【完全版】他社訪問のマナー!訪問準備からお礼のメールまで

2021年 7月 29日

もくじ

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。

みんなの貸会議室は、会議はもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用から、パーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間約2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談くださいね。

 

他社訪問のマナーに自信はありますか?

他社訪問はビジネスや企画を進めていくうえでとても大切な機会です。

しかしそのマナーなどを詳しく教えてくれる人は少なく、正しいマナーを知らない人も多いと聞きます。

そこで今回は他社訪問をする際のマナーについてすべて解説していきます。

ぜひ参考にしてください。

 

ステップ①:アポイントメントを取る

他社訪問をする際にまず大切なことはアポイントメント(以下アポ)を取ることです。

会いたいからといきなり先方を尋ねるのは、ルール違反であり、あらかじめ会う予定を取り付けておきましょう。

以下ではアポを取る際のポイントをご紹介します。

 

ポイント①:訪問の要件と相手の都合を聞く

他社訪問では基本的に相手の都合に合わせる形になります。

「○○の件でお伺いしたいのですが、直近でご都合のよろしい日をいくつか教えていただけますでしょうか」

など、訪問の理由と相手のスケジュールを確認するようにしましょう。

この際に日程を合わせやすいように複数の日程を聞いておくことがオススメです。

 

ポイント②:所要時間を明記する

相手が予定を立てやすくするためにも、どれくらいの時間がかかるのかを明記しましょう。

「1時間ほどお時間をいただけませんでしょうか」

などの聞き方が無難です。

この際に少し長めの時間をいただいておくと、当日も焦らずに進めることが出来ます。

 

ポイント③:候補日が無理な時は代案を出す

いくつか挙げてもらった候補日と自分の都合が合わない時は、こちらから代案を出すようにしましょう。

また相手の都合を聞いているとメールのやり取りが増えてしまい、手間がかかってしまいます。

できる限り一回で伝わるように簡潔に伝えられるようにしましょう。

 

ステップ②:アポ後~訪問前

アポイントを取った後は、実際に訪問するまでの準備をするようにしましょう。

以下でやっておくべきことをご紹介します。

 

ポイント①:訪問先までのルートと所要時間を確認する

何度も訪問している会社であれば問題はないですが、初めて訪れる会社の場合は場所やルートを念入りに確認しておきましょう。

1つのビルの中に複数の会社が入っている場合もあるので、当日迷わないためにも大切なことです。

また10分前など時間に余裕をもって訪問できるようにしましょう、遅刻は厳禁です。

 

ポイント②:持ち物を確認する

当日いきなり用意するのではなく、必要な書類や資料は早めに準備をしておきましょう。

名刺はどのタイミングで新しい人と出会うのかもわからないので、必ず持参するようにしましょう。

 

ポイント③:リマインドメールを送信する

もしかしたら相手が訪問の予定を忘れているかもしれません。

そんな事態を防ぐためにも、前日にはリマインドメールを送るようにしましょう。

「明日の○○時から△△の件で訪問させていただきますので、」

などのようにもう一度時間と要件を伝えて置くといいでしょう。

 

ステップ③:訪問当日

いよいよ訪問当日です。

受付や会社に入るまでのマナーをご紹介します。

 

ポイント①:身だしなみをチェックする

身だしなみは、第一印象を決めるうえでとても大切な要素で、後々の評価にも響きます。

見た目で信頼を失わないためにも、髪型や服装に乱れがないかは確認するようにしましょう。

身だしなみをととのえることで先方に良い炎症を与えることが出来ます。

 

ポイント②:玄関前でコートやマフラーを外す

寒くなってくると、コートやマフラーをするときがあるでしょう。

訪問する前には、玄関前でそれらを脱ぐようにしましょう。

コートは外側が内側に来るようにたたみ、ホコリが落ちないようにすることがマナーです。

 

ポイント③:約束時間の5分前に受付をする

いくら余裕をもって到着したといっても、10分前などに訪問すると先方の準備が出来ていない場合があります。

なので、実際に訪問する際は5分前を目途にして行動するようにしましょう。

 

ポイント④:受付で要件をはっきりと伝える

受付をする際には、「失礼します。○○社の△△と申します。本日の□時に○○部の◇◇様とお約束をいただいております」といったように、名前と日時、訪問相手の情報をしっかりとつたえるようにしましょう。

その後は受付の方の指示に従うようにしましょう。

 

ステップ④:入室後

受付を済ませた後の入室後のマナーをご紹介していきます。

 

ポイント①:すわる場所は基本下座、鞄は足元に

応接室に入る際は基本的には、下座に座るようにしましょう。

しかし先方に勧められた場合や座る場所を指示された場合、下座に座るのは逆に失礼に当たるので、その時は先方に従うようにしましょう。

鞄やコートなどは、特に指示がない場合は自分の足元に置くようにしましょう。

 

ポイント②:先方が入る際には立ち上がる、名刺は準備しておく

先方が部屋に入ってくる時には立ち上がって迎えるようにしましょう。

初めて会う方の場合は名刺を準備しておくと良いでしょう。

 

