【新入社員必見】打ち合わせ・会議の準備～進め方

こんにちは。福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。

座学などの研修がひと段落つき、業務が始まったという新入社員の方も多いのではないでしょうか。
業務が始まった時に欠かせないものといえば、「会議」です。
社内での会議、社外での会議など仕事を始めるうえでのスタートラインとも言えます。

今回は会議のプロである「みんなの貸会議室」が打ち合わせや会議の進め方をご紹介します。
新入社員の方も、今一度基本に立ち返りたいという方もぜひ参考にしてください！

打ち合わせ・会議の3ステップ

会議や打ち合わせには主に3つのステップがあります。
それは

1. 予定を決める
2. 準備をする
3. 開催する

打ち合わせ・会議は進行だけに目が向けられがちですが、準備もとても大切です。
一つ一つご紹介します。

ステップ1：打ち合わせ・会議の予定を決める

まずは打ち合わせや会議の予定を決める必要があります。
予定を決めなければ会議の準備を進めにくくなってしまいます。
いかに会議の予定を入れる際のポイントをご紹介します。

所要時間を見積もる

打ち合わせや会議をするうえで、どれだけの時間が必要なのか予想する必要があります。
簡単な打ち合わせであれば30分～1時間、議論が必要であれば2時間、など内容や議題に合わせて見積もるようにしましょう。
心配であれば余分に時間を取っておくことをオススメします。

出席者を決める

打ち合わせや会議に出席する人を決める必要があります。
社内での打ち合わせ、社外での打ち合わせによって参加する人も変化するでしょう。
議題に沿ってどのような人が必要なのか考えながら、時には相談しながら決めましょう。

日時を決める

会議の所要時間や参加者が決まった後は、会議の日時を決めましょう。
社内であれば社内で共有されているスケジュールを基に、社外であればあらかじめ複数の候補を挙げるか聞いておくようにしましょう。
その中で打ち合わせ・会議のスケジュールを決めます。

開催場所を決める

会議の時間や参加者が決まった後は、開催場所を決めましょう。
オンラインでの開催であればあまり問題はありませんが、オフラインの場合、会議室などの場所の確保が必要になります。
事前にその時間で場所が予約できるのか、確認しておくようにしましょう。

周知・共有する

打ち合わせ・会議の詳細が決まった後はその内容を周知しましょう。
会議の開催場所、時間はもちろん、どのような内容を話すのかを事前に共有しておくことで打ち合わせや会議をスムーズに進めることが出来ます。

ステップ2：打ち合わせ・会議の準備をする

実際に予定を入れた後、打ち合わせや会議に必要な準備をしましょう。

アジェンダの作成

当日どのような流れで会議を進めるのか考えながらアジェンダを作成しましょう。
どんなゴールを達成するのか、それを意識しながら道筋を作っていきます。
アジェンダは作成したのちに共有することもオススメです。

必要な資料の作成

アジェンダを決めた後、打ち合わせや会議の議論に必要な書類の準備をします。
判断や議論に必要なデータを用意したり、画像を用意したり打ち合わせや会議の目的によっても変化するでしょう。

分からなければ先輩社員に尋ねるなどして資料を準備してください。
こちらも事前に共有しておくと当日の会議をスムーズに進められるでしょう。

資料の用意

オンラインの打ち合わせ・会議であればデータを送信するだけでよいですが、オフラインの場合は資料を印刷する場合もあります。
出席者分の資料を用意し、予備も用意しておくと完璧です。

会場の用意

事前の準備が完了したのちは、会場の準備を行います。
オンラインの場合は、利用するウェブサービスの立ち上げをして、問題なく会議が進行出来そうか確認しておきましょう。
オフラインの場合は、ソーシャルディスタンスが保てているか、人数分の資料が用意できているかなど出席者が集まればすぐに会議が始められる状況にしておくことが理想です。

ステップ３：会議・打ち合わせを開催する

会議の準備が出来た段階でいよいよ開催です。
会議によって小さな違いは出るので、ここでは基本的なことをご紹介します。

目的を共有する

まずは打ち合わせ・会議が始まる前に目的を共有しましょう。
打ち合わせや会議には情報共有のためのもの、意思決定のためのもの、意見を出し合うものの大まかに3つのものがあります。
それぞれ、どんな目的があるのか、何を決めたいのかを初めに共有することで、参加者が打ち合わせ・会議に参加する姿勢を作りやすくなります。

