福岡市天神や博多の貸し会議室・レンタルスペースの予約は何日前が良い?

2018年 11月 16日
みんなの貸会議室豆知識

はじめに

最近みんなの会議室のお客様から、「貸し会議室を借りたいけれど、何日前に予約をしたら良いのかわからない…」という質問をいただくことが増えました。
みんなの貸会議室は、24時間今すぐ使えるレンタルスペースなので、気兼ねなくどうぞ!と言いたいところですが、利用目的や人数によってレンタルスペースの使い方が変わります。
限られた時間で、よりスムーズに貸し会議室を使うためにも、事前に準備を整えて、あらかじめ予約を取っておきましょう!

 

 

1. 何日前から予約をするべきか

一般的な貸し会議室やレンタルスペースでは、3か月~1年先の予約を受け付けていることが多いようです。
場所によって異なるので、あらかじめ使用する貸し会議室の予約票をチェックしておきましょう。
みんなの貸会議室では、お客様のご要望に応え、1年先までのご予約を受け付けています。
利用するメンバーの予定や使用内容が決まり次第、先に予約を取っておくのがおすすめです。

 

 

2. 予約するときに必要な情報は?

では、予約をするときにあらかじめ何を決めておけば良いのでしょうか?
予約のときに決めておきたい情報をまとめてみました。

 

①開催日程(開催日時と開催するイベントの時間)

まず、参加メンバーと日程を合わせて、開催する日時を確定させておきましょう。
この日程が決まらないことには予約が取れません!

 

②開催にかかる準備時間と原状回復にかかる時間

予約時の利用時間は、準備から片付けを含めた総合的な時間を指します。
利用するにあたって
・準備にかかる時間
・利用目的のために使用する時間
・片付け(原状回復)時間
を算出しておきましょう。
上記のポイントを踏まえて、利用時間を決定しておくと当日も安心です。

 

③利用目的

利用目的によって、必要な設備が異なります。
いざ当日になってから決めようとすると、時間のロスに繋がることも。
また、事前に利用目的を決めれば、当日持っていかないとといけない設備や借りたい設備がわかります。
当日にスムーズに準備が始められるよう、しっかりと利用目的を決めておきましょう。

 

④予算決め

大体の予算が決まってないと、会場を探すのに困ってしまいます。
やっとのことで空きを見つけても、すぐに予約ができません。
事前に予算は決めておくことも大切です。

 

⑤参加者の人数

借りる会場の規模を決めるためには、先に参加者の人数が決めることが必須。
参加人数に合わせて会場が変わり、予算も変動してきます。

以上5つの項目を押さえて、いざ予約に進みましょう!

 

 

おわりに

みんなの貸会議室は、24時間営業でオンラインで予約状況が確認できて、そのまま決済も可能。手軽に使用できるため、様々なイベントの予約で埋まっていってしまいます。
セミナーや会議など、日程や内容が決まっているのなら、できるだけ早く行動しましょう。
場所探しに悩まないためにも、事前準備をしっかり整えて早めのご予約を!

 

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みんなの貸会議室天神西通り北店は、福岡市博多の天神駅すぐの貸し会議室・レンタルスペースです。

駅から徒歩2分、24時間利用可能、備品や設備は全て無料!

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