その移動本当に必要？対面で行うべき会議とリモートで問題ない会議の特徴とは

こんにちは。福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。

新型コロナウイルスの影響によって、会議がリモートで行われることも当たり前になってきました。
しかし、リモート会議にも対面会議にもそれぞれの特徴、メリット、デメリットがあり、すべてをリモートで行うと逆に生産性が下がったり、目的が達成できない場合があるでしょう。

そこで今回は、どんな会議が対面会議、リモート会議に適しているのか、またそれぞれの会議のメリットとデメリットを合わせてご紹介します！

対面で行うべき会議

対面会議では、下で詳しくご紹介しますが「コミュニケーションの取りやすさ」「信頼の築きやすさ」に大きな特徴があります。
そのため、以下のような場合では対面で会議を行うとリモートよりも効果的だと言えるでしょう。

• 議論・ディスカッションが主目的の会議
• 初めての顧客との会議
• 上司が部下に仕事を教えるための会議
• プレゼンテーション

リモートでも問題のない会議

次にリモートでも対面の時の効果を損なわずに行える場合をご紹介します。

• 報告会など情報を共有、伝えるための会議
• 雑談などチームでの交流会
• 勉強会やセミナー

対面会議のメリット・デメリット

どんな会議が適しているのか、ご紹介したうえでそれぞれの会議にはどのような特徴があるのかをご紹介します。
上記でご紹介したものはほんの一部であり、社内や案件によって変化することも考えられます。
そこでこれらの特徴を基に、各自で使い分けることが大切です。

対面会議のメリット

意思の疎通がしやすい

対面会議では全員が同じ空間にいるため、意思の疎通をスムーズに行えます。
直接話しかけることで、相手の理解度が変わってきますし、言葉で伝わらないことでも身振り手振りを通して伝えやすくなっています。

信頼を築きやすい

対面会議は、相手の表情や感情の変化を感じ取りやすく、熱意や真意まで理解できることがあります。
そのため相手の人となりがつかみやすく、信頼を築きやすいでしょう。

対面会議のデメリット

それでは次は対面会議のデメリットをご紹介します。
合わせて簡単な改善案もご紹介するので、気になる方はぜひ参考にしてください！

集まる必要がある

対面というからには当たり前ですが、一か所に集まる必要があります。
参加者全員がもともと同じ建物にいれば問題は少ないですが、遠方からの参加の場合などは出張費用や移動時間がかかってしまう場合があります。
またそれらの移動時間を加味したうえでスケジュールを調整する必要があり、その手間もかかります。

【改善案】

• 日程調整・管理ソフトの導入（スケジュール調整の簡略化）
• 貸し会議室の利用など費用面の節約

リモートに比べて費用がかかる

対面会議であれば、場所の準備や名刺の用意など準備する必要のあるものが増える傾向にあります。
その分費用がかかることがデメリットと言えるでしょう。

【改善案】

• 資料や名刺のペーパーレス化（費用削減）
• 安い貸し会議室など費用面の節約

リモート会議のメリット・デメリット

それではリモート会議のメリット・デメリットをご紹介します。

リモート会議のメリット

集まる必要がない

リモート会議の大きなメリットは、集まる必要がないことでしょう。
参加者がどこにいたとしてもネット環境さえあれば、参加できます。
またそれ故にスケジュール調整も対面に比べて楽です。

会議の準備が少ない

リモート会議の場合、紙の資料を用意する必要もなく各自が準備するだけで会議を始められます。
そのため準備に時間をかけることなく、簡単に会議を始めることが出来ます。

リモート会議のデメリット

こちらもリモート会議のデメリットと合わせて改善案をご紹介します。

参加者の雰囲気や表情がつかみにくい

リモート会議では、参加者の表情や感情の変化をつかみにくくなっています。
そのため言語でのコミュニケーションに重きが置かれており、ちょっとしたニュアンスの違いや誤解によって話がかみ合わなくなる場合があります。

【改善案】

• 重大な内容はテキストメッセージとして送信する
• 全員の顔を把握できるようにモニターを設置する
• 対面会議以上に個々人の意思確認を行う

全員の主体的な参加が難しい

リモート会議では、リアクションや発言が被ることを恐れて発言できないということがあります。
そのため一定の人が発言を続けてしまう場合も見られ、司会者は発言の機会を全員に渡す必要があるでしょう。

【改善案】

• 会議前のアイスブレイクの導入で発言しやすい雰囲気を作る
• 発言や議論の時間をいつもより長めに作る

信頼を築くことが難しい

対面会議の逆ではありますが、相手の雰囲気をつかむことが難しいため信頼を築くことも同時に難しくなっています。
また大人数での会議の場合だと、会議後の雑談なども生まれにくいため会議以外の面でも信頼を築くことが難しいと言えるでしょう。

【改善案】

• 対面で会う機会を設ける
• 最初は少人数で会議を行い、対話をする機会を設ける

その時々において使い分けましょう

ここまで対面会議やリモート会議についてご紹介しました。
対面の会議はその気になればすべてリモートで行うことが出来ます。

しかし、対面ならではの良さがあるのも事実です。
社会情勢や社内の状況を鑑みながら判断することが大切でしょう。