オンライン配信の方法を徹底解説！天神・博多ならみんなの貸会議室がおすすめ

2024年4月26日

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。
昨今のコロナウイルスの影響により、会社説明会やセミナーをオンラインで開催することも多くなってきました。
しかし今までオンラインで実施されたことがないご利用者様も多く、「みんなの貸会議室」でもオンライン配信に関するお問い合わせを多くいただきます。

そこで今回は、オンライン配信をする際の方法と「みんなの貸会議室」でオンライン配信をする魅力とまでご紹介します。
ぜひ参考にしてください！

【これで完璧】段階別オンライン配信の心得

オンライン配信においての必要なものとその心構えを、段階別にご紹介します。
オンライン配信の準備・配信直前・配信中の3段階に分かれているのでぜひご活用ください。

準備：オンライン配信チェックリスト

オンライン配信に必要な環境や備品をご紹介します。

音響可能で防音できる会場の確保
３名以上の運営スタッフの確保
配信ソフトの準備
適切な身だしなみ
ウェブカメラ、マイク、スクリーン、ネット環境の確保
予備のPCがあると好ましい

リストの詳細は以下。

会場

オンライン配信は音が響く場合があるので、音響設備が整っており防音ができる会場が望ましいです。
設備を置く場所も考えて広めのお部屋を選ぶと余裕をもって利用できます。

運営スタッフ

プレゼンターの他に、会場準備、カメラマン、司会進行など、可能であれば最低3人は必要です。
あとはオンライン配信の規模間に応じて増やすようにしましょう。

配信ソフト

オンライン配信をどのソフトで行うのかを決めましょう。
ソフトそれぞれに向き不向きがあるので形態に合わせて選ぶ必要があります。
有名なところではzoomなどでしょう。

身だしなみ

オンライン配信での身だしなみはカメラ移りを意識したものにしてください。
派手ではない明るい色の服が無難です。
特に、細かいチェック柄などの衣装を選ぶと、モニターに映った際にモアレという映像的なノイズが発生することがあるので、注意しましょう。
オンライン配信前にも服装の確認すると安心です。

ウェブカメラ

オンライン配信ではカメラ移りも大切になります。
PCやスマートフォンのカメラでは内容が鮮明に映らず、オンライン配信が満足に行えない場合もあるでしょう。
オンライン配信を確実に成功させたいのであればカメラを用意してください。

マイク

オンライン配信の内容を鮮明に伝えるためにマイクもあるといいでしょう。
少人数の場合はイヤホンでも可能ですが、人数が多いほど設備にも違いがあるので全員に対応するためにはマイクが最善です。
みんなの貸会議室ではマイクを無料でご利用いただけます。

インターネット環境

言うまでもありませんが、オンライン配信にインターネット環境は必須です。
貸し会議室によって無料のところ、有料のところ、速度の違いなどがあるので十分に確認するようにしましょう。
みんなの貸会議室では高速Wi-Fiを無料でご利用いただけます。

ホワイトボードやスクリーン

話している内容を共有するために用意しましょう。
オンライン配信では、オフラインの時よりも話の流れをつかむことが難しくなっています。

そこでホワイトボードやスクリーンで今何を話しているのかを参加者が把握できるようにしましょう。
みんなの貸会議室では無料でホワイトボード、スクリーンとプロジェクターを利用できます。

予備のPC

当日に機械トラブルが起きオンラインでの配信ができなくなることも考えられます。
そんなときのために予備のPCがあると便利です。

配信直前：リハーサル

リハーサルで気を付けるべき点、確認するべき点をご紹介します。
開催前に問題点を防げることが多いので、一番大切なフェーズです。

カメラの写す範囲を確認
カメラ越しに会場の明るさを確認
別媒体でカメラ写りを確認
目線を確認
マイク音量の調整
配信サービス等の設定の確認
プロジェクター等技術面の確認
緊急時対応の確認
運営者のセミナー中の連絡方法の確認

カメラの映す範囲

カメラはプレゼンターの全身、ホワイトボード、スクリーンの全体がうつっているか確認をしましょう。
この際にスペースにある程度ゆとりを持たせると参加者も落ち着いて視聴できます。
適切な位置を見つけたら、ガムテープなどで目印をつけておくのもオススメです。

会場の明るさの確認

カメラを通すと会場が思ったよりも暗く、プレゼンターの顔が見えない場合があります。
カメラを通してオンライン配信会場の明るさは十分か確認するようにしましょう。

別媒体でカメラ映りを確認する

参加者によってPCやスマートフォンなど視聴環境は変わってきます。
そのためオンライン配信用のカメラだけで確認するのではなく、スマートフォンなどの別媒体でもはっきりと映っているか確認するようにしましょう。

目線の確認

オンライン配信の参加者にとってプレゼンターの目線の位置は意外と気になるものです。
リハーサルの段階でどこに目線を合わせれば受講生の目と合うのかを確認しましょう。
話す時はできるだけ目線を合わせるようにしましょう。

