【初心者向け】異業種交流会の開催方法は？準備から進め方まで

こんにちは。福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。
働き方改革も進み、働き方が柔軟になったことによって異業種間の交流が活発になっています。

異業種の知識を得られるだけではなく、人脈が広がるので思わぬところでビジネスが生まれる可能性もあります。
そんな異業種交流会はみんなの貸会議室でも頻繁に行われており、思わぬ出会いがあったと非常に好評なイベントです。

今回はそんな機会をより作れるように、異業種交流会の開催方法をご紹介します。
開催準備からその進め方までコロナ禍の中でも問題のない方法を詳しく説明するので、ぜひ参考にしてください！

異業種交流会の準備

まずは異業種交流会を行う際の準備をご紹介します。
いくつかステップがあるので、順番に行うことがオススメです。

①イベントの目的を決める

まずはイベントを開くにあたっての目標を立てましょう。
業界にこだわらずざっくばらんに話をする、いくつかの業界に絞って専門的な知識を得るなど目標によって誘う層も変わってきます。
異業種交流会の根幹となる部分なので、ここはしっかりと決めることが大事です。

②イベントの規模を決める（感染症対策が行える人数か）

次にイベントの規模を決めましょう。
何人が参加していくつの業種の人たちが参加するかの目安や、開催時間を決めることで異業種交流会の見通しが立てやすくなります。

現在はコロナウイルスの影響で、大人数でのイベントが難しくなっているため少人数をベースに考えるようにしましょう。
それもあり一番最初の場合は、10人参加・2時間開催程度の小さな規模で始めて情報を集め段々と大きくしていくのがお勧めです。

③予算を決める

人数が決まったうえで、飲み物の用意や食べ物の用意、ある程度の場所の料金などの様々な費用の計算をします。
ただコロナウイルスの影響で飲食の提供が難しいと予想されるので、飲食物は避け場所の料金を基本に考えると良いでしょう。

その予算の中には、消毒液の用意など感染症対策の予算も入れ込むと万全です。
初めての場合は、場所の料金の目安だけは立てるようにしましょう。

④日程・時間・場所を決める

何人くらいが参加するか、場所予算などの目星を付けた後で、日程と開催場所を決めます。
例えば週末ですと参加人数が多いことが予想されますし、平日の場合はその逆です。

また場所であれば、会場の収容人数や設備の充実さ、駅からの近さなど行う時間や時期に応じて予算内で選ぶ必要があります。
新型コロナウイルスの影響もあり、参加者の2倍の定員の部屋を借りると感染症対策も行いやすいでしょう。

初めての場合は、週末の人が集まりやすい夜の時間帯に駅の近くで行うのがお勧めです。
みんなの貸会議室は、異業種交流会に必要な備品がすべて無料でそろっており、天神駅から徒歩2分の好立地にあるので参加者も集まりやすくなっております。

④-1 オンラインで開催する

感染症対策などを行うことが難しい、またはコロナウイルスの広まりでオフラインで行えなくなった場合はオンラインで行うことも考えましょう。
オンラインで行うことで感染症対策を十分に取れますし、自宅からの参加が可能なので参加人数も増えやすくなります。
なにより場所代などのコストがかからないため、より気軽に行えるでしょう。

⑤告知をする

告知はSNSが基本です。
TwitterやインスタグラムなどのSNSで、招きたい業界の人が興味が出るような投稿をして参加者を募りましょう。
初めての場合は、オーソドックスなTwitterなどがお勧めです。

⑥告知は複数回行う

告知は一回だけ行う、また何回も行っても効果がありません。
お勧めなのは、

①2か月前
②1か月前
③2～3週間前
④3日～1週間前

の4パターンです。
ぜひお試しください。

⑦連絡先を入手する

もし異業種交流会の開催方法に変更があった場合や、当日トラブルがあった時に対処するために参加予定者の連絡先を入手しておきましょう。
当日の円滑な運営をするためにもおすすめです。
初めての場合もリスクヘッジのためにも入手しておくことをオススメします。

異業種交流会の進め方

準備が終わればいよいよ開催です。
開催した際の進め方をご紹介します。
あくまでも一般的な進め方なので異業種交流会の目的に応じて変えていってください。

①感染症対策を行う

参加者が入場してくる前、来た時に感染症対策を行いましょう。
入場時の手指の消毒、窓の換気、マスク着用の徹底などを行うことで、安全に交流会を行うことができます。

②人数がそろっているかの確認

当日急な仕事が入った、道に迷ってしまったなどの様々なトラブルが起こることも考えられます。
その時に対処するためにも、事前に参加する人や業界、人数を把握しておき柔軟に対応できるようにしましょう。
誰かが遅れていた場合は連絡を取り、開催を遅らせる始めるなどの判断をしてください。

③アジェンダやルールを全体へ共有する

参加者がそろった段階で、当日の進め方やルールなどを共有しておきましょう。
これを共有するだけで、異業種交流会が柔軟に進むかどうかが決まるので慣れていないうちはしっかりと説明するようにしましょう。

④全体への自己紹介

ルールを共有したうえで、全体への自己紹介を行います。
1人30秒～1分程度が目安で、一人ひとり話すことが一般的です。
1つお題を決めることで話しやすくなるでしょう。

⑤グループに分けて交流する

事前に入手した情報を基に、業種が違う人達を同じグループにして4人ほどのグループを作って交流してもらいましょう。
グループで話す内容をテーマとして与えることで参加者の交流を促進することができます。

同じグループで続けるのではなく、一定の時間の後にメンバーを変更するとより満足度の高い異業種交流会になるでしょう。
このさいにプラスチック板を立てる、マスクの着用などの感染症対策をしっかりとしてください。

⑥自由交流会

グループである程度交流が生まれた後は、自由交流会にしましょう。
自由に歩き回る形式にして、気になる人と話すようにするのが一般的です。
この際主催者は孤立している人がいないように全体を見回るようにしましょう。

⑦アンケートを取る

交流会が終わった後に一番大事ともいえることがアンケートを取ることです。
特に異業種交流会に慣れていない段階でもらうフィードバックは今後の改善に必須です。
どこが良くてどこが改善できるのか、その情報を活かしてより良い異業種交流会を目指しましょう。

異業種交流会の会場をお探しなら、天神駅徒歩２分・みんなの貸会議室 天神西通り北店へ

最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。
プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの各種備品はすべて無料でお使いいただけます。
さらに、高速の無料光Wi-Fiを全室に完備していますので、インターネットを通しての出演も安心して実施していただけます。

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