【会議のプロ直伝】テンプレあり！上司も唸る議事録の書き方

こんにちは。福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。

今回は、議事録について解説していきます。
何度も会議を経験していると、議事録を取るように上司に言われる機会も増えてきますよね。
これまで何度も議事録を取ってきたものの、「正しく議事録を取れているのか」「議事録を取るコツがつかめない」という方も多いはず。

そこで今回は、貸し会議室を運営する“会議のプロ”が、議事録そのものの説明から議事録を上手に取るためのフォーマットまですべてをご紹介します。
すぐに実践できるのでぜひ参考にしてください！

まずは議事録テンプレート・フォーマットをご紹介！

会議名：
議題：
日時：
場所：
出席者：
欠席者：
決定した内容：
議論した内容：
懸案事項

イメージを付けるために最初に議事録のテンプレート・フォーマットをご紹介します。
上記のものが議事録のテンプレート兼フォーマットです。
議事録を取る時は、まず記入するべき必要事項をおさえておきましょう。

まず日時、場所、出席者という当日の状況については議事録の最初に、次に“何のための会議なのか”を明確にするためにも、会議の名前や議題を記入しましょう。
上記は基本的に会議前にわかる情報です。あらかじめフォーマットやテンプレートに記入しておくことをおすすめします。

続いては、会議の詳しい内容について記入していきます。
主に、会議で決定した内容、擬態について話し合った内容、議題とは別の内容&議題に関連する内容の3つに分けると情報がわかりやすくなり、会議の内容を簡潔に視覚化できます。

特に気を付けたいポイントは、“議題の本筋となる内容”と“議題から派生した内容”を分けることです。
一見同じ話題に思えますが、議題の提示→議論→結果という流れの上では余計な情報となることもあります。
一括にまとめるのではなく、「これは議題の本筋に合ってる内容」「これは議題から派生した内容」と2つに分類して記載するようにしましょう。
以上がテンプレートとフォーマットの基本です。

しかし、テンプレートやフォーマットだけ持っていてもなぜ議事録が必要なのかや議事録のわかりやすい書き方を知っていないと議事録を上手に取れるとは言えません。
それでは解説していきます。

そもそも議事録って何？

議事録とは、会話内容を記録するものです。
しかし、単なるメモではなく、会議の内容がどういうものであったかを明確に書き表す必要があります。
会議の決定事項は覚えていても、会議中に話した内容は具体的に思い出せないので、誰が発言しどういう反応があったかなど会議の流れを記録しておきます。

そして議事録は、参加した人が振り返りができることはもちろん、参加していない人も読めば会議の内容が理解できるものでなくてはいけません。
そのため議事録はすべての人が情報共有できるために作成するものと覚えておきましょう。

議事録には種類がある！

実は議事録には種類があることをご存知でしたか？
小規模な会議だとメモ書き程度で良いこともありますが、社内会議や研修の備忘録や会議報告書となるとこと細かい内容まで記載が必要となります。

さらに株主総会や理事会議事録といった一部の人以外にも多くの人が関わる会議となれば、さらに精密かつ内容のある議事録が求められます。
会議に関わる人が増えるにつれて、議事録の出来にも責任が伴います。
今回担当する議事録がどういった目的に合わせるものなのかを、意識して取り組むようにしましょう。

会議内容を理解できていないと、議事録は書けない

議事録を書くためには、参加している会議の内容をしっかりと理解しておくことが大切です。
議題についての背景や、何について会議をしているのかなど、その本質を理解していなければ、正確な議事録は書けません。
会議ではどういうことを話し合い、何が決まったか。そのために何をすればよいか。この3点を追いながら会議に参加し、議事録フォーマットを埋めていきましょう。

理想とされる議事録は、明確＆理解しやすいものであること

議事録の種類が違えど、やることは一貫して同じです。
会議に参加した人も参加していない人も、会議の流れや内容を理解議事録であることが必須です。
理想とされる議事録には2つの特徴があります。

①議題・決まったこと・これからするべきことが書かれている

②文章が読みやすく、簡潔にまとめられている

この2つさえクリアすれば、上司にも褒められる議事録を作成することができます。
シンプルに捉えれば、議事録も簡単！
議事録を上手に取るコツをマスターして、議事録のクオリティを底上げましょう！

上司も唸る！議事録を上手に取る6つのコツ

議事録を上手に取るためには、議事録を取る際に要点を絞っておくことが大切です。
上司に「内容がわかりにくい」と言われないためにも、会議のプロ目線で議事録を上手に取るためのコツを伝授します！
こちらでもテンプレート・フォーマットをうまく活用しましょう。

