貸会議室を使ってオンライン配信する方法

2020年 4月 16日

こんにちは。福岡・博多と沖縄・那覇のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。

「みんなの貸会議室」は会議はもちろん、各種イベントやちょっとした作業などさまざまや用途でご利用いただいております。
ぜひ一度ご連絡くださいね。

今回は貸会議室でのオンライン配信のやり方をご紹介します。

 

昨今のコロナウイルスの影響により、会社説明会やセミナーをオンラインで開催することも多くなってきました。

しかし今までオンラインで実施されたことがないご利用者様も多く、「みんなの貸会議室」でもオンライン配信に関するお問い合わせを多くいただきます。

そこで今回は、貸し会議室を用いたオンライン配信について準備・開催前・開催中の3ステップでご紹介します。

 

準備:オンライン配信チェックリスト

オンライン配信に必要な環境や備品をご紹介します。

今回ご紹介するものを揃えるだけで最低限の設備はそろいます。


✔︎音響可能で防音できる会場の確保

✔︎3名以上の運営スタッフの確保

✔︎配信ソフトの準備

✔︎適切な身だしなみ

✔︎ウェブカメラ、マイク、スクリーン、ネット環境の確保

✔︎予備のPCがあると好ましい


リストの詳細は以下。

□会場

音響や防音ができる会場が望ましいです。

設備を置く場所も考えて広めのお部屋を選ぶと余裕をもって利用できます。

 

□運営スタッフ

プレゼンターの他に、会場準備、カメラマン、司会進行など、可能であれば最低3人は必要です。

あとはセミナーの規模間に応じて増やすようにしましょう。

 

□配信ソフト

オンライン配信をどのソフトで行うのかを決めましょう。ソフトそれぞれに向き不向きがあるので形態に合わせて選ぶ必要があります。

 

□身だしなみ

身だしなみはカメラ移りを意識したものにしてください。

派手ではない明るい色の服が無難です。

特に、細かいチェック柄などの衣装を選ぶと、モニターに映った際にモアレという映像的なノイズが発生することがあるので、注意しましょう。

配信前にも服装の確認すると安心です。

 

□ウェブカメラ

PCやスマートフォンのカメラの場合は内容が鮮明に映らず、セミナーが満足に行えない場合があります。

そのため配信を確実に成功させたいのであればカメラを用意してください。

 

□マイク

セミナーの内容を鮮明に伝えるためにマイクもあるといいでしょう。

少人数の場合はイヤホンでも可能ですが、人数が多いほど設備にも違いがあるので全員に対応するためにはマイクが最善です。

みんなの貸会議室ではマイクを無料でご利用いただけます。

 

□インターネット環境

言うまでもありませんが、インターネット環境は必須です。

貸し会議室によって無料のところ、有料のところ、速度の違いなどがあるので十分に確認するようにしましょう。

みんなの貸会議室では高速Wi-Fiを無料でご利用いただけます。

 

□ホワイトボードやスクリーン

話している内容を共有するために用意しましょう。

オンライン配信では、オフラインの時よりも話の流れをつかむことが難しくなっています。

そこでホワイトボードやスクリーンで今何を話しているのかを参加者が把握できるようにしましょう。

みんなの貸会議室では無料でホワイトボード、スクリーンとプロジェクターを利用できます。

 

□予備のPC

当日に機械トラブルが起き配信できなくなることも考えられます。

そんなときのために予備のPCがあると便利です。

 

配信前:リハーサル

リハーサルで気を付けるべき点、確認するべき点をご紹介します。

開催前に防げることが多いので、一番大切なフェーズです。


✔︎カメラの写す範囲を確認

✔︎カメラ越しに会場の明るさを確認

✔︎別媒体でカメラ写りを確認

✔︎目線を確認

✔︎マイク音量の調整

✔︎配信サービス等の設定の確認

✔︎プロジェクター等技術面の確認

✔︎緊急時対応の確認

✔︎運営者のセミナー中の連絡方法の確認


 

