「打ち合わせが長引く…」効率よく会議を行うコツ

こんにちは。
福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。

会議が終わらない、会議の結論が出ずにダラダラしてしまう、こういった悩みは会議をするうえで必ず生まれると思います。
更にオンラインでの会議が増えてきた今、だらけることが増えてしまいなかなか会議がうまくいかないという方もいらっしゃるようです。
今回はそんな方に向けて、対面でもオンラインでも会議を効率よく進める方法をご紹介します。

ぜひ参考にしてください。

なぜ会議が長引いてしまうのか

会議を効率的に進めてくためには、今なぜ会議が長引いてしまうのか、効率的に進められないのかをまずは把握しましょう。
把握することで、何から取り組めばいいのか順序だてて取り組むことが出来ます。

会議前の共有が出来ていない

会議が長引いてしまう原因として、事前の共有が出来ていないことがあげられます。
会議を行う前に、その日のアジェンダや資料、目的を共有でいていますか？

共有ができていないと会議の中で共有する必要が産まれ、その分会議の効率が悪くなります。
更にその場で把握できるのも個人差があるので、その分会議へ取り組む姿勢にも差が産まれ会議の生産性が落ちてしまう場合があります。

会議進行がうまくいかない

会議が時間通りに進まない、よく脱線してしまう、など会議の進行がうまくいっていないというのは一番当てはまる理由なのではないでしょうか。
事前準備はできていても、やはり会議に影響を与えるのは当日の進め方です。

どこで時間がかかっているのか、タイムスケジュールとずれが生じているのはどこなのかをまずは把握しましょう。
一番多いのは、アイディア出しで話が盛り上がりすぎてしまい時間がかかるパターンです。

余分な時間、もの、人材がある

会議に必要以上に時間を取ったり、資料を用意したり、参加人数を確保したりしていませんか？
自分が良かれと思ってやったことでも、それによって工程が増えて会議に時間がかかってしまう場合があります。

会議を効率的に進めるコツ

会議を効率的に進めるためには、上記の原因にも触れたよう事前準備と会議の進め方の二つにあります。
それぞれで会議を効率的に進めるコツをご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
何が今出来ていて、何が出来ていないのかという視点で確認していただければ、直ぐに会議に取り入れることが出来ます。

【会議の事前準備】会議を効率的に進めるコツ

事前に資料など会議で使うものを共有する

こちらは初歩的なことですが、会議を始める前に会議で使う資料などは必ず共有しておきましょう。
事前に会議資料に目を通す時間を作ることで、会議当日もスムーズに進めますしあらかじめ疑問などを把握できていれば、会議の時間をうまく使いやすくなります。

会議には最低限の人数を呼ぶ

会議には必要最低限の人数で行うのが理想的です。
確かに人数が多ければ多くの意見は得られるかもしれませんが、人数が多くなるほど発言の機会をうかがったり単純に発言数が多くなったりと時間がかかってしまいます。

また意見のまとめるのも難しくなるでしょう。
会議の目的に沿って、最低限の参加が理想です。

分刻みでスケジュールを作る

ミーティングのスケジュールは分刻みで作っておくと良いでしょう。
時間を厳格に決め、意識することでだらけた雰囲気を作りにくくなります。

会議の目的、流れを共有する

会議の資料の共有と共に、会議の目的「今日何を決めたいのか」を共有しておきましょう。
参加者が会議の流れや目的を把握できるので、進行する際にすすめやすくなります。
他にも事前に自分の考えをもって臨めるので、スムーズな意見交流が可能でしょう。

会議に集中できる環境を用意する

対面で行う会議の場合、会議をする環境も大切です。
会議室に余分なものはないか、発言を拾いやすい広さかなどを確認して会場を用意しましょう。
貸し会議室など会議のための部屋を借りるのもオススメです。

【会議進行】会議を効率的に進めるコツ

アイスブレイクを行う

会議の始めに行うアイスブレイクは、実は会議を効率的に進めるのにも役立ちます。
アイスブレイクを行うことで、会議に参加する姿勢や発言しやすい雰囲気を作ることが出来るので結果的に効率の良い会議を行うことが出来ます。
オススメのアイスブレイクを以下の記事でご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

発言のルールを決める

会議において最も時間がかかるのは、「発言」です。
参加者が自由に喋ってしまっては会議進行の妨げになり、その分会議が長引いてしまいます
なので会議の中で発言のルールを設けることで、その自由な発言を抑えることができ会議を進めることが出来るでしょう。

スケジュールは確実に守る

一つの議題で時間がかかってしまい、予定の時間を迎えた時そのまま時間を無視して話を続けていませんか？
それを行うと必然的に会議が長引いてしまいます。

基本的に会議のスケジュールは確実に守るようにしましょう。
外せない議題の場合は、そのまま伸ばすこともあるとは思いますが、別に時間を取る、次回に持ち越すなどして極力時間通りに進めることがオススメです。

会議の総括を行う

この会議の総括は次回以降の会議の効率に響いてきます。
今回の会議で何が決まったのかを明確にしておくことで、各自が進み具合を把握することができ次の会議をスムーズに進めることが出来ます。

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最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。
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