チャットとメール、どう使い分ける？それぞれの特徴をもとに徹底解説！

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メールとチャットの使い分け、気になっている人は多いのではないでしょうか。
実は厳密な使い分けがあるわけではありませんが、メールとチャットの双方の特徴を知ることでおのずと使い分けることが出来ます。
そこで今回は、メールとチャットのそれぞれの特徴をご紹介し、その後それらの使い分けを解説していきます。

ぜひ参考にしてください。

メールの特徴

まずは一般的なメールの特徴からご紹介します。

1対1のコミュニケーションが基本

一斉配信などをする場合を除いて、メールは基本的に1対1のコミュニケーションになります。
複数の人と同時にやり取りをするのは難しく、個々人でのやりとりが基本です。

ビジネスルールなどの決まりがある

メールにはビジネスルールや形式的な決まりがあり、それに沿って連絡をとる必要があります。
それもあり、メールの文章はチャットよりも長くなりがちです。

相手が確認する時間が読めない

メールはメールボックスを開いて確認する手間がかかるため、相手がいつ確認するかわかりません。
それもあり、返信には時間がかかる場合があります。

記録として残しやすい

メールは届いたメールにピン止めしたりするなど、記録として簡単に残すことが可能です。
チャットでも可能かもしれませんが、チャットは一度見逃すと流れていってしまうため、メールの方が確実です。

チャットの特徴

それでは次にチャットの特徴をご紹介します。

1対多のコミュニケーションが可能

もちろんチャットも1対1のコミュニケーションが多いですが、それに加えて1対多のコミュニケーションが可能になります。
複数のメンバーとグループを作ることで、気軽にそして迅速に会話することが出来ます。

大きなルールなどはなく、気楽に送信可能

チャットの場合はビジネスルールのような決まりは少なく、深く考えず気楽に送ることが可能です。
そのため社内で使われることが多いでしょう。

1つ1つのやり取りが短い

チャットは長文を送信しあうというよりは、短いメッセージを重ねてやり取りをします。
そのため、気楽で簡単なやりとりをすることが出来ます。

返信までの時間が短く済む

やり取りの短さに関連しますが、気楽に送信が可能なためお互いに返信を早く返すようになります。
そのため物事を決める際などはメールよりも迅速に決めることが出来るでしょう。

記録を残しにくい

チャットの場合、仕事以外の連絡も多くなるため連絡がどんどん流れていきます。
それ故にメッセージの記録は残しにくいという性質があります。

【状況別】メールとチャットの使い分け

それでは上記の特徴を理解したうえで、状況別でメールとチャットの使い分けをご紹介します。
ただ絶対従わなければならないということはないので、相手との関係やその状況に応じて変更していくことも大切です。

社内の気軽なやりとりには「チャット」

基本的に社内での気軽なやりとりにはチャットがおすすめです。
社内での情報交換や進捗確認は迅速さが大切なため、チャットのように縛りが少なく、短文でも送れるものが適しています。
また雑談などもできるため、人間関係の構築にも使える場合があります。

すぐに返信が欲しい場合は「チャット」

チャットは通知が確認出来たり、気軽に送れるためすぐに返信をもらえる可能性がメールよりも高くなります。
そのため緊急の連絡やすぐに確認したいことがある場合は、メールよりもチャットを利用するようにしましょう。

1対多のコミュニケーションには「チャット」

チームの中や部署内で複数人とコミュニケーションを取りたい場合は、チャットがオススメです。
メールの場合は、返信や反応が見れませんがチャットであれば各メンバーの反応を他のメンバーも確認できるのでスムーズな情報共有が可能です。

ただ社外の人とやり取りをする際はこの限りではなく、メールを用いる場合もあります。

社外の人と丁寧なやりとりには「メール」

主に社外の人とのやりとりにはメールを用いましょう。
チャットは単文同士のコミュニケーションを意識しているため、チャットで長文を送ると読みにくいことも多くなります。

そのため丁寧なやりとりにはメールが適しています。
更に社外の人とは関係性が出来ていないことも多いので、最初は無難にメールを送ることが良いでしょう。

記録に残したい場合は「メール」

やり取りの記録を残したい場合はメールを送ると良いでしょう。
例えば契約や決定事項に関しては、チャットで話し合ったとしてもメールで送信することをオススメします。
メールの方が保存がしやすく、文章と一緒に添付ファイルも簡単に確認できるため確実な記録を取りたい場合はメールが適しています。

状況に応じて使い分けましょう

今回はメールとチャットの特徴を基に、どのように使い分けていくかを説明しました。
ここでは一般的に当てはまるとされる内容をご紹介しています。
そのため会社や個人の状況によっては当てはまらない場合もあるので、今回のものを参考に臨機応変に使い分けていくことが大切です。

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