思わぬトラブルを避けるために…5W1Hを意識したテキストコミュニケーションのコツ

2024年4月26日

こんにちは。福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。

新型コロナウイルスの影響によって、多くの企業でテレワークが始まりました。
それに伴い、テキストコミュニケーションをする機会が増えたのではないでしょうか。
テキストコミュニケーションは対面のコミュニケーションとは違うため、話言葉のまま送信すると思わぬ誤解を招いてしまうかもしれません。

そこで今回はテキストコミュニケ―ションと対面コミュニケーションの違いと、テキストコミュニケーションのコツをご紹介します。
ぜひ参考にしてください！

対面コミュニケーションに対するテキストコミュニケーションの違い

テキストコミュニケーションには対面コミュニケーションと2つの違いがあります。

言語以外の情報がない

違いとして一番大きなところは、言語以外の情報がないところです。
テキストコミュニケーションの場合は、その名前の通り言語のみでやり取りしますが、対面コミュニケーションの場合は相手のしぐさや表情、声の調子など様々な情報を基にやり取りします。

その情報の少なさゆえにお互いの意図が伝わりづらく誤解が生まれてしまう場合があります。

正確な情報伝達が可能

テキストコミュニケーションは、連絡事項などを送る際に目に見える文字として送れるので、正しい情報を送ることが出来ます。
逆に対面コミュニケーションの場合は聞き間違いなどによって正しく伝わらないことがあるので、この点はテキストコミュニケーションの強みとしていえるでしょう。

テキストコミュニケーション、5つのコツ

それではテキストコミュニケーションをしていくうえで、円滑に進めていくためのコツをご紹介します。
どれも簡単に試せることなのでぜひお試しください。

主語を付ける

テキストコミュニケーションでは文字数などを省くことも多いでしょう。
しかし主語を省いてしまうとその会話が何を指しているのかがわかりにくく、誤解が生まれてしまう可能性もあります。
そのためやり取りをするときは、「誰がやるのか」「何についての話」なのかなどの主語を付けるようにしましょう。

結論をはじめに伝える

文章で説明をしようとすると長くなり、逆にわかりにくくなる場合があります。
最初に何についての話なのかを書くことで、読み手側の工数を減らし迅速でわかりやすいやり取りが可能です。

説明を入れる

結論をはじめに伝えた後は、簡単な説明を入れておきましょう。
テキストコミュニケーションは即座に返信を得られない場合も多く、相手がなぜか疑問に思うとその説明のためにまた工数がかかります。
そのため簡単な説明を加えて置き、疑問に思われる可能性を減らしておくことが大切です。

改行、句読点で読みやすくする

改行や句読点がなく書かれた文章は、読みづらく読み手にストレスを与えてしまいます。
そのため、結論・説明などの文章の要旨が変わる際には改行を入れる、文章が長くなるのであれば適宜句読点を入れるなど読み手に配慮した文章にしていきましょう。

専門用語を避ける

相手と自分の専門分野が同じであれば問題はないですが、違う場合専門用語を避けたほうが無難です。
普段使っている用語が相手にもわかるのか、その用語を使う前にいったん確認するようにしましょう。

5W1Hを意識する

上記の主語を付けるにも共通しますが、テキストコミュニケーションでは5W1Hを意識して伝えるようにしましょう。

5W1Hとは

5つのW
Who（誰が）
What（何を）
When（いつ）
Where（どこで）
Why（なぜ）
1つのH
How（どうやって）

という6つの要素を意味します。

これらはあらゆる状況において重要な情報となり得ますし、逆に言えばこれらの情報を盛り込んで伝えることが出来れば、あらゆるコミュニケーションの障害が起こりにくくなります。

なので何か一つのことを伝える際にも、これらの要素の抜け漏れが無いか確認するようにしましょう。

コツの中でも5W1Hが一番大切！

5つのW
Who（誰が）
What（何を）
When（いつ）
Where（どこで）
Why（なぜ）

1つのH
How（どうやって）

上記のコツはいくつかご紹介しましたが、その中でも一番大切なのは5W1Hです。

5W1Hがしっかりと書かれていないと、余計な手間がかかってしまったり、相手に情報が正しく伝わらず当日のトラブルに繋がってしまう場合があります。
端的なコミュニケーションは大切ですが、その中に5W1Hが盛り込まれていなければ意味がないかもしれません。
以下に紹介した例を用いて利用してみてください。

5W1Hの例

最後に5W1Hのテキストコミュニケーションの例をご紹介します。
5W1Hが意識できている場合と、意識できていない場合とでご紹介するのでぜひ参考にしてください。

5W1Hが出来ていない場合

例文：明日の朝、対面で会議をしましょう！
こんな一文が送られてきたらどうでしょうか。

朝の何時からなのか、なぜ対面で行う必要があるのか、どんな会議なのか、誰が来るのか、そもそも場所はどこか、など様々な疑問が産まれ、それらを聞く必要が生じます。
その分やりとりの回数も増え、お互いに時間を奪われる形になるでしょう。

5W1Hが出来ている場合

例文：明日の朝10時から、チーム全体で301会議室で会議をしましょう！製品を直接操作しながら進めたいので対面で行います。
それぞれが操作する形式で行うので、事前に説明書などを読んでおいてください。

それではこの一文が送られてきたらどうでしょうか。

Who：チーム全体
What：対面の会議
When：明日の朝10時
Where：301会議室
Why：製品を直接操作したいから
How：各自が操作する

という情報を読み取ることが出来ます。
そのため、送られた側は「了解」と返信を送るだけで済み双方の時間の節約にもなります。

今回の例は極端な例ではありますが、身近にはこれに近いやり取りがあふれています。
テキストコミュニケーションをとる際は、相手が簡単に理解できるかを意識しましょう。

5W1Hを確実に文章に入れるためにできること

とはいってもいきなり5W1Hを入れることは難しいでしょう。
そこで、以下では5W1Hを盛り込むためにできることをいくつかご紹介します。
慣れるまでぜひ参考にしてください。

5W1Hの項目ごとに書き出してみる

5W1Hの項目ごとに伝えたい情報を書き出してみると良いでしょう。
例えば、明日の午前7時から会社でチームで臨時の報告会議があることを伝えたい場合、伝える5W1Hは以下の通りです。

Who：チーム
What：対面の会議
When：明日の朝7時
Where：会社
Why：報告するべきことができた
How：会議の中で

文章を書く前に何を伝えたいのかを整理し、それを文章に盛り込むことで5W1Hを意識してテキストコミュニケーションをとることが出来ます。

他の人に確認してもらう、本人に聞く

5W1Hが網羅できているかは、自分で確認するのは限界があります。
そこで最初のうちは、同僚などに文章を確認してもらい相手に情報が伝わるか確認してみると良いでしょう。
そして最も確実なのは、文章を送信した相手に聞くことなので可能であれば聞いてみると良いでしょう。

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