□カメラの映す範囲

カメラはプレゼンターの全身、ホワイトボード、スクリーンの全体がうつっているか確認をしましょう。

この際にスペースにある程度ゆとりを持たせると参加者も落ち着いて視聴できます。

適切な位置を見つけたら、ガムテープなどで目印をつけておくのもオススメです。

 

□会場の明るさの確認

カメラを通すと会場が思ったよりも暗く、プレゼンターの顔が見えない場合があります。

カメラを通して会場の明るさは十分か確認するようにしましょう。

 

□別媒体でカメラ映りを確認する

参加者によってPCやスマートフォンなど視聴環境は変わってきます。

そのため配信用のカメラだけで確認するのではなく、スマートフォンなどの別媒体でもはっきりと映っているか確認するようにしましょう。

□目線の確認

参加者にとってプレゼンターの目線の位置は意外と気になるものです。

リハーサルの段階でどこに目線を合わせれば受講生の目と合うのかを確認しましょう。

話す時はできるだけ目線を合わせるようにしましょう。

 

□マイクの音量は大きすぎず小さすぎないか

マイクの音量が大きすぎるとハウリングが起き、小さすぎると聞き取りにくくなります。

貸し会議室内で聞こえるからと言って参加者に届いているとは限らないので、こちらも同様に別媒体で確認するようにしましょう。

 

□配信設定の確認

使うサービスなどによって配信の設定(参加人数上限など)が違います。

今回のセミナーを行うにあたって不備がないか確認するようにしましょう。

 

□技術面の確認

プロジェクターを使う場合や参加者と画面共有を行う場合は、この時点で必ず動作確認、操作方法確認を行ってください。

オフラインと違い、オンライン上では少しの待ち時間が長く感じてしまいます。

できるだけ参加者を待たせないためにも事前に操作方法は完璧にしておきましょう。

 

□緊急時の対応を決めておく

準備をどれだけしても想定外の事態は起こり得ます。

そのため配信がいきない中断してしまった場合などの緊急時の対応をあらかじめ決めておくようにしましょう。

 

□セミナー中の連絡方法を決めておく

セミナー中のサインやメッセージのやり取りの方法を決めておきましょう。

LINEやメッセンジャーなどでグループを作ることがおすすめです。

 

開催中:気を付けること、コツ

開催中に気を付けること、またセミナーのコツをご紹介します。


✔︎タイムテーブルを伝える

✔︎話し方はゆっくりと、大きな声で

✔︎基本的に反応は求めない

✔︎目線はカメラに


□タイムテーブルを伝える

まずタイムテーブルを伝えるようにしましょう。

オンライン配信は話の流れがつかみにくくなっています。

そのためタイムテーブルを伝えることで参加者が把握しやすくなります。

時間を守って話をすることを心がけましょう。

 

□話し方はゆっくりと、大きな声で

オンライン配信は思っているより聞き取りにくい場合が多いです。

なので日頃話すスピードよりもゆっくりと大きな声でしゃべるようにしましょう。

 

□基本的に反応は求めない

オンライン配信は参加者の生の反応を得ることには向いていません。

そのため参加者に話を振ることを少なくし、できるだけ自分たちだけで進めることができるわかりやすい話をするようにしましょう。

 

□目線はカメラに

目線はカメラに置き、参加者と目が合う状態を作りましょう。

こうすることで参加者の集中力を保つことができます。

 

みんなの貸会議室で行う場合の必要機材

みんなの貸会議室は、ホワイトボードやプロジェクター、マイクなどの機材を無料で貸し出しております。

そのためオンライン配信を行う際は以下のものを持っていただくだけですぐに利用できます。

□ウェブカメラ

□PC

以上です。

またお部屋の確認をしたい場合は

天神西通り北店はこちら

那覇泉崎店はこちら

事前の下見など各種ご質問も対応しておりますので、お気軽にご連絡ください。

 

事前準備が出来を決める

オンライン配信はオフライン以上に事前準備が必要です。

しかし準備をしっかりすれば素晴らしいものを作り上げることができるので、ぜひ頑張ってください!