【例文あり】わかりやすい報告書の書き方

2024年4月26日

こんにちは。福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。

会社で働くうえで欠かせないものに、報告書があります。
報告書はビジネスマンにとって必須のものであり、正しく書かなければなりません。
この記事では、そんな大切な報告書について書き方を徹底解説します。

報告書には結果の報告書や謝罪の報告書などいくつかの種類がありますが、ここではすべてに共通するポイントを中心にご紹介します。
最後には例文も提示するので、ぜひ参考にしてください。

報告書の目的

まずは報告書を書くうえで、その目的を意識する必要があります。
報告書は、実際に起こった事実を上司などの複数の相手に伝えるためのものです。
そのため、理想の報告書はだれが見ても何を伝えたいのかがわかるものだといえるでしょう。

分かりやすい報告書を書くための7つのポイント分かりやすい報告書を書くためには、いくつかのポイントがあります。

ここではそれを順番にご紹介します。

書式やスタイルに統一感を持たせる

報告書を書くうえでは、書式やスタイルに同じものを使い統一感を持たせましょう。
例えば、フォントのサイズや種類を途中で変えずに使う、最初に「ですます調」を使ったのであれば途中で変えずに最後まで「ですます調」で書ききるなどです。
見た目が変わるだけで、読む側もいらない労力やストレスがかかってしまうため、すっと読めるように統一感を持たせるようにしましょう。

書く前に何を伝えたいのかを言語化する

報告書である以上、自分の伝えたい物が伝わらなければ意味がありません。
そのため報告書を書く前に、何を伝えたいのか、何のための報告書なのかをはっきりと言えるように言語化しておくと良いでしょう。
言語化しておけば、途中で報告書の趣旨がぶれることも少なくなります。

伝える要素を絞る

報告書に起きたことや行ったことをすべて書いていては、ながったらしくわかりにくいものになります。
そのため、報告書を作るうえで必要な情報を何個かに絞って、それらの情報のみで構成するとわかりやすい報告書を作ることが出来ます。
例えば、その行動をする上での理由や経緯などはまとめることが出来るでしょう。

数字を用いる

報告書には主観が入った情報は好まれません。
例えば「たくさんの人が来た」といった場合、たくさんでイメージする人数は人によって違います。
そのため、できる限り数字を用いて「100人の人が来た」などと書くと良いでしょう。

結論を先に書くなど、簡潔でわかりやすくする

報告書で一番大切な事実を、先に書くように意識しましょう。
報告書を読む人は、起きたことや結果を一番に知りたいと考えています。
そのため、最初に何が起こったのかを書きその後経緯や理由を書く形式にすることで、簡潔でわかりやすい報告書を作成することが出来ます。

誤字脱字はないか

意外と見落としがちなのが誤字脱字です。
誤字脱字は情報を伝えること自体にはそこまで重要ではありませんが、相手にあまり良い印象を与えません。
せっかくかけても誤字脱字で評価を落としていてはもったいないので、報告書を作成した後は誤字脱字が無いかチェックしましょう。

事実と考えは区別する

報告書の中で、事実と意見を混ぜて書いている人がいますがそれだとわかりにくくなってしまいます。
なので事実を書く部分では事実のみを、考えを書く場合は考えの身を書くようにしましょう。

例えば「100人来店したが、私はこれを少ないと思う」と書いた場合どちらを伝えたいのか読み手には伝わりにくくなってしまいます。
もし自分の意見を書きたい場合は、事実を伝える部分とは別の枠を作ってそこに書くようにしましょう。

報告書の構成上記のポイントを意識したうえで、次は報告書の構成について説明します。

構成がしっかりと組まれている報告書はそれだけで読みやすいので、まずはここから意識していきましょう。
ただ社内に決まった様式があるところも多いので、基本的にはそれを用いることをオススメします。

報告書の作成日

報告書はその作成された日がとても大切です。
いつの情報かわかりやすくするためにも、忘れないようにしましょう。

報告書の宛名

また報告書はだれに宛てたものなのかという情報も必要になります。

表題

報告書のタイトルであり、これを読むだけで読み手がどんな報告書なのかを予測できるようにしましょう。

内容

表題でまとめた内容を詳細に書いていきます。
どこに行って何をしたのかなどをわかりやすく簡潔に書くことを意識しましょう。

所感

ここで報告した内容に関して自分の感じたことや考えたことなど、主観的なものを書きます。
ポイントでも少し触れましたが、ここ以外の場所で意見を書くのは避けるほうが良いでしょう。

報告書の例

それでは上記のポイントや構成に沿って、報告書の中身を書いていきます。

ここでは開催したイベントの報告書を書きます。

報告書の作成日
2021年11月11日

報告書の宛名
高木部長

表題

「親子料理教室」の結果報告書

イベント概要

名称：親子で楽しむ！ふわふわホットケーキの作り方
日時：2021年11月6日　14時～16時
場所：〇〇クッキングスタジオ
概要：参加する親子に対して、ホットケーキを作り楽しんでもらう
目的：料理教室を通して、自社製品「魔法のホットケーキ粉」の調査
人数：親子10組（20人）、講師2名

内容

14時点呼と料理教室の説明

参加者がそろっているかの確認、受付が終わった後は当社の商品紹介のチラシを渡す。

14時30分　調理開始

講師が説明をしながら調理を行う、大きなトラブルもなく時間通りに進む。

15時　実食

調理したホットケーキを実食、ホットケーキ用に様々なトッピングを用意

15時40分　当社製品「魔法のホットケーキ粉」に関するアンケート

当社製品に関する満足度調査を行う

16時　解散

最後に自社製品の詰め合わせを渡し、解散

結果
欠席者はなし
アンケート調査の結果、教室に対する満足度は10組全員が「大変満足」と答えた。
また商品に対する購入意欲を尋ねた結果、6組が「また買いたい」4組が「機会があれば買いたい」と答えた。

所感
料理教室の形をとったことで、商品の評価を生で聞けたことが非常に良かったと感じる。
教室の運営に関して今回は大きなトラブルもなく終えられたが、そのための対策で不十分な点もいくつかあったと感じたので次回のために引き継ぎ資料を作成する。

以上のような書き方ができるでしょう。

まずは意識して書くことが大切

はじめから上手に書くことは難しいかもしれませんが、意識しておくことで確実に上達していきます。
まずは意識しながら書いてみて、周りをうならせるそんな報告書を作成していきましょう。

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