貸し会議室で当日のトラブルと解決策まとめ【レンタルスペース】

こんにちは。私たちみんなの貸会議室は、福岡の博多、天神、名古屋の栄、沖縄の那覇など全国で高コスパな貸し会議室、レンタルスペースを運営しております。
沖縄の那覇市にあるみんなの貸会議室では会議やセミナー、研修などで貸し会議室、レンタルスペースのお問い合わせやご予約をたくさん頂いております。
2018年に開業したみんなの貸会議室 天神西通り北店から始まり、天神西通り北店の目の前にある天神西通り北店別館、コロナ終焉前の2022年に開業した博多駅前店、沖縄最大の専門学校グループ学校法人KBC学園がFCにて運営するみんなの貸会議室 那覇泉崎店、那覇小禄駅前店、那覇旭町店、2024年4月開業の那覇壺川店、中京地区最大のビジネス街である名古屋駅周辺で2023年10月に開業した名古屋駅前店を運営しております。

今回は貸し会議室をご利用される方に起きる可能性のあるトラブルと、その解決方法をまとめます。
貸し会議室をご利用される前に、またトラブルに遭った際にぜひご活用ください。
今回は、当貸し会議室「みんなの貸会議室」を例にご紹介します。

場所に関するトラブル

「駅から遠い」「わかりにくい場所にある」

特に利用料金の安い貸し会議室に多いのが、実際に行ってみると駅から遠く場所がわかりずらいというトラブルです。
セミナーの参加者が迷ってしまい開始時間が遅れ延長料金が発生してしまった、荷物などを運び入れるのが大変だったなどのトラブルです。

そんな時は、事前に場所を確認しておくことが大事です。
もし地図を見てもわかりずらい場合は、貸し会議室に問い合わせを行い目印を聞いておくと良いでしょう。
それでも、当日にどうしてもわからない場合は電話で貸し会議室に確認を行うのがベストです。

みんなの貸会議室は『天神西通り北店・別館』は、天神駅から徒歩2分、『博多駅前店』は、博多駅から徒歩3分の好立地にあり、また通りに面しているので非常にわかりやすくなっています。
そのため、参加者が迷われることは少なく、荷物の運び出しも簡単に行えます。
万が一わからない場合でも、お問い合わせをいただければ対応しますのでご連絡ください。

【みんなの貸会議室】

TEL：092-707-8555
電話対応時間：9:00~18:00
土日祝日・電話対応時間外は問い合わせフォームからお問い合わせください。

利用条件・規約に関するトラブル

「思っていたよりも高い」

詳細を確認せずに、部屋の料金だけを見て予約した場合によく起こるサービスです。
備品のレンタルが有料だった、延長料金が通常より多くかかってしまう、キャンセル料がかかった、など実際に見積もってた金額よりも高くなってしまうトラブルがあります。

そのため実際に部屋を予約する前に、設備のレンタル料や延長規約、キャンセル料などを事前に確認したうえで予約していただく必要があります。

みんなの貸会議室の場合は、設備のレンタル料は無料になっているので料金表のとおりに利用することができます。
また、みんなの貸会議室の利用規約はこちらです。
ぜひご利用される前に確認なさってください。

「食べ物の持込ができない」「食べ物の持込料がかかった」

貸し会議室では、飲食物の持込に関するトラブルも起きることがあります。
会議室によって持込が禁止だったり、持ち込み料や清掃料を支払わなければならない場合がありその分料金も高くなってしまいます。

そのため、こちらも事前に確認が必要です。ホームページなどに明記がしていない場合は電話で確認する必要があります。
ただ多くの場合Q＆Aなどに記載されているのでそちらも確認してみてください。

みんなの貸会議室では、飲食物の持込が無料で可能です（アルコール要確認）。
ケータリングを呼ぶことも可能なので、利用状況に合わせてご利用ください。

「利用時間を前倒ししたい」「利用時間を延ばしたい」

利用時間を間違えた、伸ばしたい、など貸し会議室で最も多いトラブルが利用時間のトラブルです。
準備時間を考えていなかった、予想よりも長引きそうだから延長したいなど当日の様子によってもかわってくる予想の難しいトラブルです。
対処法としては、当日確認する方法と余分に予約しておく方法があります。

当日の場合は、貸し会議室に直接確認が必要です。
前後に利用者がいなかった場合は大抵利用時間を延ばすことができます。
しかし、連絡が取りずらい場合なども考えられるので利用時間のを延ばすことが決まり次第すぐに連絡することをお勧めします。

余分に予約する場合は、開始予定時間の30分前、終了予定時間の30分後まで予約しておくことがお勧めです。
時間に余裕があれば、それだけで動きやすくなります。

みんなの貸会議室は前倒しして利用したいときもオンラインで予約が可能です。
また、全6部屋を完備しているので部屋を変えることで利用できる場合もあります。ぜひご確認ください。

利用中のトラブル

「部屋が寒い、暑い」

貸し会議室はビルの中にあることが多く、ビルの温度に合わせているため空調が効きすぎたり、逆に全く聞いていないことがあります。
すると部屋が暑すぎる、寒すぎるなどして集中できなくなることも。
こんな時は、本番前に空調の調整方法を把握しておく、または部屋の日当たりを確認しておくと良いでしょう。

