貸し会議室・レンタルスペースの予約は何日前が良い？

はじめに

私たちみんなの貸会議室は、福岡の博多、天神、名古屋の栄、沖縄の那覇など全国で高コスパな貸し会議室、レンタルスペースを運営しております。
沖縄の那覇市にあるみんなの貸会議室では会議やセミナー、研修などで貸し会議室、レンタルスペースのお問い合わせやご予約をたくさん頂いております。
2018年に開業したみんなの貸会議室天神西通り北店から始まり、天神西通り北店の目の前にある天神西通り北店別館、コロナ終焉前の2022年に開業した博多駅前店、沖縄最大の専門学校グループ学校法人KBC学園がFCにて運営するみんなの貸会議室那覇泉崎店、那覇小禄駅前店、那覇旭町店、2024年4月開業の那覇壺川店、中京地区最大のビジネス街である名古屋駅周辺で2023年10月に開業した名古屋駅前店を運営しております。

最近、みんなの貸会議室のお客様から、「貸し会議室を借りたいけれど、何日前に予約をしたら良いのかわからない…」という質問をたくさん頂きます。
みんなの貸会議室は、24時間今すぐ使えるレンタルスペースなので、気兼ねなくどうぞ！と言いたいところですが、利用目的や人数によってレンタルスペースの使い方が変わります。

結論から言いますと、『予約出来る状態になったら早く予約した方が良いです。』
では、予約が出来る状態とはどういった状態でしょうか？
限られた時間で、よりスムーズに貸し会議室を予約し、利用するためにも、事前に準備を整えて、あらかじめ予約を取っておきましょう！
今回は、予約を早目に取るために必要なことをお伝えします。

1. 何日前から予約をするべきか

一般的な貸し会議室やレンタルスペースの事前予約受付期間は、利用当日～半年が多く、1年先まで予約を受け付けているところもあります。
場所によって異なるので、あらかじめ使用する貸し会議室の情報をホームページなどでチェックしておきましょう。

みんなの貸会議室では、お客様のご要望が多い、1年先までのご予約を受け付けています。
利用する参加者の人数や利用用途などの内容が決まり次第、先に予約を取っておくのがおすすめです。
なぜなら、予約は受付順、つまり早い者勝ちだからです。

2. 予約するときに必要な情報は？

では、予約をするときにあらかじめ何を決めておけば良いのでしょうか？
予約のときに必要な情報をまとめてみました。

①開催日程（開催日時と開催するイベントの時間）

まず、日程を決めることが最優先です。
セミナーや講演会の場合、講師との日程調整が必要だったり、会議の場合、上司が参加されるなら、上司の日程調整が必要です。

また、用途によって、参加メンバーが変わると思います。
運営メンバーの予定を確認し、開催する日時を確定させておきましょう。
この日程が決まらないことには予約が取れません！

②開催にかかる準備時間と原状回復にかかる時間

予約時の利用時間は、準備から片付けを含めた総合的な時間を指します。
利用用途によりますが、下記がオーソドックスな必要時間になります。

・セミナーや講演会、会議などの準備にかかる時間
・受付がある場合、入場開始時間
(チラシやご案内には必ず記載した方が良いです。ものすごく早く来られる方がいて、準備がしづらくなります)
・会議やセミナーなど利用目的のために使用する時間
・質疑応答がある場合、要する時間
・名刺交換や参加者同士で話す時間を確保するかどうか
・片付け（原状回復）時間
・参加者全員が退室する時間

を算出しておきましょう。
上記のポイントを踏まえて、利用時間を決定しておくと当日も安心です。
おすすめは、セミナーや会議開始前後は慣れてないなら尚更、長目にとっておいた方がバタバタしなくて良いかと思います。

③利用目的

利用目的によって、必要な設備が異なります。
いざ当日になってから決めようとすると、時間のロスに繋がることも。
また、事前に利用目的を決めれば、当日持っていかないとといけない設備や借りたい設備がわかります。

例えば、オンライン開催する場合や、プロジェクターを利用する時、スピーカーやマイクを使う時などです。
当日にスムーズに準備が始められるよう、しっかりと利用目的と必要な設備を決めておきましょう。
みんなの貸会議室は、セミナーや会議で利用するプロジェクターや、Wi-Fi、ホワイトボードなど全室無料完備。
詳細はこちらのスペース一覧をご覧ください。

④予算決め

大体の予算が決まってないと、会場を探すのに困ってしまいます。
やっとのことで空きを見つけても、すぐに予約ができません。
事前に予算は決めておくことも大切です。
稟議が必要な場合、見積書が必要になる場合があるかと思いますので、早目に取得しましょう。
上長に権限があり、予算が決まっていれば、クレジット決済をしても、領収書を取得し、社内で精算すれば良いだけですので、早く予約可能です。

⑤参加者の人数

貸し会議室やレンタルスペースの規模を決めるためには、先に参加者の人数が決めることが必須。
参加人数に合わせて会場が変わり、予算も変動してきます。

貸し会議室はビジネスでも、プライベートな集まりでも使いやすいですが、レンタルスペースは賃貸マンションの一室だったりするので、集まりにくいですし、ビジネス利用には不向きな場合が多いです。
以上5つの項目を押さえて、いざ予約に進みましょう！

おわりに

みんなの貸会議室は、24時間営業でオンラインで予約状況が確認できて、そのままクレジットカード決済も可能。
いつでも手軽に使用できるため、様々なイベントの予約で埋まっていってしまいます。
セミナーや会議など、日程や内容が決まっているのなら、できるだけ早く行動しましょう。
場所探しに悩まないためにも、事前準備をしっかり整えて早めのご予約を！