マイクの音量は大きすぎず小さすぎないか

マイクの音量が大きすぎるとハウリングが起き、小さすぎると聞き取りにくくなります。
貸し会議室内で聞こえるからと言って参加者に届いているとは限らないので、こちらも同様に別媒体で確認するようにしましょう。

配信設定の確認

使うサービスなどによってオンライン配信の設定（参加人数上限など）が違います。
今回のセミナーを行うにあたって不備がないか確認するようにしましょう。

技術面の確認

オンライン配信でプロジェクターを使う場合や参加者と画面共有を行う場合は、この時点で必ず動作確認、操作方法確認を行ってください。
オフラインと違い、オンライン上では少しの待ち時間が長く感じてしまいます。
できるだけ参加者を待たせないためにも事前に操作方法は完璧にしておきましょう。

緊急時の対応を決めておく

準備をどれだけしても想定外の事態は起こり得ます。
そのためオンライン配信がいきない中断してしまった場合などの緊急時の対応をあらかじめ決めておくようにしましょう。

□セミナー中の連絡方法を決めておく

セミナー中のサインやメッセージのやり取りの方法を決めておきましょう。
LINEやメッセンジャーなどでグループを作ることがおすすめです。

配信中：気を付けること、コツ

開催中に気を付けること、またセミナーのコツをご紹介します。

タイムテーブルを伝える
話し方はゆっくりと、大きな声で
基本的に参加者の反応は求めない
目線はカメラに

タイムテーブルを伝える

まずタイムテーブルを伝えるようにしましょう。
オンライン配信は話の流れがつかみにくくなっています。

そのためタイムテーブルを伝えることで参加者が把握しやすくなります。
時間を守って話をすることを心がけましょう。

話し方はゆっくりと、大きな声で

オンライン配信は思っているより聞き取りにくい場合が多いです。
なので日頃話すスピードよりもゆっくりと大きな声でしゃべるようにしましょう。

基本的に参加者の反応は求めない

オンライン配信は参加者の生の反応を得ることには向いていません。
そのため参加者に話を振ることを少なくし、できるだけ自分たちだけで進めることができるわかりやすい話をするようにしましょう。

目線はカメラに

目線はカメラに置き、参加者と目が合う状態を作りましょう。
こうすることで参加者の集中力を保つことができます。

オンライン配信の利用事例

最後にオンライン配信の利用事例をご紹介します。

会社説明会
オンライン研修
オンライン株主総会
オンライン社内総会
オンライン新人研修
オンラインインターン

ご紹介したもの以外でもオンラインで配信することが可能なので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
以下で更に詳しくご紹介します。

事例①：会社説明会

利用部屋：701会議室　定員60名
利用人数：6名
利用設備：スクリーン、プロジェクター、Wi-Fi、ホワイトボード、ワイヤレスマイク、延長コード
持込設備：カメラ、パソコン

定員60名の701会議室を利用して会社説明会のオンライン配信が開催されました。

プロジェクターとスクリーンを利用して説明会資料を投影し、人事の方がそばに立って説明する形式の会社説明会で、参加者の方からも非常にわかりやすかったと好評だったようです。

（ご利用にあたっての注意点）

①部屋の広さによって配信の見え方も変わる場合があるので、事前にご確認ください。
②カメラなど、配信そのものができる設備はないのでお持ち込みください。
③利用時間前後に余裕をもって予約し、ご利用ください。

天神・博多でオンライン配信をするなら、みんなの貸し会議室がおすすめ！

これまでオンライン配信の準備方法をご紹介してきましたが、オンラインとはいえ3人以上が自由に動ける場所などは必要です。
自宅で行える場合もありますが、自宅の場合そのための設備や広さが整ってない場合がほとんど。
そのためオンライン配信の会場をお探しの場合は「みんなの貸会議室」がおすすめです！

福岡博多駅近くの貸し会議室・レンタルルームは、みんなの貸会議室博多駅前店へ

定員6名〜53名まで、4つの部屋をご用意！

みんなの貸会議室では、ご利用規模に合わせて、博多・天神エリアでは珍しい20名規模の部屋、さらに大きな集まりにもご利用いただける53名のお部屋までの部屋をご用意しております。

飲食物も持ち込めるので、懇親会も行うことができます。

会議、テレビ会議やミーティングはもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用からパーティー、女子会、ママ会、動画・映画鑑賞、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間20万名以上の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談ください。

もちろん、これらの会場は事前の下見も可能です。是非お気軽にお問い合わせくださいね。

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会議であれば、ホワイトボードやプロジェクター、机・椅子が必要ですよね。
加えて、パソコンを使用するものであれば人数に合わせて電源タップも必要…と、人数が多いほど会議に必要な備品はたくさんあります。

ご安心ください。みんなの貸会議室では会議に必要な備品をすべて無料で取り揃えております。

福岡博多駅から徒歩3分の好立地で、誰でも簡単にアクセス可能