部屋の日当たりを把握しておくことで、気温の変化も予測でき、それに合わせて空調を操作すれば快適な温度で貸し会議室を利用できます。
みんなの貸会議室は完全個室になっており、各部屋で空調の調節ができます。
空調調節もぜひお問い合わせください。丁寧にお答えします。

「他の利用者がうるさい」

実際に利用してみたけど、他の部屋や他の利用者がうるさかった、というお話も良く聞きます。
この問題は当日に貸し会議室の提供者に問い合わせて解決することもできますが当日できることは限られているため、事前準備の段階が大切です。
事前にできることは、部屋が完全な個室になっているか、各部屋の位置関係、当日の他の部屋の利用状況を確認することがあります。

貸し会議室によっては、天井が繋がっているものと完全な個室になっているものがあります。
この際に個室で提供している貸し会議室を選ぶことで当日の騒音トラブルを防ぐことが出来ます。

また各部屋の位置関係も重要です。
個室になっているとしても、部屋同士が隣り合わせの場合隣の音が聞こえてくることも考えられます。
そのため当日使う部屋と他の部屋との位置関係を把握しておき、部屋を離すなどすることで騒音トラブルも防ぐことはできるでしょう。

最後に大切なのは当日の利用状況です。
騒音トラブルのリスクは当日に他の利用者がいればその分高まります。
なので、利用する日に他に利用者の有無を確認しておくと騒音トラブルを防いだりそのための備えをすることが出来るでしょう。

「必要なものを持ってくるのを忘れた」

貸し会議室を利用するのはいいものの、筆記用具など必要なものを忘れてしまうトラブルも起きることがあります。
また、当日いきなり必要になったということも少なくありません。
貸し会議室が街中にあった場合は問題ないですが、郊外にあった場合調達することが難しくなってしまいます。

それを防ぐためには事前に周辺設備の確認をすると良いでしょう。
当日でもマップを使って確認するなど方法はありますが、貸し会議室側に問い合わせてみるのも有効な手です。
みんなの貸会議室のすぐ近くにはコンビニもあり、天神駅にも徒歩2分と近いので大抵のものを入手することができます。

「パソコンとプロジェクターをつなげない」「設備の使い方がわからない」

設備の確認はいちおうしたけどパソコンとつなぐためのコードが無かったり、設備を借りたのは良いけれど使い方がわからないということが起こりえます。
この対処法は事前に確認、シミュレーションすることです。一緒に使う予定のもの（プロジェクターとパソコン等）に互換性はあるのか、つなぐにはコードが必要なのか等当日にできないということを防ぐためにシミュレーションが必要です。

また単純に使い方がわからないという場合は、貸し会議室に問い合わせてみるのが最も効果的です。
みんなの貸会議室では、各会議室の詳細ページに設備一覧を載せています。こちらからご確認ください。

「レイアウトがイメージと違った」「思ったより狭い」

インターネットで見た時とイメージが違うというイメージの不一致も多いトラブルです。
当日のレイアウトを当てにして借りていた場合、それだけで実際に予定していた内容に支障がでる場合もあります。
当日にほかの貸し会議室が空いていれば、変更することが可能な貸し会議室もありますがそれはほとんど期待できません。

そのため、貸し会議室を利用される前に下見することが大事です。
インターネットで見るだけでなく、自分の目で確認して利用をイメージすることが大事です。
みんなの貸会議室では、利用前の下見も無料で行っております。
ぜひ一度お問い合わせください。

「バリアフリーに対応していない」

車いすの利用者などもいるのに、エレベーターが無かったり、段差が多かったりバリアフリー対応じゃなかったというトラブルも起きています。
その対処法として、事前に参加者を把握しておきそれを前提に開催地を選ぶ。
または最初からバリアフリーの開催地を選ぶという二つの方法があります。

コストを考えるとオススメは後者です。
またこちらも下見などで実際に確認しておくことを強くおすすめいたします。
みんなの貸会議室では全会議室バリアフリーに対応しております。
下見も無料で出来るので、ぜひ一度お問い合わせください。

利用後のトラブル

「書類を忘れた」「筆記用具を忘れた」

貸し会議室を利用した後によく起こるのが忘れ物に関するトラブルです。
会議の資料や筆記用具、セミナー参加者の私物など忘れ物の種類は多岐にわたります。

忘れ物をした場合は、自分で取りに行くのではなく必ず貸し会議室側に問い合わせをしてください。
多くの場合、貸し会議室はほかの方に利用されているので自分で取りに行ってしまうと新たなトラブルを生んでしまう可能性があります。
また問い合わせを行う際に、何日の何時からどの部屋を利用されていたかを伝えていただくとよりスムーズに忘れ物を返却することができるので、そちらも合わせてよろしくお願いいたします。

最後に

いかがでしたでしょうか。当日は予期せぬトラブルが起こる場合もあります。
そんな時でも、落ち着いて一つ一つ対応してください。
まずは利用前でも利用中でも貸し会議室側に問い合わせてみることが大事です。

みんなの貸会議室は、24時間利用可能の貸会議室・レンタルスペースです。
プロジェクターなどの備品は全て無料で、1時間1,650円からご利用できます。

最後に、博多駅前店をご紹介します。天神西通り北店のリンクも最下部にご準備しておりますので、ご参考にされてください。