チャットとメール、どう使い分ける?それぞれの特徴をもとに徹底解説!

2021年 11月 15日

もくじ

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。
みんなの貸会議室は、会議はもちろんリモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会などのビジネスでのご利用から、パーティー、女子会、ママ会、映画鑑賞会、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで年間約2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご利用くださいね。

 

メールとチャットの使い分け、気になっている人は多いのではないでしょうか。

実は厳密な使い分けがあるわけではありませんが、メールとチャットの双方の特徴を知ることでおのずと使い分けることが出来ます。

そこで今回は、メールとチャットのそれぞれの特徴をご紹介し、その後それらの使い分けを解説していきます。

ぜひ参考にしてください。

 

メールの特徴

まずは一般的なメールの特徴からご紹介します。

 

1対1のコミュニケーションが基本

一斉配信などをする場合を除いて、メールは基本的に1対1のコミュニケーションになります。

複数の人と同時にやり取りをするのは難しく、個々人でのやりとりが基本です。

 

ビジネスルールなどの決まりがある

メールにはビジネスルールや形式的な決まりがあり、それに沿って連絡をとる必要があります。

それもあり、メールの文章はチャットよりも長くなりがちです。

 

相手が確認する時間が読めない

メールはメールボックスを開いて確認する手間がかかるため、相手がいつ確認するかわかりません。

それもあり、返信には時間がかかる場合があります。

 

記録として残しやすい

メールは届いたメールにピン止めしたりするなど、記録として簡単に残すことが可能です。

チャットでも可能かもしれませんが、チャットは一度見逃すと流れていってしまうため、メールの方が確実です。

 

チャットの特徴

それでは次にチャットの特徴をご紹介します。

 

1対多のコミュニケーションが可能

もちろんチャットも1対1のコミュニケーションが多いですが、それに加えて1対多のコミュニケーションが可能になります。

複数のメンバーとグループを作ることで、気軽にそして迅速に会話することが出来ます。

 

大きなルールなどはなく、気楽に送信可能

チャットの場合はビジネスルールのような決まりは少なく、深く考えず気楽に送ることが可能です。

そのため社内で使われることが多いでしょう。

 

1つ1つのやり取りが短い

チャットは長文を送信しあうというよりは、短いメッセージを重ねてやり取りをします。

そのため、気楽で簡単なやりとりをすることが出来ます。

 

返信までの時間が短く済む

やり取りの短さに関連しますが、気楽に送信が可能なためお互いに返信を早く返すようになります。

そのため物事を決める際などはメールよりも迅速に決めることが出来るでしょう。

 

記録を残しにくい

チャットの場合、仕事以外の連絡も多くなるため連絡がどんどん流れていきます。

それ故にメッセージの記録は残しにくいという性質があります。

 

【状況別】メールとチャットの使い分け

それでは上記の特徴を理解したうえで、状況別でメールとチャットの使い分けをご紹介します。

ただ絶対従わなければならないということはないので、相手との関係やその状況に応じて変更していくことも大切です。

 

社内の気軽なやりとりには「チャット」

基本的に社内での気軽なやりとりにはチャットがおすすめです。

社内での情報交換や進捗確認は迅速さが大切なため、チャットのように縛りが少なく、短文でも送れるものが適しています。

また雑談などもできるため、人間関係の構築にも使える場合があります。

 

すぐに返信が欲しい場合は「チャット」

チャットは通知が確認出来たり、気軽に送れるためすぐに返信をもらえる可能性がメールよりも高くなります。

そのため緊急の連絡やすぐに確認したいことがある場合は、メールよりもチャットを利用するようにしましょう。

 

1対多のコミュニケーションには「チャット」

チームの中や部署内で複数人とコミュニケーションを取りたい場合は、チャットがオススメです。

メールの場合は、返信や反応が見れませんがチャットであれば各メンバーの反応を他のメンバーも確認できるのでスムーズな情報共有が可能です。

ただ社外の人とやり取りをする際はこの限りではなく、メールを用いる場合もあります。

 

社外の人と丁寧なやりとりには「メール」

主に社外の人とのやりとりにはメールを用いましょう。

チャットは単文同士のコミュニケーションを意識しているため、チャットで長文を送ると読みにくいことも多くなります。

そのため丁寧なやりとりにはメールが適しています。

更に社外の人とは関係性が出来ていないことも多いので、最初は無難にメールを送ることが良いでしょう。

 

