バーチャルオフィスって?メリットデメリットまとめ

2022年 3月 26日

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。

みんなの貸会議室は、会議はもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用から、パーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間約2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談くださいね。

 

バーチャルオフィスという言葉を知っていますか?

バーチャルオフィスとは、個人事業主やテレワークでの働き方が受け入れられつつある今、話題になっている新しいサービスです。

今回は、そんなバーチャルオフィスについてどんなサービスなのか、またそのメリットとデメリットまでご紹介します。

ぜひ参考にしてください!

 

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、実際にオフィスを借りて仕事をしない人達のために、その住所や電話番号などを貸し出すサービスです。

現実にはその人が仕事をするオフィスとしては存在しないため、バーチャルオフィスと呼ばれています。

インターネットが発達している昨今、働く場所は自由になりました。

特にフリーランスの方や起業したばかりの方は自宅などで作業されるのが一般的です。

しかし事業や仕事をやっている以上、郵便物の受け取りや様々な登録などで住所や電話番号が必要になります。

そして単純に会社が信頼を得るためにも住所というのは大きな要因になり得ます。

その際に自宅住所を世間に公開してしまうと、プライバシーの侵害などのリスクが高くなってしまうので、自宅住所とは別に事業用に住所や電話番号を提供できるバーチャルオフィスのサービス需要が高まっているのです。

 

バーチャルオフィスで提供されているサービス

それではそんなバーチャルオフィスで提供されているサービスをご紹介します。

ただ、すべてのバーチャルオフィスで以下のサービスが提供されているわけではないので事前にご確認ください。

 

住所の貸し出し

一番メジャーなサービスとして、上記でも触れた住所の貸し出しがあります。

起業する際はもちろん、個人事業主として活動する際も住所は重要な意味を持ちます。

そんな時に、住所を借りることが出来るためセキュリティ面も安心して事業を行うことが可能です。

 

電話の転送、秘書代行

電話番号も会社を行う上で重要になり、特に固定電話が設置されていると相手の安心感につながる場合があります。

そんな時のためにもバーチャルオフィスには、電話転送サービスや秘書代行サービスがあります。

顧客がその電話番号にかけてきた際に自分に転送するように設定するなど設定は様々です。

他にも転送を機械音声で行うか、オペレーターが行うか、秘書の対応の仕方など様々なプランがあるので確認が必要です。

 

郵便物の転送サービス

事業を開始すると必ず郵便物は届きます、その際にバーチャルオフィスに届いた郵便物を自分の職場へと転送してくれるサービスです。

バーチャルオフィスには必須のサービスなので、ほとんどのバーチャルオフィスが提供しているでしょう。

しかし、一部の郵便、食品や本人確認が必要な書類は対応していないのでその点は確認が必要です。

 

会議室や作業スペースの利用

テレワークが中心だとしても、直接人と話したい、話さなければならない場合もあります。

その際に一部のバーチャルオフィスでは会議室や作業スペースを提供しており、そこを利用できるでしょう。

ただ基本的には、必要ないと考えられているので有料で予約制のところがほとんどです。

また提供していない場所もあるので事前に確認しておきましょう。

 

受付サービス

一部のバーチャルオフィスには受付がある場所があります。

顧客が訪問してきた場合などに、対応をしてくれ、そのまま取り次いでもらえます。

ただそこまでこのサービスを提供している所は多くないので、その点も確認が必要でしょう。

 

バーチャルオフィスのメリット

それでは上記のようなバーチャルオフィスのサービスを利用するとどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

ご検討中の方はぜひ参考にしてください。

 

コストを削減できる

バーチャルオフィスの一番のメリットともいえるのがコストの削減です。

実際にオフィスを用意するとなると、家賃はもちろん、光熱費やインターネット代金、設備維持費など様々なところにコストがかかってしまいます。

その点、バーチャルオフィスであればレンタル料さえ払えば住所などを利用できるのでコストカットに最適でしょう。

特にフリーランスやスタートアップで最初にお金があまりない場合に重宝されるでしょう。

 

短期間で開業が可能

バーチャルオフィスであれば、備品を用意したりする必要がないので短期間で開業することが出来ます。

1週間ほどで審査が完了するので、もろもろを考えると思い立ってから2週間で開業するなんてこともできるかもしれません。

このようにバーチャルオフィスでは、コストが削減できるだけでなく早く進められることもメリットだと言えるでしょう。

 

