【レベルアップ】ホワイトボードの使い方を徹底解説！

皆さんはセミナーやイベント、研修、勉強会を開催したことはありますか？
みんなの貸会議室では平日でも土日祝日でも、連日セミナーが開催されています。
またその際にみんなの貸会議室ではホワイトボードなどの備品が無料なので、ほとんどの方が使われています。

しかしせっかく使うのであれば、会議の質をより上げることができる使い方をしたいはず。
そこで今回は記憶に残るホワイトボードの使い方をお教えします。
ぜひ参考にしてください！

ホワイトボードのメリット５つ

まずはホワイトボードを使うメリットを確認します。
ホワイトボードはただの議事録ではなく、うまく使えばいくつものメリットを持ちます。

【1つ目】議題、目的を明確化し生産性UP

会議やセミナーをしていると話がそれてしまったり、何を話しているのかの目的を見失ってしまう場合があります。
そうなると、生産性は著しく低下します。
それを防ぐために、最初に議題や目的をホワイトボードに記入します。
そうすることで、どれだけ議論が進んでも見失わないか話がそれていくことに気づくことができます。

【2つ目】進捗度を確認し、全員が議論に参加できる

人は集中して話を聞いていても、議論が進んでいくにつれて話している内容を忘れてしまいます。
そのため、議論している内容をホワイトボードに記入し進捗度を確認することで、全員が今何を話しているのかを確認でき、話し合いがより活発になります。

【3つ目】目線を上に誘導し、集中力UP

ホワイトボードを使用することで、参加者がホワイトボードを見るために上を向くようになります。
その上を向くという動作は集中力の上昇につながるので、ホワイトボードを使用するだけで集中力はあがるといえます。

【4つ目】決定事項の明記で、その後の相違を防ぐ

話し合いで決まった内容や次回に持ち越す内容を明記することで、その後行動に移す際など一瞬で確認することができますし、意見の相違を防ぐことができます。

【5つ目】ホワイトボードが議事録にもなる

会議中に使用したホワイトボードの写真を撮ることで、議事録としても使用することができます。
そのため、議事録役は必要なくその分会議に集中できるようになります。

ホワイトボードを使う前の4つの事前準備

ホワイトボードを有効活用するためには事前準備も必要になります。
ここではその準備についてご紹介します。

ホワイトボードは2台以上用意する

会議のすべての内容をメモできるようにホワイトボードは2台以上用意しましょう。
会議の時間に応じて増やしていくのも考える必要があります。

というのもホワイトボードの最大のメリットは全員が会議の流れを把握し、どの議題を話しているのかがわかることですが、いちいち消していたのではそのメリットがなくなってしまいます。
消すことなく常に全体が見えるようにするためにも、ホワイトボードを余裕をもって用意しましょう。

ホワイトボードの消し残しを無くす

ホワイトボードは完全に真っ白な状態から会議を始めるようにしましょう。
よくあるのがホワイトボードに黒ずみが残ってしまっている状態ですが、これだけで会議に臨む姿勢に影響が出る場合もあります。
会議の雰囲気づくりのためにはきれいな真っ白な状態のホワイトボードを用意しましょう。

指示棒を用意する

ホワイトボードに書くのはもちろんですが、指示棒を用いるとより理解が早くなります。
議論が錯綜することも防げるので、指示棒を用意すると良いでしょう。

議題や注意事項を書く

ホワイトボードは人の注意を引き付けやすいため、会議に入室したときにそこに注意事項等が書いてあると人は無意識に読み始めます。
そうすることで、会議に参加するという姿勢が作られて全体の雰囲気も向上します。
大きく書く必要はないので、入り口に入って見える位置に置いておきましょう。

ホワイトボードの書き方には4つのコツがある！

ホワイトボードの記憶に残りやすい書き方にはコツがあります。
また、これはホワイトボートのメリットを意識しながら書くと断然効果も違ってくるので、ぜひメリットを思い起こしながら試してください。

【1つ目】書く方向、場所には法則がある

ホワイトボードを書くときは、左上から右下にかけてノートの見開きと同じように取ります。
（縦書きの場合は右上から書きます。）
また、キーワードはバラバラに書くと思考整理ができないのでホワイトボードを区切り、キーワードを書く場所を決めておくと全員が同じ思考順で考えることができます。

【2つ目】立ち位置ひとつで集中力も増加

ホワイトボードを書く際に、参加者にお尻を向けてしまったり腕で文字を隠してはいけません。
ホワイトボードに対し、立ちます。利き手に応じて右利きは左足を前に出し、左利きは右足を前に出します。
こうすることで、常に参加者の方を向いている姿勢を取れるので、集中力が持続します。

【3つ目】素早く書くことで、空き時間をなくす

ホワイトボートは、勿論大事ですがただのメモです。
一番重要なのは会議を進めること。
そのため、丁寧に書こうとするあまり時間がかかってしまったり、参加者が話終わるまで書き始めないとその分集中力をそいでしまいます。

大事なのは素早く書くことです。
読める範囲の文字で素早く書くことを意識しましょう。

【4つ目】マーカーは太字で、色も変える

ホワイトボードに書くときには基本的に「太字」以上を使います。
また、キーワードなど特に注目してほしい点を赤色や青色などほかの情報とは違った色で書くとそれだけで参加者の意識に残りやすくなります。

セミナー、会議、研修はみんなの貸会議室で！

いかがでしたでしょうか。
ホワイトボードはその使い方ひとつで会議の生産性も大きく変わってきますので、ぜひお試しください。
みんなの貸会議室は、天神駅から徒歩2分の好立地にある貸し会議室です。
ホワイトボードなどの備品はすべて無料で、24時間予約可能、さらに即日利用も可能です。
セミナー、会議、研修に最適な環境がそろっているのでぜひ一度お試しください！

最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。
みんなの貸会議室は福岡の博多、天神、沖縄の那覇市、名古屋など全国の主要駅すぐの貸し会議室・レンタルスペースです。

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みんなの貸会議室では皆様のご利用をお待ちしております。