【例文付き】打ち合わせに使える!依頼からお礼までのビジネスメールの書き方

2021年 8月 10日

もくじ

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。

みんなの貸会議室は、会議はもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用から、パーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間約2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談くださいね。

 

社会人にとってビジネスメールは欠かせません。

ビジネスでは日程調整のメールやお礼のメールなど様々な種類のメールが飛び交っています。

また昨今ではSMSを使ったやり取りが行われるなどメールの枠を超えた交流がされています。

今回はそんなビジネスメール、特に打ち合わせの依頼からお礼までの書き方を例文を交えてご紹介します。

ぜひ参考にしてください!

 

【日程調整】依頼をするビジネスメールのポイント

打ち合わせなどをする場合、メールでの日程調整が必要になってきます。

この日程調整からビジネスは始まっているといっても過言ではなく、このビジネスメールの印象がその後の結果を左右することもあるかもしれません。

ここでは相手に不信感を抱かせないための、依頼のビジネスメールについてご紹介します。

 

メールのポイント①:件名には要件を入れる

ビジネスでは日々多くのメールが飛び交います。

多くの人は件名などを見て、重要なメールか後回しにするメールかを判断しているようです。

そのため、できる限り目に留まり、かつ分かりやすいように件名には要件を入れるようにしましょう。

【例文】

  • 打ち合わせ日時のご相談
  • ○○についての面談の日程調整

などです。

 

メールのポイント②:日程を提示し、相手に選んでもらう

先方とこちらの日程を調整しなければ、打ち合わせなどの日時は決まりません。

こちらから日程調整をする場合は、相手の日程に合わせることが基本です。

しかし、「来週、打ち合わせ可能なお時間はありますでしょうか」などのようにすると相手に手間がかかってしまいます。

そのため、こちらから複数の日程を提示しておき、その中から選んでもらう形にしましょう。

その際に候補日は1~2週間以内で3日以上を提示するのが基本です。

 

メールのポイント③:数回のやり取りで日程を決める

ビジネスメールのやりとりは予想以上に労力を使います。

またメールをしている間にもどんどん他のメールが流れてくるので、返信が遅れてしまう場合もあるでしょう。

そのため、メールは簡潔にできるかぎり少ないやり取りで日程調整ができることを意識してください。

上記の2つのポイントはこの、簡潔さにも関わってきます。

 

【例文】日程調整を依頼するビジネスメール

上記のポイントをもとに、日程調整の依頼メールの例文をご紹介します。


件名:○○に関する打ち合わせの日程調整のご相談

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇 〇〇 様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

〇〇に関するお打ち合わせの日程をご相談致したくご連絡させて頂きました。

つきましては誠に勝手ではございますが、私が打ち合わせにお伺い可能な日時を下記に記載致しました。

【お打ち合わせ日時候補】
・〇月〇日(〇)〇時~
・〇月〇日(〇)〇時~〇時
・〇月〇日(〇)終日可能
※時間は1時間程度を予定しております。

お手数おかけいたしますが、
ご都合の宜しい日時をご連絡いただけませんでしょうか。

上記以外の日程・場所でも調整できますので、ご指定があればご連絡ください。

以上、お忙しいところ誠に恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

 

株式会社みんなの貸会議室
営業部 〇〇 〇〇
電話:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp


 

【例文】日程調整の完了後のメール

日程調整が完了した後は、お礼のメールを送りましょう。

お礼のメールは感謝の気持を伝えられるのと同時に、リマインドにも役立ちます。


件名:○○に関する打ち合わせ日確定のお礼

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇 〇〇 様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

ご多忙にもかかわらず、日程調整のご対応をいただき、誠にありがとうございます。

メールでご返信をいただいた通り、下記日時に貴社へお伺い致します。

■お打ち合わせの詳細
日時:〇月〇日(〇)〇時~
※1時間を想定しております
場所:貴社本社
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇 みんなのビル2階

