【はじめての貸し会議室】後悔しないように選ぶコツをご紹介します

こんにちは。福岡・博多駅徒歩3分のレンタルスペース、みんなの貸会議室博多駅前店です。

貸し会議室は会議はもちろん、セミナーや説明会など様々に利用できる非常に便利な施設です。
そんな便利な施設だからこそ、主要駅の近くには多くの貸し会議室があり、初めて利用される方は何を基準に選べば良いのかわからないというお話も聞きます。

そこで今回は、初めて貸し会議室を利用される方が、自分にあった貸し会議室を選べるよう、選ぶ際のポイントを一挙にご紹介します。
ぜひ参考にしてください。

利用する際の状況を書き出す

ポイント1つ目は利用する際の状況を書き出すことです。
貸し会議室は、一つ一つの特徴が違うため、まずは利用の際の状況を思い浮かべる必要があります。
とは言ってもそこまで難しくはなく、以下の状況を抑えれば問題無いでしょう。

利用目的（飲食の有無、大きな音を出す目的か）
利用人数
利用時間
想定予算
参加者の大まかな居住地
必要な設備（プロジェクターの有無、ホワイトボードの有無、コンセントの有無など）

上記を抑えたうえで以下のポイントを確認するようにしましょう。

アクセスの良さ

貸し会議室で一番重視するといっても過言ではないのが、アクセスの良さです。
ただアクセスの良さと一概に言っても、参加者の居住地によって変わるので、まずは参加者の大まかな居住地を把握出来ていれば問題ないでしょう。
把握が難しい場合は、ほとんどの線からアクセスできる主要駅を選べば基本的に問題は無いので、福岡であれば天神駅か博多駅がオススメです。

人数は余裕をもって入れるか

貸し会議室は、施設によって参加人数が全く異なります。
10人しか入れない貸し会議室もあれば、60人が入れるような大きな貸し会議室もあります。

そのため利用予定の人数が全員入れるか、狭くてもいいのか余裕をもって利用できるのが良いのかを考えながら選ぶようにしましょう。
ただ基本的に全ての貸し会議室には定員が書いてありますが、定員よりも参加人数を少なめにすることをオススメします。

予算内に収まるかどうか

貸し会議室は、同じような場所によっても選ぶものによって値段が全く変わってきます。
そのため一つの貸し会議室だけを見るだけではなく、他の貸し会議室と比べることも大切です。
またこの際に大切なのは、利用時間内での予算を調べることです。

貸し会議室によっては、夜中に利用する場合料金が安くなったり、逆に高くなる場合もあります。
そのため、利用する時間帯で見積もりを出すと良いでしょう。

利用予定時間での利用が可能か

貸し会議室には、24時間利用可能なものもあれば、利用可能時間が決まっている場合もあります。
また利用予定日に他の利用者が入っていれば、勿論ですがその時間は使うことが出来ません。

そのため、利用の予定時間に本当に貸し会議室が利用可能かを確認すると良いでしょう。
場所によっては問い合わせれば答えてくれますし、予約サイトであれば利用不可能な時間帯での予約ができないので、一度確認してみると良いでしょう。

必要な設備が整っているか

貸し会議室を利用する目的によっては、プロジェクターやホワイトボードが必要となる場合があります。
貸し会議室によっては、これらの設備がない場合があったりあったとしても有料の場合もあります。

ない場合は満足のいく利用が出来ず、有料の場合は予算を大きく超えてしまうかもしれません。
そのため、予め設備があるかどうか、それが有料か無料かを確認しておくと良いでしょう。

飲食可能か、大きな音を出せるか

貸し会議室は、大きなビルの一角やマンションの一室など様々な場所にあります。
そのため場所によっては、飲食が不可能だったり、大きな音を伴う利用ができない場合があります。

そのため事前にそれらが可能なのか確認する必要があるでしょう。
基本的には、貸し会議室のホームページや予約ページに注意事項として書いてあるので、そこを確認するようにしましょう。

駐車場はあるか

確認出来れば程度ではありますが、駐車場があるかの確認もしておくと良いでしょう。
主要駅の場合は基本的には必要ありませんが、少し離れる場合には車での移動も多くなります。
その場合には駐車場の有無が大切になってくるので、駐車場があるかどうか、無ければ近くにコインパーキングがあるかどうかを探しておくと良いでしょう。