【2022年】リモートワーク下でのプロジェクト管理のコツとツールまとめ

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。

みんなの貸会議室は、会議はもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用から、パーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間約10万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談くださいね。

新型コロナウイルスの影響もあり、リモートワーク、テレワークが普及しています。

自宅やお店など場所を選ばずに自由に働けることは、労働者にとって良いことでもありますが、問題もいくつか産んでいます。

今回はいくつかある中でもプロジェクト管理を取り上げ、その原因から改善策までご紹介します。

テレワークでのプロジェクト管理が難しい理由

まずはテレワークでのプロジェクト管理のコツをお伝えする前に、難しい理由からご説明します。

理由を知り、その説明をすることで今後の改善策の納得感にもつながります。

リアルタイムでのメンバーの進捗状況の確認が難しい

対面であればその場で仕事をしているため、どの程度まで仕事が進んでいるのか把握が可能です。

しかしテレワークの場合、リアルタイムでの進捗状況の確認が難しく突然進捗の遅延が発覚する場合も考えられます。

ゆえに、できる限りプロジェクトの進捗状況は確認しておく必要があるでしょう。

そもそもプロジェクトの進捗が遅れやすくなる

プロジェクト管理の難しさとして、テレワークに慣れてない場合プロジェクトの進捗が遅れやすくなることがあります。

例えば新人の場合、業務の進めるうえでわからない点があっても、テレワークの場合だと上司に聞いてから返答までにタイムラグがあるでしょう。

このタイムラグが積み重なると、想定していたよりもプロジェクトを進めるのに時間がかかり、想定していたよりも遅れてしまう場合があります。

各々の情報をまとめるのに時間がかかる

数人でプロジェクトを進めている場合、プロジェクトが進行していくにつれて情報をまとめる必要があります。

しかしテレワークの場合この情報の収集作業に時間がかかってしまい、プロジェクトに遅れが出ることも考えられます。

テレワークでのプロジェクト管理のコツ

それではテレワークでのプロジェクト管理のコツをご紹介します。

ぜひ参考にしてください。

コミュニケーションを活発にする

まずはプロジェクト管理を行いやすくするためにも、コミュニケーションを活発に行いましょう。

テレワーク中に連絡する頻度を増やす、社内コミュニケーションツールを活用するのも一つの手です。

テレワーク中にチームが集まる時間を設ける

テレワーク中にチームが集まるミーティングのような時間を作るのも、プロジェクト管理を行う上での手助けになります。

集まって話すことで、個人のプロジェクトの進捗状況の確認はもちろん、疑問などの解消も行えるためプロジェクト管理を正しく進めやすくなります。

またコミュニケーションの促進にもつながるので、一石二鳥でしょう。

進捗の確認の頻度を増やす

テレワークではできるだけ、最新情報を把握しておく必要があります。

そのためにも、対面での勤務以上にテレワークではプロジェクトの進捗を確認する必要があるでしょう。

個人個人に連絡を取るなど、情報を集めておきましょう。

リモートワーク用のプロジェクト管理ツールを利用する

昨今のリモートワークに合わせて、プロジェクト管理をスムーズに進めるためのツールもいくつかあります。

自社のExcelなどで管理するよりも、より確実に楽に行えるので迷われている方は参考にしてみてはいかがでしょうか。

Trello

Trelloはタスク管理のソフトで、視覚的にプロジェクト管理ができるアプリです。

簡単操作で誰でも使いやすく、リアルタイムで進行状況を確認できるため、オススメのツールです。

詳しくはこちら

backlog

バックログは、クラウド型のアプリケーションで社員のタスク管理に特化しています。

マイルストーンの設定なども簡単にできるので、社員の進捗や目標を見える化したい時にオススメです。

詳しくはこちら

福岡天神で会議会場をお探しなら、天神駅徒歩２分・みんなの貸会議室天神西通り北店へ

最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。

プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの各種備品はすべて無料でお使いいただけます。
さらに、高速の無料光Wi-Fiを全室に完備していますので、インターネットを通しての出演も安心して実施していただけます。

天神駅から徒歩２分、博多駅や福岡空港からも電車で1本と、抜群のアクセスが自慢。全国各地の皆様からご利用いただいております。

– オススメポイント１ –

定員8名〜60名まで、6つの部屋をご用意！

みんなの貸会議室では、ご利用規模に合わせて、博多・天神エリアでは珍しい30名規模の部屋、さらに大きな集まりにもご利用いただける60名のお部屋までの部屋をご用意しております。

また全部屋個室のため、だれにも邪魔されることなく会議に集中できます。

会議、テレビ会議やミーティングはもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用からパーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間10万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談ください。

もちろん、これらの会場は事前の下見も可能です。是非お気軽にお問い合わせくださいね。

– オススメポイント２ –

パソコン一つを持ってくるだけ！充実の無料設備

DXのための会議など複雑な議題では議論を可視化するためにホワイトボードやプロジェクターを使う場合も多いでしょう。

みんなの貸会議室では無料Wi-Fiはもちろん、ホワイトボードやプロジェクター、スクリーンなど会議に必要なものをすべて無料でご用意しています。

−無料設備例(定員8名の801会議室)−

光Wi-Fi、プロジェクター（EPSON型番:EB-W05）、ホワイトボード( 1200mm × 900mm , 900mm × 600mm )各1台、ホワイトボード用ペン、可動式机( 1800mm × 450mm )2台、椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ
※こちらのお部屋はプロジェクター用のスクリーンの設置はございません。ホワイトボード、または壁壁に投影してご利用ください。

−無料設備例(定員20名の803会議室)−

光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05 )、プロジェクター用スクリーン(90インチ)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm )、可動式机( 1800m × 450mm )4台、椅子12脚、机付き椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ

※その他定員12名、30名、60名のお部屋もございます。
※設備はお部屋によって異なります。