【完全版】他社訪問のマナー！訪問準備からお礼のメールまで

こんにちは。福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。

他社訪問のマナーに自信はありますか？
他社訪問はビジネスや企画を進めていくうえでとても大切な機会です。
しかしそのマナーなどを詳しく教えてくれる人は少なく、正しいマナーを知らない人も多いと聞きます。

そこで今回は他社訪問をする際のマナーについてすべて解説していきます。
ぜひ参考にしてください。

ステップ①：アポイントメントを取る

他社訪問をする際にまず大切なことはアポイントメント（以下アポ）を取ることです。
会いたいからといきなり先方を尋ねるのは、ルール違反であり、あらかじめ会う予定を取り付けておきましょう。
以下ではアポを取る際のポイントをご紹介します。

ポイント①：訪問の要件と相手の都合を聞く

他社訪問では基本的に相手の都合に合わせる形になります。
「○○の件でお伺いしたいのですが、直近でご都合のよろしい日をいくつか教えていただけますでしょうか」

など、訪問の理由と相手のスケジュールを確認するようにしましょう。
この際に日程を合わせやすいように複数の日程を聞いておくことがオススメです。

ポイント②：所要時間を明記する

相手が予定を立てやすくするためにも、どれくらいの時間がかかるのかを明記しましょう。
「1時間ほどお時間をいただけませんでしょうか」
などの聞き方が無難です。

この際に少し長めの時間をいただいておくと、当日も焦らずに進めることが出来ます。

ポイント③：候補日が無理な時は代案を出す

いくつか挙げてもらった候補日と自分の都合が合わない時は、こちらから代案を出すようにしましょう。
また相手の都合を聞いているとメールのやり取りが増えてしまい、手間がかかってしまいます。
できる限り一回で伝わるように簡潔に伝えられるようにしましょう。

ステップ②：アポ後～訪問前

アポイントを取った後は、実際に訪問するまでの準備をするようにしましょう。
以下でやっておくべきことをご紹介します。

ポイント①：訪問先までのルートと所要時間を確認する

何度も訪問している会社であれば問題はないですが、初めて訪れる会社の場合は場所やルートを念入りに確認しておきましょう。
1つのビルの中に複数の会社が入っている場合もあるので、当日迷わないためにも大切なことです。
また10分前など時間に余裕をもって訪問できるようにしましょう、遅刻は厳禁です。

ポイント②：持ち物を確認する

当日いきなり用意するのではなく、必要な書類や資料は早めに準備をしておきましょう。

名刺はどのタイミングで新しい人と出会うのかもわからないので、必ず持参するようにしましょう。

ポイント③：リマインドメールを送信する

もしかしたら相手が訪問の予定を忘れているかもしれません。
そんな事態を防ぐためにも、前日にはリマインドメールを送るようにしましょう。
「明日の○○時から△△の件で訪問させていただきますので、」
などのようにもう一度時間と要件を伝えて置くといいでしょう。

ステップ③：訪問当日

いよいよ訪問当日です。
受付や会社に入るまでのマナーをご紹介します。

ポイント①：身だしなみをチェックする

身だしなみは、第一印象を決めるうえでとても大切な要素で、後々の評価にも響きます。
見た目で信頼を失わないためにも、髪型や服装に乱れがないかは確認するようにしましょう。
身だしなみをととのえることで先方に良い炎症を与えることが出来ます。

ポイント②：玄関前でコートやマフラーを外す

寒くなってくると、コートやマフラーをするときがあるでしょう。
訪問する前には、玄関前でそれらを脱ぐようにしましょう。
コートは外側が内側に来るようにたたみ、ホコリが落ちないようにすることがマナーです。

ポイント③：約束時間の5分前に受付をする

いくら余裕をもって到着したといっても、10分前などに訪問すると先方の準備が出来ていない場合があります。
なので、実際に訪問する際は5分前を目途にして行動するようにしましょう。

ポイント④：受付で要件をはっきりと伝える

受付をする際には、「失礼します。○○社の△△と申します。本日の□時に○○部の◇◇様とお約束をいただいております」といったように、名前と日時、訪問相手の情報をしっかりとつたえるようにしましょう。
その後は受付の方の指示に従うようにしましょう。

ステップ④：入室後

受付を済ませた後の入室後のマナーをご紹介していきます。

ポイント①：すわる場所は基本下座、鞄は足元に

応接室に入る際は基本的には、下座に座るようにしましょう。
しかし先方に勧められた場合や座る場所を指示された場合、下座に座るのは逆に失礼に当たるので、その時は先方に従うようにしましょう。
鞄やコートなどは、特に指示がない場合は自分の足元に置くようにしましょう。

ポイント②：先方が入る際には立ち上がる、名刺は準備しておく

先方が部屋に入ってくる時には立ち上がって迎えるようにしましょう。
初めて会う方の場合は名刺を準備しておくと良いでしょう。

ポイント③：最後の挨拶はこちらから

要件が済んだ後は、こちらから最後の挨拶をして切り上げるようにしましょう。
「本日はお忙しいところ、ありがとうございました」
などが無難でしょう。

退出する際はコートなどは身に付けず、玄関を出たところで身に付けるのがマナーです。

ステップ⑤：会社訪問後の連絡

最後は訪問のお礼メールを送ると良いでしょう。
相手に好印象を与えることが出来ます。

ポイント①：お礼の気持ちを伝える

まず大切なのはお時間をいただいたことに対するお礼の気持ちをしっかり伝えましょう。
「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。」
等を当日中に送ると良い印象を与えやすいです。

ポイント②：訪問した際の会話の内容を盛り込む

お礼のメールは定型文になりがちで、気持ちが伝わりにくくなっています。
先方に気持ちをしっかりと伝えるためにも、先方の印象に残すためにも訪問した際の会話の内容をメールに盛り込むと良いでしょう。

気持ちを尽くすことが大事

マナーをいくつかご紹介しましたが、最も大切なのは礼を尽くすことです。
いくらマナーが出来ていても、気持ちがついていなければ無意味です。
マナーに縛られるのではなく、気持ちをもって行動するようにしましょう。