セミナー・会議・イベント参加者が迷わず集合するための3つの方法

2024年4月26日

こんにちは。
福岡市の中心街である天神駅2分のみんなの貸会議室では毎日のようにセミナー、会議、イベント、研修、勉強会などが開催されます。
セミナー、イベントなどの主催される方が心配することの一つに、参加者が迷わずに会場に来れるかということがあります。

今回は、貸し会議室やレンタルスペースに迷わずに参加者が集合するために必要な案内方法についてお知らせしたいと思います。

1.セミナー、イベントなどの参加者はなぜ迷うのか？

セミナー、イベントなどを開催される時、県外や会場から少し離れた場所にお住いの方が参加される場合、土地勘がない方は、自分が思っている以上にいらっしゃいます。
そういった場合、セミナー会場が賃貸マンションの一室であったり、最寄り駅から遠かったり、目印になる施設や建物がない場合が多いです。

2.セミナー、イベントなどの参加者が迷わず集合する3つ方法

セミナーやイベントなどに、迷わずに参加するために3つの方法を本項目では、紹介していきます。

①正確な住所を伝える

1つ目は、セミナー、イベントなどの参加者が迷わないように、正確な住所を伝えることが重要です。

例えば、みんなの貸会議室の住所は、福岡県福岡市中央区天神3丁目4番13号（天神3-4-13でも可）万多礼（マンダレイ）ビルになります。読み仮名がないと分かりにくいビルもあるので、注意が必要です。

また、例えば、みんなの貸会議室の601会議室であれば、万多礼ビル6階の601会議室と伝えれば、間違いありません。
なぜなら、貸し会議室やレンタルスペースは、同じ階に複数の貸し会議室があることは珍しくありません。
みんなの貸会議室も8階は801会議室、802会議室、803会議室の3つの貸し会議室があります。参加者が迷わないように、正確に伝えましょう。

また、MAPや、貸し会議室のホームページアドレスを添付する方法も効果的です。
参加者にとってわかりやすくするために、住所はもちろん、地図や貸し会議室やレンタルスペースの部屋号数まできちんと参加者に伝えるとともに、施設を運営する会社にも団体名や会社名を伝えておくと、運営会社が案内してくれる場合もあります。

②SNSを利用する

2つ目は、SNSを利用することです。
セミナーやイベントの開催にfacebookイベントページを利用して参加者を募るケースは結構あると思います。
その際は写真のように場所を会場のfacebookページに設定すると、会場側のfacebookページのイベントに表示され、アクセスマップを確認するセミナー参加者の方もいらっしゃると思いますので、ご活用ください。（会場側にfacebookページがある場合に限ります）

③入り口付近に案内を出せるかを確認する

3つ目は、貸し会議室やレンタルスペース1階（EV付近など）と予約する貸し会議室の入口に案内を出せるかを確認しておくことです。
なぜなら、セミナー参加者がせっかく現地についても、貸し会議室の部屋数が多い場所やレンタルスペースの場合、分かりにくいものです。
みんなの貸会議室では、万多礼ビル1階のEV横と、各貸会議室の入口にA4横の紙が入るケースを準備してあります。