オンライン配信の方法を徹底解説!天神ならみんなの貸会議室がおすすめ

2020年 4月 16日

もくじ

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。

みんなの貸会議室は、会議はもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用から、パーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間約2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談くださいね。

 

昨今のコロナウイルスの影響により、会社説明会やセミナーをオンラインで開催することも多くなってきました。

しかし今までオンラインで実施されたことがないご利用者様も多く、「みんなの貸会議室」でもオンライン配信に関するお問い合わせを多くいただきます。

そこで今回は、オンライン配信をする際の方法と「みんなの貸会議室」でオンライン配信をする魅力とまでご紹介します。

ぜひ参考にしてください!

 

【これで完璧】段階別オンライン配信の心得

オンライン配信においての必要なものとその心構えを、段階別にご紹介します。

準備・配信直前・配信中の3段階に分かれているのでぜひご活用ください。

準備:オンライン配信チェックリスト

オンライン配信に必要な環境や備品をご紹介します。

今回ご紹介するものを揃えるだけで最低限の設備はそろいます。


✔︎音響可能で防音できる会場の確保

✔︎3名以上の運営スタッフの確保

✔︎配信ソフトの準備

✔︎適切な身だしなみ

✔︎ウェブカメラ、マイク、スクリーン、ネット環境の確保

✔︎予備のPCがあると好ましい


リストの詳細は以下。

□会場

音響や防音ができる会場が望ましいです。

設備を置く場所も考えて広めのお部屋を選ぶと余裕をもって利用できます。

 

□運営スタッフ

プレゼンターの他に、会場準備、カメラマン、司会進行など、可能であれば最低3人は必要です。

あとはセミナーの規模間に応じて増やすようにしましょう。

 

□配信ソフト

オンライン配信をどのソフトで行うのかを決めましょう。ソフトそれぞれに向き不向きがあるので形態に合わせて選ぶ必要があります。

 

□身だしなみ

身だしなみはカメラ移りを意識したものにしてください。

派手ではない明るい色の服が無難です。

特に、細かいチェック柄などの衣装を選ぶと、モニターに映った際にモアレという映像的なノイズが発生することがあるので、注意しましょう。

配信前にも服装の確認すると安心です。

 

□ウェブカメラ

PCやスマートフォンのカメラの場合は内容が鮮明に映らず、セミナーが満足に行えない場合があります。

そのため配信を確実に成功させたいのであればカメラを用意してください。

 

□マイク

セミナーの内容を鮮明に伝えるためにマイクもあるといいでしょう。

少人数の場合はイヤホンでも可能ですが、人数が多いほど設備にも違いがあるので全員に対応するためにはマイクが最善です。

みんなの貸会議室ではマイクを無料でご利用いただけます。

 

□インターネット環境

言うまでもありませんが、インターネット環境は必須です。

貸し会議室によって無料のところ、有料のところ、速度の違いなどがあるので十分に確認するようにしましょう。

みんなの貸会議室では高速Wi-Fiを無料でご利用いただけます。

 

□ホワイトボードやスクリーン

話している内容を共有するために用意しましょう。

オンライン配信では、オフラインの時よりも話の流れをつかむことが難しくなっています。

そこでホワイトボードやスクリーンで今何を話しているのかを参加者が把握できるようにしましょう。

みんなの貸会議室では無料でホワイトボード、スクリーンとプロジェクターを利用できます。

 

□予備のPC

当日に機械トラブルが起き配信できなくなることも考えられます。

そんなときのために予備のPCがあると便利です。

 

配信直前:リハーサル

リハーサルで気を付けるべき点、確認するべき点をご紹介します。

開催前に防げることが多いので、一番大切なフェーズです。


✔︎カメラの写す範囲を確認

✔︎カメラ越しに会場の明るさを確認

✔︎別媒体でカメラ写りを確認

✔︎目線を確認

✔︎マイク音量の調整

✔︎配信サービス等の設定の確認

✔︎プロジェクター等技術面の確認

✔︎緊急時対応の確認

✔︎運営者のセミナー中の連絡方法の確認


 

□カメラの映す範囲

カメラはプレゼンターの全身、ホワイトボード、スクリーンの全体がうつっているか確認をしましょう。

この際にスペースにある程度ゆとりを持たせると参加者も落ち着いて視聴できます。

適切な位置を見つけたら、ガムテープなどで目印をつけておくのもオススメです。

 

□会場の明るさの確認

カメラを通すと会場が思ったよりも暗く、プレゼンターの顔が見えない場合があります。

カメラを通して会場の明るさは十分か確認するようにしましょう。

 

□別媒体でカメラ映りを確認する

参加者によってPCやスマートフォンなど視聴環境は変わってきます。

そのため配信用のカメラだけで確認するのではなく、スマートフォンなどの別媒体でもはっきりと映っているか確認するようにしましょう。

□目線の確認

参加者にとってプレゼンターの目線の位置は意外と気になるものです。

リハーサルの段階でどこに目線を合わせれば受講生の目と合うのかを確認しましょう。

話す時はできるだけ目線を合わせるようにしましょう。

 

□マイクの音量は大きすぎず小さすぎないか

マイクの音量が大きすぎるとハウリングが起き、小さすぎると聞き取りにくくなります。

貸し会議室内で聞こえるからと言って参加者に届いているとは限らないので、こちらも同様に別媒体で確認するようにしましょう。

 

□配信設定の確認

使うサービスなどによって配信の設定(参加人数上限など)が違います。

今回のセミナーを行うにあたって不備がないか確認するようにしましょう。

 