議論を進行させる

目的を共有したうえで会議を勧めましょう。
アジェンダに沿った内容で、意見を募り、プレゼンを行う等が考えられます。

この際に、ファシリテーター、タイムキーパー、書記を決めておくとスムーズに会議が進行できます。
特にオンラインでの打ち合わせや会議では、ファシリテーターの存在が大切になるので意識しましょう。

内容をまとめ、次回の話をする

議論、交渉をして結論が出たのであればそこで出た話をまとめましょう。
この成果を改めて周知することによって、出席者への定着度が高まります。
また次回の打ち合わせ・会議などが予定されているのであれば、それまでに考えておくこと、行うことを共有しておくと良いでしょう。

対面・リモート打ち合わせと会議での注意点

ここまでは打ち合わせ・会議の準備から開催までのやり方と進め方をご紹介しました。
それでは、対面・リモートの打ち合わせと会議の中で特に気を付けてほしい点をお伝えします。

対面の打ち合わせ・会議での注意点

会場を使える時間には余裕があるか

対面の会議・打ち合わせは時間に余裕をもって場所を確保しておきましょう。
対面で集まる場合、遅刻などのトラブルがおきることも予想されます。

オンラインであれば、そのまま延長することが比較的簡単に行えますが、場所を用意して行う場合時間が限られていることも多く、話すべき内容が話せなかったという事態に陥るかもしれません。
そのため、会場を借りる・用意する際は少し長めの時間を確保しておくことをオススメします。

資料は人数分用意できているか

対面で資料を用意する場合は、人数分あるか確実に確認しておきましょう。
オンラインと違い、手元の資料が簡単に配布できないのでそれだけで時間のロスに繋がる恐れがあります。
万が一に備えて、人数分の資料と予備を用意しておくと良いでしょう。

リモートの打ち合わせ・会議での注意点

ソフトやサービスは利用できるか

リモートで行う際には、ビデオ会議などのサービスを使う必要があります。
当日、つかえないということになれば打ち合わせや会議が行えず損害に繋がるかもしれません。
そのため、ソフトを利用する前には自分で起動し問題なく開催できるかの確認をしましょう。

いつも以上に段取りを考えておく

リモートでの打ち合わせ・会議は対面以上に進行が難しいです。
というのも、相手の表情やしぐさなどがわかりにくかったり発言の機会が対面に比べて少なくなるためです。
そこで、事前に段取りや流れを考えて置けば議論が低迷しても進めやすくなります。

社外での打ち合わせ・会議で気を付ける点は？

社内と社外で打ち合わせや会議を行う場合、どんな違いがあるのでしょうか？
結論として、上記でご紹介した打ち合わせや会議の進め方、また注意点に大きな違いはありませんが、一点注意しなければならないものがあります。
それはマナーです。

一回のマナー違反で不信感を抱かれて、業務に支障をきたしてしまったという話もよく聞きます。
社内であれば許されることが、社外でも許されるとは限らないのです。

以下では、特にマナーに関する記事をご紹介します。
ぜひ参考にしてください。

社外の人との日程調整を行う際に意識してほしいメールのマナー

社外の人と日程調整を行う際は、メールでのやりとりが基本です。
以下の記事では日程調整の依頼から、お礼のメールの書き方までご紹介しています。
ぜひ参考にしてください。

社外、相手の会社で打ち合わせ・会議を行う際に意識してほしいマナー

社外の人と打ち合わせや会議を行う場合、相手の会社が会場になる場合もあります。
その際に意識してほしいマナーをご紹介しています。
ぜひ参考にしてください。

繰り返して慣れていこう

打ち合わせや会議は初めは繰り返して慣れていくしかありません。
慣れたうえで自分なりのやり方を見つけていくことが出来るでしょう。

今回ご紹介したものは簡単な流れですが、どれも会議においては必須級のものです。
ぜひ参考にしてください！