803会議室)−

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光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05 )、プロジェクター用スクリーン(90インチ)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm )、可動式机( 1800m × 450mm )4台、椅子12脚、机付き椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ

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−無料設備例(定員60名の601会議室)−

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光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05)、プロジェクター用スクリーン(100インチワイド)、ワイヤレスマイク2本（マイクスタンド有り）、スピーカー（ベルキャット　型番：BWPA-40）、ホワイトボード( 1800mm × 900mm 1台, 1200mm × 900mm 1台 )、可動式机( 1800mm × 450mm 12台, 1200mm × 450mm 7台)、椅子50脚、予備椅子11脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ

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※その他定員8名、20名、30名のお部屋もございます。
※設備はお部屋によって異なります。

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– オススメポイント３ –

駅から徒歩2分の好立地で、誰でも簡単にアクセス可能

多くの人を集めたい場合は、交通の便が良いところで行うのが一般的です。「みんなの貸会議室」は天神駅から徒歩2分の好立地です。そのため、交通が不便で参加できない人はほとんどいなくなると考えられます。集客率や参加人数を重視する場合はぜひご利用ください。

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– オススメポイント4–

24時間web予約・利用可能！最短1分後に利用OK

面倒な電話や問い合わせフォームへの入力は一切なく、webから簡単にご予約が可能です。
「打ち合わせ場所が必要になった…」そんな時でも安心。会員登録またはログイン後、最短1分後からご利用になれます。

ご利用も24時間いつでも可能なので、夜遅くから始まる打ち合わせや早朝の集まりにもご利用いただけますよ。

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– オススメポイント5–

新型コロナウイルス対策万全。安心してご利用くださいませ

1.完全無人でサービスをご提供

当店では、受付等の有人対応を排除しております。ご利用日における運営スタッフとお客様の接触は一切ありません。

2.全てのお部屋に消毒液を設置

3.24時間換気

4.オゾン殺菌装置の設置

 

全室に殺菌・消臭効果の高いマクセル社製のオゾン発生装置を全室に設置。

5.非接触型体温計を設置

6.ご利用者全員へマスク着用義務のお願い

7.ご利用者全員へ手洗いの徹底のお願い

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以上、長くなりましたが最後までお読みいただき、ありがとうございました！

福岡・天神へお越しの際はぜひみんなの貸会議室をご利用くださいませ。皆様のお越しをお待ちしております。