セミナー、イベント、研修などの参加者の満足度を上げるための3つのコツ

投稿日 2018年 11月 23日 - みんなの貸会議室豆知識

 

会社や団体の会場探しをされる方は、セミナーやイベント、研修や会議などの日程が決まった後に、主要駅やバス停からの距離(立地条件)、オプションなども含めた貸し会議室やレンタルスペースの利用料金、収容人数などを条件に会場探しをされると思います。

会場探しで貸し会議室やレンタルスペースの場所が決まった後に、セミナーやイベント、研修や会議などの参加者の満足度を上げるには、どこに気をつける必要があるのかを今回は解説していきたいと思います。

 

 

 

 

セミナーなどの参加者の満足度を上げるコツその1.

当たり前のことですが、セミナーやイベントの場合、社内の会議や研修と違って、初めてその会場を訪れる方も多いでしょうし、県外や貸し会議室やレンタルスペースのある場所から遠方にお住いの方の場合、土地勘もない場合が多いです。そのため、貸し会議室やレンタルスペースの場所をきちんと伝えることは非常に重要になります。

住所(ビル名やビルの読み方が難しい場合はふり仮名を添えた方が良い)や地図、何階の貸し会議室やレンタルスペースなのかも、きちんと伝えることで、参加者は迷わず集合することが出来ます。

 

 

 

 

 

セミナーなどの参加者の満足度を上げるコツその2.

前の席で聞きたい熱心なセミナー参加者は大体の場合、開催時間より早目に来られることが多いです。そのため、セミナーやイベント開催時間より早目に会場を借りて、早目に到着して準備しておくことが重要です。

開催時間ギリギリからご予約を入れている場合、セミナー参加者が待っていたり、セミナー時間前のご予約者の方に迷惑になることも少なくありません。

セミナーやイベントの万全なスタートのためにも、参加者にお知らせする時間より前の時間からご予約を入れて、しっかり準備が整った上で、参加者の方々をお迎えされることで、満足度はグッと上がります。

 

 

 

 

セミナーなどの参加者の満足度を上げるコツその3.

セミナーやイベントでは、盛り上がったり、質問が多かったりして、開催予定時間より長くなることはよくあります。その場合、セミナー終了後の次のご予約のお客様が早く来られたり、退室がギリギリになることでセミナー参加者にも迷惑をかけるケースもあります。

また、アンケートを書いてもらったり、セミナー参加者と雑談やコミュニケーションをとることが重要な場合もあるでしょう。よって、セミナー終了後に少し長めに、後片付けの時間も踏まえて予約することで、時間に追われずにセミナーが進行できるのです。

それでも時間オーバーしそうな場合は、会場の運営側も困るので、ギリギリではなく、終了する30分から1時間前には延長予約の手続きをすることをお勧めします。

 

 

まとめ

みんなの貸会議室でも、初めてセミナーやイベント、研修や会議などのご予約をされたり、開催されたりされる方は意外と多いものです。

貸し会議室やレンタルスペースでは、基本的に前後にご予約が入るので、ご予約時間しかご利用になれないケースがほとんどです。

セミナー開催日程が決まったら、セミナーに必要な時間、質疑応答時間などをあらかじめ把握した上で、セミナー開催前の準備の時間と早目に来られるお客様を想定し、後片付けやハプニングがあることもあるので、少し時間に余裕を持って、ご予約されることをお勧めします。

みんなの貸会議室では、直前に予約の延長も出来ますが、どこの会場も同じと思いますが、先に予約された方が優先されるものです。

セミナーやイベント、研修や会議の成功のポイントは時間に余裕を持つことは大事なことです。

皆様のセミナーやイベント等がご盛会であることをお祈りしております。