もう失敗しない！会議の司会進行をスムーズに進める方法

こんにちは。
福岡の天神、博多、沖縄の那覇、名古屋など全国の貸し会議室・レンタルスペースを運営しているみんなの貸会議室です。

さて今回は会議の司会進行をスムーズに行うコツをご紹介します！
難しいとされる司会進行もあるコツを知っていれば、スムーズに進めることができます。
そこでオフラインとオンラインの会議で使えるコツをご紹介していくので、ぜひ参考にしてください！

■これはNG！無駄の多い会議の特徴とは？

まずは、会議でよく見かけるNGポイントをまとめてみました。

・進行がまとまっていないため、内容がバラバラ
・司会をしながら議事録を取っているため、話がスムーズじゃない
・長々と発言する人がいて、話が進まない
・参加者がどこまで発言して良いのかわからず、コミュニケーションがとりづらい
・話の終着地点がわからない
・時間が大幅に延長する

このようなことが挙げられます。
あなたが進行する会議で思い当たる節はありませんでしたか？

会議がスムーズに行かないときは、進行の目的が定まっていない・参加者と意思疎通できていない・全体をまとめられていないという3つの理由が原因という場合がほとんどです。

効率の良い会議を行うためには、会議の目的を見極めよう

会議自体の目的が定まっていないと、様々な話題に飛び、内容にまとまりがなくなります。
進行もしづらくなり、参加者も「何を話していて、何が決まっているのか」という会議の根本的問題がわからなくなってしまいます。
つまり、司会進行が会議の目的を決めて、参加者全員が理解していることが、有意義な会議を行う上で重要なポイントとなります。

会議の目的とその種類とは？

会議を行うためには、まず目的決めからはじめましょう。

●報告・連絡・相談を主とするコミュニケーション目的の会議
●問題の提議から解決までの方法やアイデアの議論が目的の会議
●決定事項から参加者の意思疎通を硬め、伝達目的の会議

この3つのうち、今回の会議がどのような目的で行うのか見極めることが大切です。
目的を定めた上で、情報共有・伝達が主な目的のトップダウン型であるのか、参加者全員が発案・話し合い・決定するボトムアップ型なのかという種類を決めていきましょう。

司会進行者は参加者ではなく、ファシリテーターになること

ファシリテーションとは、会議の目的に対して、円滑に物事を進め、達成させることを目的とするスキルのことを指します。
そして、会議の方向性を常に見極め、中立的な立場で進行を務める人のことをファシリテーターといいます。

報告や連絡といった伝達事項であれば比較的スムーズに行える方も多いですが、賛否の意見が分かれる議題では、意見の収集がつかず、意見交換で終わってしまったというケースも珍しくありません。
しかし、これは会議としては不十分。実りのあるものはいえません。

司会者は参加者の一員としてではなく、議会の中立的な立場を取るファシリテーターであることが、円滑な会議には欠かせないということです。

ファシリテーターとして心得ておくべきこととは？

中立的立場であるからこそ、会議を俯瞰的に見ることが最も大切です。
賛否両論の意見で収集がつかないときもあれば、意見が全く出ない場合もあります。
そんなときは、司会者の腕の見せ所です。
内容を常に整理し、意見が足りない場合は上司へ持ち掛けたり、直接指名するなど、グダグダになってしまう前に軌道修正を図りましょう。

また、参加者の発言内容によっては予定通りに進まないということもあります。
あらかじめ、参加者がどのような発言をしそうか事前に予想しておくことで、会議進行が崩れた場合も対策をとることができます。
会議前から参加者の発言や会議進行のイメージを想定しておくことをおすすめします。

また、ファシリテーション研修を実施することで、ファシリテーターにとって必要なスキルを身に着けておくと、更に質の高いファシリテーションに繋がるでしょう。

スムーズで有意義な会議を行うためのコツ6選

司会進行者としてファシリテーターであることの心得をマスターしたところで、会議進行に対する具体的なコツを見ていきましょう。

開始の挨拶には、感謝の言葉を添える

「会議が始まった」という意識付けのためにも、開始の挨拶はとても重要です。
しかし、ただ開始の合図を告げるだけでは事務的過ぎますよね。
「本日はお忙しい中、お集まりくださり誠にありがとうございます。」など、一言感謝の気持ちを添えましょう。

