会議のコストを下げる4つのポイント！貸し会議室の利用が効果的！？

2024年4月26日

こんにちは。レンタルスペース、「みんなの貸会議室です。」
「みんなの貸会議室」は会議はもちろん、各種イベントやちょっとした作業などさまざまや用途でご利用いただいております。
ぜひ一度ご連絡くださいね。

会議は会社が運用していくには欠かせないものであり、その目的も様々です。
そして新型コロナウイルスの影響もあり今日の会議は増えて、やり方も変化しています。
そんな会議が増えている中で気になるのはコスト面です。

会議の回数が多ければ多いほど人件費などがかさみ、コストが大きくなってしまいます。
そこで今回は、会議が増えているなかでいかにコストを下げるのかご説明します
ぜひ参考にしてください。

会議にかかる4つのコストとその削減方法

最初に会議にかかる4つのコストをご紹介します。
大体の会議にはこのコストがかかっているので、会議のコスト削減に当たってはこれらのコストの削減が必要になってきます。
あくまでも一例としてご紹介するのでぜひ参考にしてください。

人件費のコスト

人を呼んで会議をしている以上、人件費がかかります。
一般にイメージされる給料はもちろん、交通費など様々な人件費が1つの会議にするのにかかっており、
有名な話だと、参加する役職にもよりますが15名程度で2時間の会議には90,000円がかかるそうです。

【人件費のコストをカットする方法】

人件費のコストをカットするには以下の方法が考えられます。

一部をオンライン参加にして、交通費を減らす
参加人数を減らし、そもそもの人件費を減らす
会議の時間を短くする

ご自身の会社の状況に当てはめて、どうすればコストが減らせるかを考えてみてください。

時間のコスト

意外と見落としがちなのが、時間のコスト。
会議をする以上参加者の時間を拘束することになってしまい、本来であればその会議の時間に働き、得られる利益を失っていることにもなります。
その時間の会議に見合う利益はあるのかを考える必要があります。

【時間のコストをカットする方法】

時間のコストをカットするには以下の方法が考えらえれます。

時間を厳格に決めて、過ぎたら打ち切る
費用対効果を計測し、時間を変える

ご自身の会社の状況に当てはめて、どうすればコストが減らせるかを考えてみてください。

場所のコスト

場所のコストも意外とかかってます。
会議室は存在しているだけでその維持コストがかかっており、週に1度しか会議をしない場合などは費用に対する効果としては見合っているといえません。
また貸し会議室を利用する場合は、その使用料まで確認する必要があります。

【場所のコストをカットする方法】

場所のコストをカットするには以下の方法が考えらえれます。

会議室を廃止し、貸し会議室などを利用する
貸し会議室の料金や設備を比較し、安いところを利用する

ご自身の会社の状況に当てはめて、どうすればコストが減らせるかを考えてみてください。

資料のコスト

会議のたびに資料を用意すると、そこにもコストがかかってしまいます。
印刷費用はもちろん、処分費用など複数がかかっているのでそこも確認する必要があるでしょう。

【資料のコストをカットする方法】

資料のコストをカットするには以下の方法が考えらえれます。

資料の印刷を止めて、オンラインで共有する

ご自身の会社の状況に当てはめて、どうすればコストが減らせるかを考えてみてください。

会議のコスト削減には「みんなの貸会議室」がおすすめ

上記のコストを最大限削減するには、当貸会議室「みんなの貸会議室」がおすすめです。
自社の会議室を持て余しており廃止した方や、会議室などのレンタル費用がかさんでいる方など幅広くご利用いただいております。
「みんなの貸会議室」を利用していただければ、どのようなコストを減らせるのかご紹介します！

【人件費のコスト削減】オンライン参加者と一緒に行う

「みんなの貸会議室」の少人数用の部屋を借り、どうしても対面が必要な方だけ対面に、そのほかをオンライン参加にすれば交通費や会議室利用費へのコストを下げることができます。
また「みんなの貸会議室」では、無料設備が充実しており、高速Wi-Fiやスクリーン、プロジェクターと言ったすべての設備をご利用いただけます。

なので「みんなの貸会議室」さえ利用していただければ、ビデオ会議ができる環境が整っています。

【場所のコスト削減】会議の人数に見合った部屋を選べる

貸し会議室でよくあるのが、人数に対して部屋が多すぎるパターン。
もっと小さい部屋でいいのに、必要以上に場所のコストがかかっている場合があります。

そこで「みんなの貸会議室」では
天神西通り北店：6名～60名様まで
那覇泉崎店：6名～57名まで
の幅広い人数に対応した部屋をご用意しており、必要以上に会議室に料金を払う必要がありません。

【時間のコスト削減】会議の時間分だけ予約する

「みんなの貸会議室」は最低1時間から、その後30分単位の予約ができるなど非常に柔軟な使い方ができます。
そのため会議の時間を正確に決めることができ、必要以上に時間をかけることなくスピード感を持った会議が可能になります。
時間を決めることで生産性が上がるというデータもあるので、ぜひご活用ください。