ポイント③:最後の挨拶はこちらから

要件が済んだ後は、こちらから最後の挨拶をして切り上げるようにしましょう。

「本日はお忙しいところ、ありがとうございました」

などが無難でしょう。

退出する際はコートなどは身に付けず、玄関を出たところで身に付けるのがマナーです。

 

ステップ⑤:会社訪問後の連絡

最後は訪問のお礼メールを送ると良いでしょう。

相手に好印象を与えることが出来ます。

 

ポイント①:お礼の気持ちを伝える

まず大切なのはお時間をいただいたことに対するお礼の気持ちをしっかり伝えましょう。

「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。」

等を当日中に送ると良い印象を与えやすいです。

 

ポイント②:訪問した際の会話の内容を盛り込む

お礼のメールは定型文になりがちで、気持ちが伝わりにくくなっています。

先方に気持ちをしっかりと伝えるためにも、先方の印象に残すためにも訪問した際の会話の内容をメールに盛り込むと良いでしょう。

 

気持ちを尽くすことが大事

マナーをいくつかご紹介しましたが、最も大切なのは礼を尽くすことです。

いくらマナーが出来ていても、気持ちがついていなければ無意味です。

マナーに縛られるのではなく、気持ちをもって行動するようにしましょう。

 

福岡天神で会議会場をお探しなら、天神駅徒歩2分・みんなの貸会議室 天神西通り北店へ

最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。

プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの各種備品はすべて無料でお使いいただけます。
さらに、高速の無料光Wi-Fiを全室に完備していますので、インターネットを通しての出演も安心して実施していただけます。

天神駅から徒歩2分、博多駅や福岡空港からも電車で1本と、抜群のアクセスが自慢。全国各地の皆様からご利用いただいております。

–  オススメポイント1 –

定員8名〜60名まで、6つの部屋をご用意!

 

みんなの貸会議室では、ご利用規模に合わせて、博多・天神エリアでは珍しい30名規模の部屋、さらに大きな集まりにもご利用いただける60名のお部屋までの部屋をご用意しております。

また全部屋個室のため、だれにも邪魔されることなく会議に集中することができます。

会議、テレビ会議やミーティングはもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用からパーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談ください。

もちろん、これらの会場は事前の下見も可能です。是非お気軽にお問い合わせくださいね。

 

– オススメポイント2 –

パソコン一つを持ってくるだけ!充実の無料設備

会議にはプロジェクターやホワイトボード、人数分の電源タップなど様々な備品が必要になることが合あります。

ですがご安心ください、みんなの貸会議室では無料Wi-Fiはもちろん、ホワイトボードやプロジェクター、スクリーンなど会議に必要なものをすべて無料でご用意しています。

 

−無料設備例(定員8名の801会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター(EPSON型番:EB-W05)、ホワイトボード( 1200mm × 900mm , 900mm × 600mm )各1台、ホワイトボード用ペン、可動式机( 1800mm × 450mm )2台、椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ
※こちらのお部屋はプロジェクター用のスクリーンの設置はございません。ホワイトボード、または壁壁に投影してご利用ください。


−無料設備例(定員20名の803会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05 )、プロジェクター用スクリーン(90インチ)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm )、可動式机( 1800m × 450mm )4台、椅子12脚、机付き椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ


※その他定員12名、30名、60名のお部屋もございます。
※設備はお部屋によって異なります。

 

– オススメポイント3 –

駅から徒歩2分の好立地で、アクセス楽々

スペースを借りて会議をする場合、やはり立地が大切になってきます。

みんなの貸会議室は天神駅から徒歩2分の好立地にあるので、アクセスが非常に楽です。

駅近くを動き回る必要もないのでコロナ対策にもなりますよ。

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– オススメポイント4–

24時間web予約・利用可能!最短1分後に利用OK

面倒な電話や問い合わせフォームへの入力は一切なく、webから簡単にご予約が可能です。
「突然打ち合わせ場所が必要になった…」そんな時でも安心。会員登録またはログイン後、最短1分後からご利用になれます。

ご利用も24時間いつでも可能なので、早朝の会議などいつでも時間が空いたときに会議を行うことができます。

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– オススメポイント5–

新型コロナウイルス対策万全。安心してご利用くださいませ

1.完全無人でサービスをご提供

当店では、受付等の有人対応を排除しております。ご利用日における運営スタッフとお客様の接触は一切ありません。

2.全てのお部屋に消毒液を設置

3.24時間換気

4.オゾン殺菌装置の設置

 

全室に殺菌・消臭効果の高いマクセル社製のオゾン発生装置を全室に設置。

5.非接触型体温計を設置

6.ご利用者全員へマスク着用義務のお願い

7.ご利用者全員へ手洗いの徹底のお願い

 

 

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以上、長くなりましたが最後までお読みいただき、ありがとうございました!

福岡・天神へお越しの際はぜひみんなの貸会議室をご利用くださいませ。皆様のお越しをお待ちしております。