【会議のマナー】会議中に仕事の電話がきたら？かけてしまった場合の対応もご紹介

こんにちは。福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。

会議中に突然電話がかかってきてしまった！
こんな経験はありませんか？
こちらの不注意であれば、以後気を付ければいいですが、時には大事な電話がかかってくる時間と会議の時間が被ってしまうこともあるでしょう。

そこで今回は会議中に電話がかかって来た時の対処法をご紹介します。
他にもいくつかのマナーをご紹介するのでぜひ参考にしてください。

会議中に電話かかって来た時の対処法

会議中に電話がかかって来た時の対処法は主に2つあります。

①そもそも電話がかかってこない状態にする
②電話がかかってきても出れる状態にする

の2つです。
ここではそれぞれについてご紹介します。

基本的に形態はマナーモードに、怖ければ電源を切る

会議中、携帯は基本的にマナーモードにしておきましょう。
電話がかかって来たとしても、会議を妨げたりすることが無くなります。

しかしマナーモードでも怖いという場合には電源を切ることをオススメします。
特に上司や先輩に同行する際は電源を切っておくほうが無難でしょう。

事前に電話に出ることを伝えておく

会議のたびに携帯の電源を切ることが出来ればいいですが、時には使用せざるを得ない状況もあるでしょう。
そんな時は会議が始まる前に、参加者から承諾を取ってください。

特に上司や先輩など目上の人には伝えておくと確実でしょう。
こうすることで自分も相手も嫌な思いをすることなく、また会議を妨げることなく電話に出ることができます。

会議中に電話をかけてしまったときの対処法

会議の途中に電話がかかってきた場合の対処法はお伝えしましたが、時には相手の会議中に電話をかけてしまう場合もあるでしょう。
これは防ぎようがない場合もあるので、速やかに対処することが可能です。

可能な限り早く電話を切る

会議中に電話をかけて、相手の時間を奪ったままでは相手に悪い印象を与えてしまいます。
そのため可能な限り早く切るようにしましょう。

相手から会議中だと言われた際には、「1時間後にかけなおします」や「SMSで連絡します」と伝えすみやかに電話を切ると良いでしょう。
もちろん、最初に謝罪をしておくと無難です。

電話後にメールでお詫びや要件を伝える【例文付き】

電話をした後は、メールやSMSで電話を掛けたことのお詫びと要件を伝えましょう。
過度に謝罪をしすぎる必要はありまんが、お詫びをしておくのが無難です。
また要件を伝える際には、会議中でもすぐに確認できるように結論から短文で話すことが好まれます。

最後にお時間が空いている時にお電話くださいなどと添えると良いでしょう。
以下に例文を添えておくので、ぜひ参考にしてください。

【例文】
○○様

先程は会議中のお電話、大変失礼いたしました。

△△の納期の件でご連絡させていただきました。

恐れ入りますが、お手隙にて折り返しご連絡いただけますと幸いです。

その他の会議マナー

電話対応の他にも会議中には知っておいたほうが良いマナーがいくつかあります。
ここではそれをご紹介します。

トイレに行く際は一言断りを入れる

会議中、どうしてもトイレにいきたくなることもあるでしょう。
そんな時は無言で行くのではなく、上司や先輩に一言告げておくとスムーズです。
我慢するのも良いですが、体には良くないので、できる限り伝えてトイレに行くようにしましょう。

その場のルールに従う

会議が始まる前、発言方法や時間などいろいろな指定がされる場合があります。
その場合はそのルールに従うようにしましょう。

会議を進行する側は、効率よく進めたいなど何か理由があってそのルールを設定しています。
なので普段は違うから、と反発するのではなく郷に入っては郷に従えのようにルールは守ると良いでしょう。

咳エチケット

新型コロナウイルスの影響で注目されたのが咳エチケットです。
対面の場合、感染症対策がなされていても何も覆わずに咳をすれば印象は良くありません。
咳をするときは腕で口を覆う、体調が悪い時は事前に伝えるなどの気配りをすることで誰も不快になることなく会議を進めることが出来るでしょう。

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最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

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