博多＆天神で会社説明会を行う際の注意点や会場選びのポイントをご紹介！

福岡の中心地である博多や天神では、毎年たくさんの会社説明会が行われています。

会社説明は元々自社のある地域でのみ行われることが一般的でしたが、最近では全国各地で開催されるようになり、地方からのインターンを積極的に受け入れる企業も増えました。

みんなの貸会議室では会社説明会を目的とした利用者も多く、地元福岡の企業はもちろん、全国のさまざまな企業の方からも会社説明会を行う目的でご予約をいただいております。

今回は、会社説明会を行う際の注意点から、福岡で開催する際に気を付けたい会場選びのポイントをご紹介します。

そもそも会社説明会とは？

会社説明会とは、企業側から志望者に向けて自社のことについて知ってもらい、興味を深めてもらうことを目的に開催するものです。

企業の事業内容や事業規模、実績といった基本情報だけでなく、部署ごとの事業・業務内容などホームページには記載されていない詳しい情報を聞くことができる機会であるため、就活生は就職希望を検討している会社の説明会に積極的に脚を運び、情報を収集します。

会社説明会は企業説明会や就職説明会と呼ばれ、大学などで複数企業が一斉に開催する説明会を合同企業説明会と呼びます。

会社説明会は主要都市で開催されるケースが多い

会社説明会は多くの就活生に足を運んでもらうべく、東京や大阪、名古屋、福岡といった主要都市や大学の多い地域で開催されるケースが多いです。

都市部で行う際は定員を多めに設定し、開催エリアの主要駅からアクセスがしやすいホテルや大型の貸し会議室など、立地条件とスペースの確保を意識して行うことが大切です。

会社説明会を開催する際の注意ポイント

会社説明会を開催するにあたり、気を付けたい注意点をご紹介します。
会社説明会を成功させるためには、企業側から参加者へのしっかりとした配慮がカギとなります。

“当社のことが知りたくて来たんでしょう？”というスタンスではなく、“自社に興味を持ってきてくれた・来ようとしてくれている”ということを念頭に置き、失敗しないためにどういうことに気を付けるべきか確認していきましょう。

あらかじめ定員を決めておくこと

合同説明会を開催する際は、あらかじめ定員を決めておきましょう。
より多くの人に来てほしいという思いから定員を設けないこともありますが、会場を押さえる以上定員決めは必ず行うようにしましょう。

定員オーバーになり、会場に入らないとなると参加者は現地まで訪れたにも関わらず参加できないことになります。
トラブル防止のためにも定員はしっかりと決めて、発表しておきましょう。

参加しやすい立地を選ぶこと

会社説明会を開催する際は参加者が参加しやすい立地で行うようにしましょう。
会社説明会の場所が不便な立地にあると、気になる企業であっても説明会へ訪れるのが億劫に感じてしまいます。
集客数も減ってしまいますので、必ずアクセスの良さを考えて開催場所を選ぶようにしましょう。

わかりやすい説明を心がけること

会社説明会では、自社のことをいかにわかりやすく参加者へ伝えるかが大切です。
ホームページにすでに書かれている情報を繰り返し話すだけでは意味がありませんが、かといって難しい話ばかりを並べても参加者の興味を引くことはできません。

自社の魅力をいかにわかりやすく、実績や経験をいかにストレートに伝えるかがカギです。
会社説明会で話す内容を決める際は、参加者の目線になって考えるようにしましょう。

希望者が多い場合は説明会を複数に分けること

会社説明会への参加希望者が予想以上に多くなるケースがあります。
一度に全員を参加させてしまうと、開催者側が参加者の把握ができず、一人一人に真摯な対応ができない場合があります。
参加希望者が多い場合は会社説明会を複数回に分け、参加者一人一人に向き合える時間をつくることをおすすめします。

会社説明会の会場選びのポイント

会社説明会を開催することが決まれば、会場選びをしなければいけません。
会場を選ぶ際は、参加者が満足できる環境づくりのためにいくつか気を付けておきたいポイントがあります。
会社説明会の際の会場選びのポイントをご紹介します。

県内外からアクセスの良い場所で会場を押さえること

会場選びの際は、参加者が行きやすく、迷わずにアクセスできる立地で会場を押さえるようにしましょう。
会場までのアクセスが良いだけで参加者の負担は減り、集客UPにも繋がります。

必ず清潔な空間を用意すること

会社説明会は長時間に渡り話を聞く場なので、居心地の良さが大切となります。
主催者は参加者が気持ち良く参加できる空間づくりにも配慮が必要です。
日当たりの良さや清潔感のある会場を選ぶようにしましょう。

広めのスペースを確保しておくこと

会社説明会の会場は、参加者がゆとりを持って説明を受けられるようある程度のスペースを用意しておきましょう。
定員に合わせてギリギリのスペースを確保してしまうと室内は窮屈に感じられますし、万が一の定員オーバーをした場合にも対応ができません。

あらかじめ説明会の定員よりもゆとりを持った広さの会場を用意しておき、定員オーバーした際に予備の椅子を借りられるなどの会場側のサポートもチェックしておきましょう。

マイクやプロジェクターのオプションを用意しておく

会社説明会では代表者が立ち、参加者全員に向けて話を進めますが、そのまま話すだけではどうしても伝わりにくいことがありますよね。
特に参加者が多い場合は室内の後方まで届く声の大きさや説明方法が必要となります。

わかりやすい説明を行うためにも、マイクやプロジェクターを活用するようにしましょう。
会場側にマイクやプロジェクターといったオプションの設備があるかどうかを事前に確認しておき、利用する際の費用のことも考慮した上で会場選びを行いましょう。

長時間利用ができる場所を選ぶこと

希望者が多い場合、学生の予定や融通に臨機応変に対応するため、会社説明会を複数回分けて行うことがあります。
説明会を同日に複数回分けて行うとなると、同会場を長時間押さえておく必要があります。
会社説明会を複数回行う予定あるいはその可能性がある場合、借りる予定の会場が長時間の利用・予約が可能かどうかを確認しておきましょう。

みんなの貸会議室なら天神駅徒歩2分！オプションも無料で利用できる

みんなの貸会議室は、福岡一の繁華街である天神駅より徒歩2分の好立地にあり、新幹線の通っている博多駅からも地下鉄でスグにアクセスができます。
最大60名が収容可能な清潔感溢れる大型スペースもあり、会社説明会に必要なマイクやプロジェクターといったオプションもすべて無料でご利用いただけます。

県内外からアクセスも良好で、地域最強のコスパを誇るみんなの貸会議室。
会社説明会を開催する際はぜひご活用ください。