貸し会議室探しはこれで解決?みんなの貸会議室でよくある質問①

2018年 11月 23日
よくあるご質問

福岡(博多)の天神駅2分24時間使えるみんなの貸会議室には連日、会議やセミナー、研修、イベント、会社説明会、異業種交流会などのご予約が入ります。

今回は、皆様が貸し会議室やレンタススペース、セミナールームを探すときにきっと役に立つ、会議やセミナー、イベント、会社説明会、異業種交流会などの開催で、ご利用者からみんなの貸会議室にご質問があった事例について、お伝えします。

 

 

 

 

よくある質問:貸し会議室を借りるときの料金は?

みんなの貸会議室では、最低1時間単位からご予約可能で、30分単位でレンタル可能です。貸し会議室料金(税込)はホームページにて全てのお部屋ごとに表示されていますので、ご参照ください。

また、貸し会議室やレンタルスペース、セミナールームを借りる際は利用料金が施設によって異なり、借りるときの最少時間(例えば3時間〜など)と、借りる時間の単位(例えば30分、1時間など)は事前に確認しましょう。

 

 

 

 

よくある質問:設備の内容と、借りるときの料金は?

みんなの貸会議室では、全てのオプション設備は貸し会議室料金に含まれているので、無料です。光Wi-Fi、プロジェクター(HDMIケーブル、15ピンVGAケーブルあり)、ホワイトボード、延長コード、予備椅子は全ての部屋に設置してあり、お部屋ごとに必要なオプション設備が別にあります。設備の詳細内容はホームページにて全てのお部屋ごとに表示されています。ご参照ください。

一般的に貸し会議室やレンタルスペース、セミナールームを借りる際は、設備も施設によって様々ですし、オプション料金が施設によって異なり、またオプション料金は高くなりがちですので、事前に確認しましょう。

 

 

 

 

よくある質問:借りたい部屋は決まったけど、予約状況は?

みんなの貸会議室では、お客様が貸し会議室を探したいときに、いつでも探して利用できるように、ホームページでリアルタイムに予約を公開していますので、ご覧ください。(一部、手動作業で更新しているため、深夜に若干のタイムラグがある場合はご了承ください。)

貸し会議室やレンタルスペース、セミナールームの予約状況の確認方法は、施設によって様々です。

まだまだリアルタイムで予約状況を公開している施設は少なく、営業時間中の電話対応のみの場合や、FAXにて予約状況を確認する施設もありますので、事前に確認しましょう。

 

 

 

 

よくある質問:領収書の発行はできますか?

みんなの貸会議室では、基本的な支払いは予約時のクレジットカード決済になっています。本来は、会社や団体の経費精算や会計処理にはご予約時にお送りするメールに予約内容が全て記載してありますので、印刷して、クレジットカード明細を添付することで経費精算と会計処理は可能です。

しかし、会社や団体によっては会社の制度として領収書が必ず必要な場合があります。その際は、ご予約時の備考欄に領収書の宛名(住所や郵便番号が必要な場合はそちらも記載)を記載頂くか、ご予約後の場合はお問い合わせからその旨、送信ください。PDFデータの領収書を発行します。

 

 

よくある質問:請求書発行、銀行振込の対応は可能?

みんなの貸会議室では、企業や団体が銀行振込しかできない場合もありますので、請求書発行、銀行振込の着金確認などの手続きを3,000円+消費税で対応しています。

銀行振込の場合、振込明細が領収書の代わりになりますので、ご利用ください。

 

まとめ

今回はよくあるご質問の中から料金と支払い方法、設備について解説しました。

貸し会議室やレンタルスペース、セミナールームの料金設定や設備、予約方法などが様々です。

お部屋を借りる前に、参加者は何人なのか、何をするのか、何時間セミナー等に時間が必要なのか、設備は何が必要なのか、予算はいくらなのか、参加者はどこから集まる方が多いのかを整理しておくと、貸し会議室やレンタルスペース、セミナールームを選びやすくなります。

例えば福岡市内の参加者が多い場合であれば、博多駅周辺より天神駅周辺の方が集まりやすいですし、新幹線を利用して集まる方が多いなら博多駅周辺が最適ですし、福岡空港を利用される方が多ければ、その後に懇親会があるかないか、ホテルはどのあたりに宿泊されるかなどで、天神駅周辺が良いのか、博多駅周辺が良いのかを考えても良いかもしれません。

比較的に、福岡であれば天神周辺は参加者がどこから来られても集まりやすいとのお客様の声を頂いておりますので、ご参考にされてください。

皆様が貸し会議室やレンタルスペース、セミナールームを選ぶ一助となれば幸いです。