貸会議室で実践！イベント開催で失敗しない予約方法とは

貸会議室の用途は、とにかく様々です。
その中でも多いのが、セミナーやクライアント向けの打合せ、入社説明会、会社説明会、面接など企業のご予約です。
今回は、そういったイベント開催で失敗しないために、必要なポイントをお伝えします。

イベント開催で必要なポイント3選

①予約時間は長めに予約する

これは初めて貸し会議室をご利用される方に多いのですが、準備の時間と後片付けの時間を考えていない場合が結構多く、予約時間終了後に別のお客様が予約を入れている場合に問題になるケースがあります。
貸し会議室は基本的に予約した時間しかお部屋を利用することができません。

他のお客様からも予約が入るので、時間通りに入室・退室されないと、他のお客様にご迷惑をかけることがあります。
よって、主催者側で貸し会議室をご予約される場合は、会議やセミナーの開始時間の30分から1時間前に開始時間を設定しましょう。

②プロジェクターを利用する場合、ケーブルをチェックする

プレゼンテーションをするのにPCヤタブレットなどに接続するにはHDMIケーブルの長さが必要になる時があるからです。
自分はどんなプロジェクターを利用したいか、どんな出力方法にしたいかなどは事前に考えておく必要がありますね。

そして、IPADやIPHONEなどタブレットやスマートフォンを接続する場合は、別途接続端子が必要になるケースが多いです。

③懇親会の予約はお早めに

セミナーや会議の後に懇親会を開催されるケースは結構多いです。
ただ、懇親会の参加人数が多い場合と、懇親会開催を伝えておらず、当日にならないと人数が決まらない場合もあると思います。
理想としては、当日前に確定しておくことが望ましいですが、ドタキャンされる人や、当日参加される人もあるかと思います。

予約人数は、前日までに確定し、お店には数人の増減が出るかもしれないことと、その場合の対処方法を確認しておくと良いでしょう。

おわりに

セミナー開催は色々なことを考えながらの運営になりますが、余裕を持って行うことが一番大事です。
基本的なことに注意して、より良い会議やセミナーにしてくださいね！

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