【目的別】会議をするならいつが良い？会議におすすめの時間数＆時間帯

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。

会議中に「なんだか集中が持たない」「積極的な意見が出づらい」「話がスムーズに行かず効率が悪い」と感じたことはありませんか？
会議の内容や進行方法によってカバーすることもできますが、それでも会議中に中だるみが見られることもあります。
そんなときは、会議行う時間帯を見直してみませんか？

会議を行う時間数や時間帯を変えてみるだけで、驚くほど会議がスムーズかつ有意義に行なえるケースがあります。
今回は、そんな会議におすすめの時間数・時間帯を目的別にご紹介します！

【会議のオススメ時間数】1時間程度で終わらせるのがコツ！

会議時間は時間帯問わず1時間がおすすめです！
人間には集中力を保つことができる時間が限られており、1時間が限界だと言われています。

会議を行う際も１時間を目安に時間を設け、開始から終了まで全員が集中力をキープしたまま挑めるよう会議の進行を整えることも大切です。
会議はできるだけ手短に済ませるよう心掛け、万が一会議が長引く場合には、1時間ごとに休憩を入れるなど、集中力を回復させるための工夫も考えておきましょう。

【会議のオススメ時間帯】目的別のおすすめの時間帯をご紹介

会議の時間数は1時間とお伝えしましたが、会議を行うにあたってはその時間帯も大切になってきます。
実は会議の行う時間帯と、会議の生産性は直結しておりまた午前と午後で適した会議の内容があるのです。
ここでは、目的別に会議のおすすめの時間帯をご紹介します。

【午前の時間帯】物事の決定や情報共有を目的とした会議がおすすめ

報告や連絡、相談、スケジューリングの打ち合わせ、コーチングといった各種説明や物事の決定、共有を目的に行なう会議は、午前中に行なうのがおすすめです。
午前中は脳がクリアな状態で活発に働く時間帯です。

特に論理的思考や創造力に作用する前頭前野の働きにも期待ができるので、情報を理解したり、問題に対し適切な答えを導く作業がスムーズに行なえる可能性が非常に高いです。
頭の機転や働きが重要なカギとなる内容を取り上げる場合は、脳が最も活性化されている午前中に行ないましょう。

【午後の時間帯】クリエイティブな意見を求める会議がおすすめ

アイデア出しや課題解決などひらめきを重視したクリエイティブな意見が必要となる会議は、午後に行うのがおすすめです。
午前中は論理的思考のためにフルで働いてた脳も、午後になると必要な情報だけを集中的にピックアップして取り込み、余計な情報は無視するようになるため集中してアイディアを出すのに最適な時間です。

斬新な発想や意見が出やすくなる時間帯だともいわれています。
今までと同じ考えでは通用しない物事への対処、アイデア出しなど、発想が重要なカギを握る会議は午後に行うようにしましょう。

番外編①：商談におすすめの時間帯

商談におすすめの時間は、昼食後からの夕方です。
昼食後は血液が脳に集中し、頭の回転が鈍くなります。

また夕方は精神的＆肉体的にも疲れがピークになり、こちらも判断力の低下が起こっている状態です。
そのためプレゼンや提案に自信がなかったとしても、商談が成立しやすくなります。
少しでも商談の成功率を上げるためにぜひ商談は昼食後からの午後をお選びください！

番外編②：お詫びの電話や訪問にオススメの時間帯

お詫びが必要な場合は、午前中か昼食後がオススメです。
午前中は午後と違い、仕事が始まったばかりであり疲れやストレスが少ないため受け入れられやすい傾向にあります。

また昼食後も満足感から相手の要件を受け入れやすいです。
誠心誠意お詫びをし、時間を気にすればきっと受け入れられるでしょう。

昼食直後は眠気が生じて集中力が低下するので注意！

午後に会議を行うときに気を付けたいのが昼食時間です。
昼食により血糖値が上がり、眠気を引き起こしやすくなります。

この状態で会議を行っても話が頭に入って来ない、理解ができないなど、会議の効率自体はがくんと下がってしまいます。
午後に会議を行うときは昼食後は避け、２時間程度空けてから会議を行うようにしましょう！

会議の目的に合わせて時間帯を使い分けよう

会議の目的によって時間帯を使い分けることで、人間の体のしくみを利用して効率良く有意義な会議を行うことができます。
会議に求めるものや目的に合わせて、会議を行う時間を決めましょう。

また、参加メンバーが朝型なのか夜型なのかによっても、会議に適した時間帯は異なります。
主催者は、なるべく参加メンバー一人ひとりの特性を把握しながら、より相応しい時間帯を見つけるように心がけましょう。

24時間いつでも自由に会議ができる！天神駅徒歩２分・みんなの貸会議室 天神西通り北店

最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。
みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。

プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの各種備品はすべて無料でお使いいただけます。
さらに、高速の無料光Wi-Fiを全室に完備していますので、インターネットを通しての出演も安心して実施していただけます。

天神駅から徒歩２分、博多駅や福岡空港からも電車で1本と、抜群のアクセスが自慢。全国各地の皆様からご利用いただいております。