なお、日時の変更をご希望される場合は、〇日までにご連絡頂けると幸いです。

また、ご不明な点などございましたらお気軽にご相談くださいませ。

当日、〇〇様にお会いできることを楽しみにしております。
どうぞ宜しくお願い申し上げます。

株式会社みんなの貸会議室
営業部 〇〇 〇〇
電話:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp


上記のように、打ち合わせの詳細を一目で確認できるようにしておきましょう。

 

【御礼】打ち合わせ後のメールのポイント

打ち合わせが完了した後は、お礼のメールを送るようにしましょう。

打ち合わせをした相手は、その一回限りで終わる関係ではありません。

今後も良好な関係を築くためにも、お礼のメールで感謝の気持ちを伝えていきましょう。

 

メールのポイント①:当日中に送る

御礼のメールは早めに送ると好印象を与えることが出来ます。

翌日など後日となってしまえば、先方の記憶も薄れてしまい感謝の気持ちが伝わりにくいです。

そのため深夜や早朝などの失礼な時間帯でなければ、当日中に送るようにしましょう。

 

メールのポイント②:件名には要件を入れる

こちらは日程調整の依頼のメール同様ですが、件名には要件を入れましょう。

いくらお礼のメールを送ったからと言って、先方に認識されていなければ意味はありません。

なので、件名に要件を入れることで先方に「お礼のメールが来た」ということを認識してもらいましょう。

【例文】

  • 件名:【〇〇株式会社・氏名】本日の打ち合わせのお礼
  • 件名:【〇〇企画】打ち合わせのお礼

 

メールのポイント③:打ち合わせの内容などを本文に入れ込む

お礼メールなどは、ネットにも多くの例文が掲載されているので定型文になりがちです。

先方にも同じようなメールが何通も送られてくるでしょう。

そうなれば、相手の印象には残りにくくお礼の気持ちも伝わりづらくなります。

そこで、メールの中に打ち合わせの中で出た会話や内容などを盛り込むことがオススメです。

 

【例文】打ち合わせ後のお礼のメール

上記のポイントをもとに、日程調整の依頼メールの例文をご紹介します。


件名:【〇〇株式会社・氏名】本日の打ち合わせのお礼

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇 〇〇様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

本日、〇〇についてのお打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。

また、弊社の企画について忌憚のないご意見、まことにありがとうございました。
頂いたご意見を基に、□□に関しての改良に取り組ませていただきます。

今回の私からのご提案内容に関しまして、ご不明な点やご質問などございましたら、お気軽にご相談いただけると幸いです。

今後ともよろしくお願いいたします。

取り急ぎ、お打ち合わせのお礼を申し上げます。

 

株式会社みんなの貸会議室
営業部 〇〇 〇〇
電話:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp


以上がお礼のメールです。

適切にメールを用いて、先方との関係を構築していきましょう。

 

正しくメールを送りましょう

今回はメールのポイントや例文をご紹介しました。

ただあくまでも例文なので、関係性によってはここまでかしこまったメールを送る必要はないかもしれません。

その時その時に合わせてメールを送ることが大切です。

また一番大切なのは、知りたい内容を明確にすることです。

日程調整であれば日程調整を、お礼であればお礼をというように相手が一目みて理解できることを意識しましょう。

 

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みんなの貸会議室では無料Wi-Fiはもちろん、ホワイトボードやプロジェクター、スクリーンなど打ち合わせにに必要なものをすべて無料でご用意しています。

オンラインの打ち合わせもできるような作りになっているので、お気軽にご利用ください。

 

−無料設備例(定員8名の801会議室)−


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※こちらのお部屋はプロジェクター用のスクリーンの設置はございません。ホワイトボード、または壁壁に投影してご利用ください。


−無料設備例(定員20名の803会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05 )、プロジェクター用スクリーン(90インチ)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm )、可動式机( 1800m × 450mm )4台、椅子12脚、机付き椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ


※その他定員12名、30名、60名のお部屋もございます。
※設備はお部屋によって異なります。

 

–  打ち合わせに人気の理由4 –

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みんなの貸会議室では、ご利用規模に合わせて、博多・天神エリアでは珍しい30名規模の部屋、さらに大きな集まりにもご利用いただける60名のお部屋までの部屋をご用意しております。

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