しかし、あれこれ言葉を付け加えすぎるとボロが出てしまい、「何を言っているかわからない」と不信感を与えてしまう可能性も。
簡潔でありながら、感謝をしっかりと伝えられる言葉を選びましょう。

本題に入る前に時間指定し、会議のゴールを伝えておく

会議をより円滑にに行うためには、会議そのものの制限時間やゴールをあらかじめ指定しておくと、より円滑に行うことができます。
「〇時間でこれを決めなければいけない」「ここまでを終了させるために××分しかない」と、時間を意識させることで、参加者も会議に集中しやすくなります。
また、ゴールが見えていることで話す内容が整理され、進行がしやすくなります。

考える時間を設けること

参加者にアイデアを求めるときは、必ず考える時間を設けるようにしましょう。
考えがまとまっていないにも関わらず意見を催促してしまうと、発言者も思うように話せず、聞いている側も理解できないため、誰も得をしません。

また、報告や連絡などの際も、各部署に発言する時間を設けることで、必要以上の時間を割かずに済み、発言者も話を簡潔にまとめることができます。

選ぶのではなく、まとめることを意識する

会議中に意見が分かれることはよくあること。
その中から1つを選ぼうとすると、司会者に負担がかかり、結果的に選べずに会議が曖昧のまま終わってしまうことになります。

選ぶのではなく、まとめることを意識するようにしましょう。
両意見をまとめることを最優先すれば、自ずと答えが導き出されます。

時には会話を切ることも大切

会議には時間制限があります。会議進行を円滑に行うためにも、時には会話や議題を切り上げさせることも大切です。
話が長い人には、「〇〇さんがおっしゃっているのは××ということでお間違いありませんか？」など、簡潔にまとめてあげるのも司会進行者の仕事です。

また、結果がわかっているものに話を深めても、時間をなくしてしまうだけです。
必要事項が決まっている議題に関しては、時間が迫っている旨を伝えて切り上げるようにしましょう。
こういった強制的な切り上げや、進行を優先する行為は司会者しかできません。
自分しかできないことだという意識を持ち、時には積極的に行動しましょう。

オンライン会議に役立つ！6つのコツ

新型コロナウイルスの影響により、私たちは会議をオンラインで行うようになりました。
オンラインでの会議は発言するタイミングがオフラインより難しいので、司会をどうすればよいのか分からないという声も良く聞きます。
そこでオンライン会議の司会進行をスムーズに行えるコツをご紹介します。
上記で紹介したコツと合わせてオンラインでのコツもお使いください！

1.ツールは事前に接続確認をしておく

会議での集合場所にあたるツール。
接続できないなど会議を始めるまでに時間がかかってしまえば、生産性も落ちてしまいます。
事前にツールが利用できるのかしっかりと確認しておきましょう。

2.議事録を取る人を決めておく

オンラインの会議は議論の流れがつかみにくい場合があるので、議事録はオフラインの会議以上に詳細に取れるようにしましょう。
予め誰が取るのか決めておき、特に詳細にメモしてほしい部分を伝えておくとスムーズです。

3.参加者の紹介をする

オンラインの会議ではだれが参加しているのか、一見わかりにくくなっています。
そのままでは発言の主体性が低くなってしまうことも考えられるので、会議が始まる前に会社名や役職など簡単な紹介を司会の側から行うようにしましょう。

4.発言者以外をミュートにする

発言者以外をミュートにして、その人の発言に集中できる環境を整えましょう。
他の人の雑音が入ってしまうと、発言者の邪魔になります。

5.いつも以上にハキハキ喋る

オンラインの会議ではオフラインの会議よりも、大きな声でハキハキとしゃべりましょう。
オンラインではおもったよりも自分の気持ちややる気が伝わりづらくなっています。
それを声で表し、頼れる司会になる必要があります。

6.参加者の顔や声の変化に気を配る

オンラインの会議は、オフラインの会議に比べて相手の機微に気づきにくく、会議に置いて行かれてしまう人が生まれやすくなっています。
そのため司会者は全員の変化や発言に気を配って、気になることがあった場合確認することにしましょう。
全員が理解していないという認識で臨むことが大切です。

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