無駄を解消!効率的な会議を行うための5つのコツ

投稿日 2018年 10月 26日 - みんなの貸会議室豆知識

 

はじめに

 

仕事をするうえで欠かすことのできない会議。

営業会議や企画会議など、さまざまな会議があります。

注意すべきことは、会議はこれからの仕事の方針を決めるものであって、会議すること自体が目的ではないということです。つまり、会議は未来志向

にもかかわらず、実際の会議はしばしば「多くの時間を費やして、結局これまでの仕事の確認だけで終わってしまった」なんてことも。

そこで今回は、無駄を省いて効率的な会議を行うコツ5つを紹介します!

 

 

 

 

①しっかり事前準備

 

会議を行ううえで絶対に欠かせないのが事前準備です。

建設的な議論を行えるかどうかは、事前準備の出来次第と言っても過言ではないでしょう。

 

事前準備とは具体的に何をするのか?

 

第一に、会議の目的を意識することです。

何のために会議を開くのか、意見を集約するのが目的なのか、それとも意見を伝達するのが目的なのか。

それを明確にする必要があります。

会議の目的については、下の記事でまとめてあるので、是非読んでみて下さい。

今さら聞けない!会議の種類と目的6つ

 

第二に、資料に目を通すことです。

会議中に資料の内容を確認すると、多くの時間が費やします。参加者各々が事前に資料に目を通し、会議では疑問点だけを指摘するようにしましょう。そうするだけで、時間を大幅に節約することができます。

 

第三に、会議に必要な道具をチェックしましょう。

当然のことながら、会議をするには光Wi-Fi、ホワイトボード、プロジェクターなどの設備が整えなければなりません。会議が始まってから、ケーブルがないことに気づくといった初歩的なミスをしないようにしましょう。

 

 

 

 

②できるだけ参加人数は少なく

 

「十人十色」という言葉があるように、ものの考え方や好みは人それぞれです。

したがって、会議の参加者が多いほど、さまざまな意見が出てくる可能性が出てきます。

アイデア出しや課題発見といった意見集約の会議であれば、それで良いでしょう。

しかし、意思決定をする場合、多くの参加者がいると意見をまとめるのに時間がかかってしまいます。

 

会社の方針を決める会議など、重要性が高いものについては、参加者は必要最低限にとどめましょう。

 

 

 

 

③つねに時間を意識

 

人間の集中力は、長くても一時間しかもたないと言われています。

したがって、会議を効率的に行うためには、議論をできるだけ短く済ませる必要があります。

そのためにも、あらかじめ会議の時間を設定しておきましょう。

 

Time is Money!

 

時間を設定することで、会議にメリハリがつきます。

 

 

 

 

④持ち込み作業の禁止

 

学生時代、授業中に他の科目の課題をして怒られた人もいるのではないでしょうか?

いわゆる「内職」ですね。

内職をして怒られるのは、何も学校だけに限りません。

 

それこそ、効率の良い会議を行うためには、会議に集中する必要があります。

会議中は、そこで話し合われている内容に意識を集中しましょう。

 

 

 

⑤結論はその場で!

 

会議によっては、なかなか意見がまとまらないこともあります。

しかし、そのような場合でも、必ず何かしらの結論を出すようにしましょう。

 

結論を先延ばしにすると、改めて会議を開く必要があります。

また、時間を空けたことによって、意見が変わることもあります。

そうなると、なおさら意見を取りまとめるのが難しくなってしまいます。

 

その日話し合われた議論は、その日のうちに結論を出すようにしましょう。

 

 

 

 

おわりに

 

会議は「過去志向」ではなく「未来志向」!

これまでの仕事を振り返るだけでは、まったく意味がありません。

 

目まぐるしく変化する社会に素早く対応するためには、これまでの過去から次の未来の方向性を導き出す必要があります。そのために欠かせないのが、無駄のない効率的な会議なのです。

 

この記事を読んだら、皆さんも是非、効率的な会議を実践してみてください。

 

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