web会議をスムーズに進めるコツは？会議のプロがお教えします！

こんにちは。福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。

新型コロナウイルスの影響で在宅勤務が促進され、リモート会議をする機会も増えてきました。
しかしいきなり導入し始めた企業も多いため、「会議の進行がスムーズにいかない」「議論が促進されない」など様々なお悩みも耳にします。

ただ、これらの悩みはいくつかのコツを抑えることですべて解決できるかもしれません！
そこでここでは、会議のプロである「みんなの貸会議室」ならではのweb会議をスムーズに進めるコツをお教えします。ぜひ参考にしてください。

web会議前のコツ

web会議をスムーズに進めるコツは、会議前・会議中・会議後の3段階に分けることができます。
ここではweb会議前にできるコツをご紹介します。

1.最適なweb会議ツールを選ぶ

web会議を行うツールは1つ1つに特徴があります。
「有料か無料か」「参加するときにアカウントが必要か否か」「録画機能があるか」「何人が同時接続可能か」などweb会議ツールによってさまざまです。
事前に会議の規模や内容を考えたうえで、最適なツールを選びましょう。

【代表的なweb会議ツール】

・ZOOM
・Skype
・Whereby
・Google Meet
・Microsoft Teams

2.web会議に必要な機材をそろえる

web会議には「イヤホン」「ヘッドフォン」「マイク」「カメラ」などの機材がひつようになってきます。
これらがあることでお互いの声が聞きやすくなり、会議の生産性向上につながります。
参加者には事前に機材の用意をお願いしましょう。

3.web会議ツールを事前にテストする

どのweb会議ツールを使うか決めた後は、それが実際に使えるかテストしましょう。
ツールによっては、アカウントの登録やソフトのダウンロードが必要な場合もあるのでその事前準備も含めて会議が正常に行えるのか試すことが大事です。

4.会議中の役割を決める

web会議に複数の参加者がいる場合は、司会進行役と書記のこれらの役割は最低限決めておきましょう。
事前に決めることで当日もスムーズにweb会議を進めることができます。
特に聞き漏れが起きやすいweb会議において書記の存在は大事なので2人以上決めておくと良いかもしれません。

5.web会議中の議題を事前共有する

会議全般に言えることですが、web会議の場合は特に事前の議題共有が大事です。

web会議は前提の共有などが対面の会議に比べて難しくなっているので「何をどのくらいの時間をかけて話すのか」などその会議の全体像を把握できるようにより詳細に共有しましょう。

こうすることで議論が滞ったり、脱線してしまう可能性を減らすことができます。

web会議中のコツ

ここではweb会議中にできるコツをご紹介します。

1.web会議のルールを決めておく

会議の議題を共有しておくことは大事なのは周知の事実だと思いますが、そのほかにweb会議中のルールを決めておくこともおすすめです。
例えば「誰かが発言している時は遮らない」「自分がしゃべるとき以外はミュートにする」など会議の進行に必要だと考えられるルールを考え共有しましょう。

2.全員が議事録を常に確認できるようにする

web会議の一番大事なポイントは、議論の進行度を合わせることです。
その時に話している内容がわからなければ議論に参加することもできなくなるので、共有のホワイトボードやリアルタイムで確認できるツール（グーグルドキュメント等）を使い
全員がその時々に何を話したのか、またそれまでに何が決まったのかを確認できる環境を整えましょう。

3.通常の会議よりもハキハキとしゃべる

web会議ではマイクとスピーカーを使用している都合上、通常の対面の会議よりも声が聞き取りにくくなってしまいます。
そのためweb会議で発言するときは、通常よりも語尾を強めて、相手にはっきりと伝わるようにしましょう。
これを行うだけで会議への理解度も変わってきます。

4.全員が話す機会を作る

web会議が始まってからすぐに、全員が話す機会を作りましょう。
全員が口を開くことで、緊張がほぐれ場の雰囲気が柔らかくなり議論中でも発言しやすい環境をつくることができます。
話す内容は意気込みでも、最近の趣味でもなんでもよいのでその後の議論のために少しの時間を使うことがおすすめです。

5.大きめの相槌を打つ

web会議では自分の発言中に相手の反応がわかりにくく、発言者が不安になる場合があります。
こうなると会議への参加度にも関わってしまうので、意見を聞いていることを示して、のびのびと発言してもらうためにも声で大きめの相槌を打ちましょう。
相手の発言の一区切りがつくたびに反応するのが一般出来です。

6.進行役は全員の様子を見ておく

web会議では話を遮ったりすることが難しいため、意見を言いたいけど我慢してしまうということが良くあります。
これでは、一部の人だけで議論が進んでしまい会議の生産性も上がらないため全体に話を振ることが大事です。

そのため進行役は、参加者の様子・特に表情をしっかりと確認しておきましょう。
表情が少しでもくもっていたり納得していないように感じた場合は、進行役から意見を求めるとスムーズにweb会議を進めることができます。

web会議後のコツ

ここではweb会議後にできるコツをご紹介します。
web会議後にあらためて行うことで会議の内容を浸透させることができます。

1.議事録を共有する

web会議後は議事録を共有して、全員が今回の会議の流れや決定を確認できるようにしましょう。
会議中は拾いきれなかった内容の確認や、決定までの流れを把握できれば会議後の動きも良くなります。

2.web会議の感想を集める

web会議を改善するために一番必要なのは参加者の声です。
今回の会議の満足度や理解度、またはその改善点を集めて次回のweb会議に活かしましょう。

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最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。
プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの各種備品はすべて無料でお使いいただけます。
さらに、高速の無料光Wi-Fiを全室に完備していますので、インターネットを通しての出演も安心して実施していただけます。

天神駅から徒歩２分、博多駅や福岡空港からも電車で1本と、抜群のアクセスが自慢。全国各地の皆様からご利用いただいております。