①5W2Hで会議の目的を把握すること

まずは、何を目的とした会議なのかを理解することから始めましょう。
ここでキーワードとなるのが“5W2H”です。

Why（なぜ）

What（何を）

When（いつ）

Who（誰が）

Where（どこで）

How（どうやって）

How much（いくら）

会議の議題がわかった時点で、5W2Hに当てはめて考えてみましょう。
これを埋めておけば、スムーズに議事録を取ることができます。

②会議前の事前準備が議事録の出来を左右する！

会議を目の当たりにしてただ記録するだけでは、内容の理解が追いつかず、聞き取り漏れの原因となってしまいます。
会議前に議事録のフォーマットを組み立てておくなど事前準備をしましょう。

会議名や日時、場所、参加者といった基本事項から、記載するべき内容を項目分けするなど、事前に記入事項を分けておけばスムーズに議事録を取ることができます。
また、議題から考えられる専門用語を調べておき、フォーマットに入れておくと聞き漏れ防止にもつながります。

③会議内容をICレコーダーで録音する

会議内容をその場で聞き取るだけでは、聞き漏れる可能性があります。
拾い漏れがないように、ICレコーダーで録音して、後で文字起こしをすればより完成度の高い議事録が作成できます。

ICレコーダーを持ち込む際は、事前に上司に確認を取りましょう。
自分の使い慣れたPCのエディタやツールがあれば、ぜひそちらも活用してください。

④不明確なことは会議内で解決させておく

会議後に議事録を書いていると、「ここどういう意味だったんだろう？」「これは誰が何について話しているんだろう」と不明確な内容が出てきます。
会議後は確かめる術がないので、内容について不明確なことや、会話が入り乱れてややこしく感じる部分は、会議内で解決させておくようにしましょう。
後々議事録をまとめるときに便利なので、不明確なものをまとめるフォーマットを作るのも良いでしょう。

⑤メモから要点を抜き出し、簡潔にまとめる

議事録は、会議内容をそのまま書き出せばよいわけではありません。
会議中に取ったメモから、その会議の要点となる事項を抜き出し、それをフォーマットに簡潔にま停めましょう。
すべての話を拾うのではなく、“誰が見てもわかりやすいように”を念頭に、メモから要点のみを簡潔にまとめるようにしましょう。

⑥完成したらそのまま提出せず、客観的に見直すこと！

議事録を読む人は、“文章が読みやすいこと”と“簡潔にまとまっていること”を重視します。
そのため、内容にこだわっていても読みづらく、わかりにくければ意味がありません。
議事録が完成したら、客観的な視点から議事録を読み直してみましょう。

作成後は見落としが多いので休憩をはさんでから見直せば、議事録のクオリティがさらにUPします。
フォーマットに改善が必要であれば、その都度改善しましょう。

議事録で意識したいポイント7つ

議事録の上手な取り方についてご説明してきました。
最後に、先ほどまでご紹介した内容を元に、議事録を取るときに気をつけたいポイントをまとめてみました。

■議事録とは「すべての人が情報共有できるために作成するもの」と認識すること

■会議の内容を理解した上で、どういった目的で使用する議事録なのか把握して書くこと

■5W2Hで会議の目的を把握して、不明確なところは会議内で解決させておくこと

■会議内容を聞き漏らさないために、ICレコーダーやメモ、PCツールなどを活用すること

■会議の内容がわかりやすく、簡潔にまとめられているかチェックすること

■議事録提出前には、客観的な視点で見直すこと

■議事録のフォーマットを組んだり、専門用語を調べるなどの事前準備も忘れずに

以上7つのポイントに沿って取り組めば、議事録がスムーズに作成できて、わかりやすい内容に仕上がります。
議事録を担当する際は、ぜひご活用ください！

【例文】これが理想の議事録！

今までのことを踏まえて、フォーマットに沿って議事録を書くと下記のようになります。

会議名：週末MTG　議事録
議題：今週の連絡・共有事項について
日時：1月20日（金） 14：00～16：00
場所：◯◯会議室
出席者：A部長、B課長、C係長、D　議事録作成：◯◯
欠席者：E主任（出張のため欠席）決定した内容：
・△△社との顔合わせは〇月〇日に決定
・新商品のサンプル配布はなし
・SNSの告知活動強化のために動画制作を決定議論した内容：
・当初△△社との顔合わせ＆打ち合わせを×月×日に予定していたが、先方の都合により〇月〇日が　希望でリスケしたいとのこと（B係長）
・新商品のサンプル配布を検討していたが、予算の都合上厳しい（A部長）
・新商品のニーズに合わせてSNSでの告知活動が有力となる。そのためにSNSで配信する動画を制作したほうが良い（C係長）議題から派生した内容：
・打ち合わせの際に必要となる資料を準備する
・動画制作を依頼するなら誰に・どこに依頼するかリストアップすること
・サンプル配布がなくなったため、SNS以外にどういう告知方法があるか精査する必要がある