記録に残したい場合は「メール」

やり取りの記録を残したい場合はメールを送ると良いでしょう。

例えば契約や決定事項に関しては、チャットで話し合ったとしてもメールで送信することをオススメします。

メールの方が保存がしやすく、文章と一緒に添付ファイルも簡単に確認できるため確実な記録を取りたい場合はメールが適しています。

 

状況に応じて使い分けましょう

今回はメールとチャットの特徴を基に、どのように使い分けていくかを説明しました。

ここでは一般的に当てはまるとされる内容をご紹介しています。

そのため会社や個人の状況によっては当てはまらない場合もあるので、今回のものを参考に臨機応変に使い分けていくことが大切です。

 

福岡天神で会議会場をお探しなら、天神駅徒歩2分・みんなの貸会議室 天神西通り北店へ

最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。

プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの各種備品はすべて無料でお使いいただけます。
さらに、高速の無料光Wi-Fiを全室に完備していますので、インターネットを通しての出演も安心して実施していただけます。

天神駅から徒歩2分、博多駅や福岡空港からも電車で1本と、抜群のアクセスが自慢。全国各地の皆様からご利用いただいております。

–  オススメポイント1 –

定員8名〜60名まで、6つの部屋をご用意!

 

みんなの貸会議室では、ご利用規模に合わせて、博多・天神エリアでは珍しい30名規模の部屋、さらに大きな集まりにもご利用いただける60名のお部屋までの部屋をご用意しております。

また全部屋個室のため、だれにも邪魔されることなく会議に集中できます。

会議、テレビ会議やミーティングはもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用からパーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談ください。

もちろん、これらの会場は事前の下見も可能です。是非お気軽にお問い合わせくださいね。

 

– オススメポイント2 –

パソコン一つを持ってくるだけ!充実の無料設備

DXのための会議など複雑な議題では議論を可視化するためにホワイトボードやプロジェクターを使う場合も多いでしょう。

みんなの貸会議室では無料Wi-Fiはもちろん、ホワイトボードやプロジェクター、スクリーンなど会議に必要なものをすべて無料でご用意しています。

 

−無料設備例(定員8名の801会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター(EPSON型番:EB-W05)、ホワイトボード( 1200mm × 900mm , 900mm × 600mm )各1台、ホワイトボード用ペン、可動式机( 1800mm × 450mm )2台、椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ
※こちらのお部屋はプロジェクター用のスクリーンの設置はございません。ホワイトボード、または壁壁に投影してご利用ください。


−無料設備例(定員20名の803会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05 )、プロジェクター用スクリーン(90インチ)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm )、可動式机( 1800m × 450mm )4台、椅子12脚、机付き椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ


※その他定員12名、30名、60名のお部屋もございます。
※設備はお部屋によって異なります。

 

– オススメポイント3 –

駅から徒歩2分の好立地で、アクセス楽々

スペースを借りて会議をする場合、やはり立地が大切になってきます。

みんなの貸会議室は天神駅から徒歩2分の好立地にあるので、アクセスが非常に楽です。

駅近くを動き回る必要もないのでコロナ対策にもなりますよ。

スペース一覧を見てみる

 

– オススメポイント4–

24時間web予約・利用可能!最短1分後に利用OK

面倒な電話や問い合わせフォームへの入力は一切なく、webから簡単にご予約が可能です。
「突然打ち合わせ場所が必要になった…」そんな時でも安心。会員登録またはログイン後、最短1分後からご利用になれます。

ご利用も24時間いつでも可能なので、早朝の会議などいつでも時間が空いたときに会議を行うことができます。

スペース一覧を見てみる

 

– オススメポイント5–

新型コロナウイルス対策万全。安心してご利用くださいませ

1.完全無人でサービスをご提供

当店では、受付等の有人対応を排除しております。ご利用日における運営スタッフとお客様の接触は一切ありません。

2.全てのお部屋に消毒液を設置

3.24時間換気

4.オゾン殺菌装置の設置

 

全室に殺菌・消臭効果の高いマクセル社製のオゾン発生装置を全室に設置。

5.非接触型体温計を設置

6.ご利用者全員へマスク着用義務のお願い

7.ご利用者全員へ手洗いの徹底のお願い

 

 

スペース一覧はこちら

以上、長くなりましたが最後までお読みいただき、ありがとうございました!

福岡・天神へお越しの際はぜひみんなの貸会議室をご利用くださいませ。皆様のお越しをお待ちしております。