セミナー、イベント、研修などの参加者の満足度を上げるための3つのコツ

2018年 11月 23日

 

会社や団体の会場探しをされる方は、セミナーやイベント、研修や会議などの日程が決まった後に、主要駅やバス停からの距離(立地条件)、オプションなども含めた貸し会議室やレンタルスペースの利用料金、収容人数などを条件に会場探しをされると思います。

セミナーやイベント、研修は何をするのかも勿論大事ですが、会場もとても大事な要素です。集中できる環境、また環境選びにも気を配ればセミナーやイベント、研修はとても良いものになります。

そこで今回は、セミナーやイベント、研修をより良いものにするための3つのコツをご紹介します。
ぜひ参考にしてください。

 

 

 

 

その1:アクセスのよいところを選ぶ

セミナーやイベントの場合、社内の会議や研修にいかに参加してもらえるかは最初の場所選びにかかっています。駅から近いかどうか、わかりやすい場所にあるかは参加者のモチベーションにもかかわるとても大切な要素です。

逆にそれさえ満たしていれば、参加者の方が嫌な思いをすることなく参加してもらえるので、スムーズにセミナー、イベント、研修が進みます。

また、あらかじめ住所や地図、何階の貸し会議室やレンタルスペースなのかも、きちんと伝えることで迷う参加者をかなり減らせるでしょう。

 

実際の成功例

駅に近い大通りに面したわかりやすい貸し会議室を選ぶことで、会議開始時間の5分前には集まることができた

道に迷ったなどの参加者がおらず、セミナーの準備に集中できた

 

実際の失敗例

駅から離れた場所で行ったため、数名の参加者が迷い開始時間が遅れてしまった

貸し会議室が密集していたため、ほかの貸し会議室に間違っていってしまう人がおり相手にも迷惑をかけた

 

その2:早めの時間から開場する

前の席で聞きたい熱心な参加者は、開催時間より早目に来られることが多いです。そのため、セミナーやイベント開催時間より早目に会場を借りて、早目に到着して準備しておくと待たせることなくスムーズに入場していただけます。

開催時間ギリギリからご予約を入れている場合、セミナー参加者が待っていたり、セミナー時間前のご予約者の方に迷惑になることも少なくありません。

セミナーやイベントの万全なスタートのためにも、参加者にお知らせする時間より前の時間からご予約を入れて、しっかり準備が整った上で、参加者の方々をお迎えされることで、満足度はグッと上がります。

 

実際の成功例

時間に余裕があったので、しっかりと準備ができスムーズに講演会が行えた

早めに到着された方にも待つ場所を提供でき、参加者の満足度が高かった

 

実際の失敗例

早めに到着された方のために場所を確保できず、入り口の前に人がたまり、案内が難しくまたほかの方の迷惑にもなった

機材トラブルがあったが対処する時間がなく、結局開始時間がかなり押してしまった

 

その3:終了時間より長めに予約する

セミナーやイベントでは、盛り上がったり質問が多かったりして、終了予定時間より長くなることはよくあります。その場合、セミナー終了後の次のご予約のお客様が早く来られたり、退室がギリギリになってしまったりして、参加者が完全に満足できない場合もあります。

そのため、終了予定時間よりも長めに抑えることで参加者側にも開催者側にも余裕ができるので満足度も上がります。

それでも時間オーバーしそうな場合は、終了する30分から1時間前には延長予約の手続きをすることをお勧めします。

 

実際の成功例

●セミナーの時間が予定より押してしまったが、時間を長めにしたおかげで撤収まで余裕をもって行動できた

●質疑応答などの時間を十分に取ることができ、参加者の満足度が従来より高かった

 

実際の失敗例

●時間ぎりぎりで予約していたため、すべてのコンテンツを消化できず中途半端に終わってしまった

●交流会を予定していたが、予約時間のために満足に行うことができなかった

 

ご利用は「みんなの貸会議室」を

いかがでしたでしょうか。上記で紹介した3つのコツを意識すれば、セミナーやイベント、研修の質はぐっと向上します。ぜひ意識してみてください。

当貸し会議室「みんなの貸会議室」では、柔軟な予約対応をしています。また、天神駅から徒歩2分の好立地でアクセスも良し。さらに、ホワイトボードやスクリーンなど必要な備品はすべて無料で貸し出しているので、開催するのには最適な場所です。

ぜひご利用ください!


【みんなの貸会議室 店舗情報】
住所…福岡県福岡市中央区天神3丁目4-13 万多礼ビル6F~8F
電話番号…092-707-8555(応対時間は平日9:00~18:00のみ)
営業時間…24時間営業
アクセス…地下鉄「天神駅」より徒歩2分
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