議事録が追いつかない！そんなときにできる対策8つ

上記の議事録の取り方やコツをお伝えしましたが、やはり慣れないうちは議事録を取るスピードが議論に追い付かず困っているという方もいらっしゃると思います。
そこでここでは、会議前・会議中・会議後の3ステップに分けて議事録が追いつかないことへの改善策と対処法をご紹介します。
ぜひ参考にしてください！

メモを素早く取れる！会議前にできる対策２つ

議事録を議論から遅れないように取るためには、事前準備が大事になってきます。
議事録を完璧に仕上げるためにも万全の体制で臨みましょう。

①会議の内容を予習する

会議の前に議題を確認したり、配布資料に目を通して当日の話す内容を把握しましょう。
すると自分の中で議論の流れが予想でき理解できるので、当日０から作り上げていくよりも圧倒的に早く正確に議事録を取ることができます。

②分からない単語＆用語を調べておく

配布資料の中にある単語でわからないものがあったら、会議前に調べておきましょう。
会議中にわからない単語が出てしまい、どうやってメモしようか迷っているうちに議論が進んでしまうことを防ぐことができます。
その他にも単語を知っておくことで正しい議事録が取れるようになるので一石二鳥です。

議論に置いて行かれない＆完璧な議事録へ　会議中にできる対策4つ

会議中に議事録を取る際に、議論に置いて行かれないためのまた抜け漏れが出ないための対策をご紹介します。
早さももちろん大事ですが、やはり正しい議事録が取れているかも大切です。
この2つのポイントを意識していきましょう。

①略字、記号を使う

議事録を取る時、聞こえた言葉をそのままメモしていませんか？
どれだけタイピングが早くてもそれではいつか議論に追いつけなくなってしまいます。
その対策は略字や記号を使う事。

例えば、「株式会社」という単語は（株）と書く、「前年より今年度の売り上げが伸びた」という場合は「前年＜今年」、などわかりやすい記号に置き換えることで読みやすさと速さの向上になります。
ただ自分だけがわかる記号などはNGなので、誰もがわかりやすい記号や略字を使うことを心がけましょう。

②配布資料に書いてある内容は詳細に書かない

配布された資料の情報を読み上げている時などもすべて議事録を取ろうとしていませんか？
配布された資料は全員が確認できる情報なので、すべてを書く必要はなくその事実から導き出される考えや結論の方に注力してそちらを書くようにしましょう。
どうしても配布資料の内容が大切な場合は、何ページのどの話をしているのかを書いた後重要な内容だけを議事録に落とし込むとよいでしょう。

③聞き取れなかったところもメモをする

聞き取れたことだけをメモするのではなく、聞き取れなかったこともメモすると後から議事録の見直しがスムーズに行えます。
これを書いておかないとどこが聞き取れなかったのかがわからなくなり、後から補おうと思っても正確な議事録を書くことができません。
後から情報を補完するためにもメモ程度に書いておきましょう。

④会議の内容を録音しておく

議事録を取るのに慣れておらず、聴き漏れが多いという場合には録音しておくことも良いでしょう。
上記の聞き取れなかった部分のメモと合わせて議事録の内容を補完することができます。
ただ頼りすぎるのも良くないので、その場でかけることはしっかりと書くことが大切です。

議事録を仕上げる　会議後にできる対策2つ

議事録を書いてもそのままにしておいては、なかなか改善していきません。
ここでは次回の議事録につなげるための会議後にできる対策をご紹介するので、最後までやり切りましょう。

①会議中にメモした内容を補完する

会議中にどうしても取り切れなかった部分を会議後にしっかりと補完しましょう。
録音した内容を聞いたり、わからなかった部分を会議の参加者に聞いてみることで正しい議事録を取ることができます。
議事録は正しい内容を記録していることが大事です。議論に追いつけなくても最後にしっかりと復習しましょう。

②自分が止まってしまった点を確認する

初めて議事録を取る場合、議論に遅れてしまうことがあると思います。
1回目はしょうが無いですが、大切なのは2回目以降遅れないようにすること。
自分がどのタイミングでなぜ遅れてしまったのかを分析して次の議事録を取る際に活かしましょう。
これをするだけで議事録を取るのがどんどんうまくなっていきます。

もしかしたら気のゆるみが原因かも？気を引き締めて会議をするなら貸し会議室がおすすめ

会社で働くことや会議に慣れてくるとやはり気は緩むもの。
自分では意識していなくてもいつの間にか仕事がおろそかになっているかもしれません。
そんな時に上記のような対策をしてもあまり意味はなく、解決に繋がらないこともしばしば。
そんな時は、貸し会議室を利用するなど会議の場所を変えてみることもおすすめです。
慣れた場所を変えて新しい場所にすることで、自分だけでなく会議全体の生産性を高めることができます。
実際会議の改善のために貸し会議室をかりるという方も多いので、一度お気軽にお問い合わせください。