□技術面の確認

プロジェクターを使う場合や参加者と画面共有を行う場合は、この時点で必ず動作確認、操作方法確認を行ってください。

オフラインと違い、オンライン上では少しの待ち時間が長く感じてしまいます。

できるだけ参加者を待たせないためにも事前に操作方法は完璧にしておきましょう。

 

□緊急時の対応を決めておく

準備をどれだけしても想定外の事態は起こり得ます。

そのため配信がいきない中断してしまった場合などの緊急時の対応をあらかじめ決めておくようにしましょう。

 

□セミナー中の連絡方法を決めておく

セミナー中のサインやメッセージのやり取りの方法を決めておきましょう。

LINEやメッセンジャーなどでグループを作ることがおすすめです。

 

配信中:気を付けること、コツ

開催中に気を付けること、またセミナーのコツをご紹介します。


✔︎タイムテーブルを伝える

✔︎話し方はゆっくりと、大きな声で

✔︎基本的に参加者の反応は求めない

✔︎目線はカメラに


□タイムテーブルを伝える

まずタイムテーブルを伝えるようにしましょう。

オンライン配信は話の流れがつかみにくくなっています。

そのためタイムテーブルを伝えることで参加者が把握しやすくなります。

時間を守って話をすることを心がけましょう。

 

□話し方はゆっくりと、大きな声で

オンライン配信は思っているより聞き取りにくい場合が多いです。

なので日頃話すスピードよりもゆっくりと大きな声でしゃべるようにしましょう。

 

□基本的に参加者の反応は求めない

オンライン配信は参加者の生の反応を得ることには向いていません。

そのため参加者に話を振ることを少なくし、できるだけ自分たちだけで進めることができるわかりやすい話をするようにしましょう。

 

□目線はカメラに

目線はカメラに置き、参加者と目が合う状態を作りましょう。

こうすることで参加者の集中力を保つことができます。

 

天神・博多でオンライン配信をするなら、みんなの貸し会議室がおすすめ!

これまでオンライン配信の準備方法をご紹介してきましたが、オンラインとはいえ3人以上が自由に動ける場所などは必要です。

自宅で行える場合もありますが、自宅の場合そのための設備や広さが整ってない場合がほとんど。

そのためオンライン配信の会場をお探しの場合は「みんなの貸会議室」がおすすめです!

 

–  オススメポイント1 –

定員8名〜60名まで、6つの部屋をご用意!

 

みんなの貸会議室では、ご利用規模に合わせて、博多・天神エリアでは珍しい30名規模の部屋、さらに大きな集まりにもご利用いただける60名のお部屋までの部屋をご用意しております。

オンライン配信で利用される場合は、20名規模のお部屋を使われることが多いです。

またオンライン配信とオフライン配信を併用するために60名規模のお部屋を利用される方もいらっしゃいます。

人数に合わせてお選びください。

その他にも会議、テレビ会議やミーティングはもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用からパーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談ください。

もちろん、これらの会場は事前の下見も可能です。是非お気軽にお問い合わせくださいね。

 

– オススメポイント2 –

プロジェクターを始め、オンライン配信に必要な備品を無料でサービス

上記のオンライン配信準備編でご紹介した機材は、ご自身で用意する場合は難しく、会場で使用すれば有料のものがほとんどです。

ですがご安心ください。みんなの貸会議室では豊富な無料備品を取り揃えており、PCとウェブカメラ(接続コード含む)さえ持ってきていただければすぐにオンライン配信をすることができます。

 

−無料設備例(定員20名の803会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05 )、プロジェクター用スクリーン(90インチ)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm )、可動式机( 1800m × 450mm )4台、椅子12脚、机付き椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ


−無料設備例(定員60名の601会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05)、プロジェクター用スクリーン(100インチワイド)、ワイヤレスマイク2本(マイクスタンド有り)、スピーカー(ベルキャット 型番:BWPA-40)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm 1台, 1200mm × 900mm 1台 )、可動式机( 1800mm × 450mm 12台, 1200mm × 450mm 7台)、椅子50脚、予備椅子11脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ


 

※その他定員8名、20名、30名のお部屋もございます。
※設備はお部屋によって異なります。

 

– オススメポイント3 –

駅から徒歩2分の好立地で、誰でも簡単にアクセス可能

「みんなの貸会議室」は天神駅から徒歩2分の好立地です。

オンライン配信の開催側も集まりやすく、オフライン配信と併用する場合は参加者も集合しやすくなっています。

両者にお得がある立地なので皆様に喜ばれています。

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– オススメポイント4–

24時間web予約・利用可能!最短1分後に利用OK

面倒な電話や問い合わせフォームへの入力は一切なく、webから簡単にご予約が可能です。
「打ち合わせ場所が必要になった…」そんな時でも安心。会員登録またはログイン後、最短1分後からご利用になれます。

ご利用も24時間いつでも可能なので、夜遅くから始まる打ち合わせや早朝の集まりにもご利用いただけますよ。

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– オススメポイント5–

新型コロナウイルス対策万全。安心してご利用くださいませ

1.完全無人でサービスをご提供

当店では、受付等の有人対応を排除しております。ご利用日における運営スタッフとお客様の接触は一切ありません。

2.全てのお部屋に消毒液を設置

3.24時間換気

4.オゾン殺菌装置の設置

 

全室に殺菌・消臭効果の高いマクセル社製のオゾン発生装置を全室に設置。

5.非接触型体温計を設置

6.ご利用者全員へマスク着用義務のお願い

7.ご利用者全員へ手洗いの徹底のお願い

 

 

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以上、長くなりましたが最後までお読みいただき、ありがとうございました!

福岡・天神へお越しの際はぜひみんなの貸会議室をご利用くださいませ。皆様のお越しをお待ちしております。