都心の一等地などに住所の確保ができる

バーチャルオフィスは住所を提供しているため、住所にこだわっています。

そのため東京の一等地でサービスを提供している場合もあり、それによって自分の住所を都心の一等地に設定することが出来ます。

直接の業績にはかかわってきませんが、ブランディングなどに効果的だと言えるでしょう。

 

プライバシーを守ることが出来る

バーチャルオフィスでは、住所や電話番号を借りることが出来るため自宅や職場のものを掲載する必要がありません。

そのためプライバシーを守ることができ、自宅に人が訪れるリスクを減らすことが出来ます。

この点もバーチャルオフィスの魅力だと言えます。

 

バーチャルオフィスのデメリット

メリットもある一方で、もちろんデメリットもあります。

ここではバーチャルオフィスのデメリットをご紹介します。

 

他社と住所が被る場合がある

バーチャルオフィスは複数の会社、または個人に住所を提供しているためそれらの人と住所が被る場合があります。

そのため住所を顧客が検索すると全く別の会社が出てしまうことも考えられるでしょう。

特に気にしない人であれば問題はありませんが、バーチャルオフィスであることを隠している場合などは信用問題に関わるので、その点は注意が必要です。

 

仕事場は確保する必要がある

バーチャルオフィスはあくまでもバーチャルなので、そこで作業をすることは基本的にできません。

そのためオフィスとは他に仕事場は確保しておく必要があり、場合によってはそこにコストがかかるでしょう。

 

郵便物の受け取りが遅くなる

バーチャルオフィスには転送サービスがあるとはいえ、バーチャルオフィスの対応時間外はもちろん、バーチャルオフィスをいったん挟むことで郵便物の受け取りが遅くなってしまいます。

基本的にはメールでやりとりをするでしょうが、どうしても紙で必要なものもあります。

また業種によっては郵便物が多くなる場合もあるでしょう。

そのためここも事前に確認が必要です。

 

突然の来客対応が出来ない

顧客にバーチャルオフィスであることを伝えていない場合、突然来客する場合があります。

その際受付サービスなどがあればまだ大丈夫ですが、何もやっていなかった場合バーチャルオフィスであることに気づかれ、幻滅される恐れもあるでしょう。

また受付があるとしても、本人はそこにいない可能性が高いため完全な対応はできません。

 

開業できない業種もある

業種によっては、特定の認可が必要であったり作業スペースを事務所に確保する必要があるものがあります。

そのようなものはバーチャルオフィスでは開業することが出来ません。

事前にどんな条件があるのかを確認しておく必要があります。

 

口座開設や保険の申請が難しい場合がある

バーチャルオフィスでは、法人口座の開設や各種保険の申請が難しい場合があります。

相手はバーチャルオフィスであることを知っているため、その分審査が厳しくなるからです。

バーチャルオフィスを検討中の方は、その点も確認しておくことをオススメします。

 

開業の一歩はバーチャルオフィスでも

ここまでメリットやデメリットをご紹介しましたが、バーチャルオフィスはスタートアップやフリーランスの人にとっては、とっかかりやすいものです。

メリットやデメリットをよく吟味して、ご自身の納得いく選択をしてください。

また会議室などは、貸し会議室やレンタルスペースでも行えるので、その点も柔軟に検討してみると良いでしょう。

 

天神で場所をお探しなら、天神駅徒歩2分・みんなの貸会議室 天神西通り北店へ

最後に、私たちみんなの貸会議室をご紹介させてください。

みんなの貸会議室は、24時間ご利用いただける、福岡は博多エリア、天神駅徒歩2分の貸し会議室・レンタルスペースです。

プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの各種備品はすべて無料でお使いいただけます。
さらに、高速の無料光Wi-Fiを全室に完備していますので、インターネットを通しての出演も安心して実施していただけます。

天神駅から徒歩2分、博多駅や福岡空港からも電車で1本と、抜群のアクセスが自慢。全国各地の皆様からご利用いただいております。

–  オススメポイント1 –

定員8名〜60名まで、6つの部屋をご用意!

 

みんなの貸会議室では、ご利用規模に合わせて、博多・天神エリアでは珍しい30名規模の部屋、さらに大きな集まりにもご利用いただける60名のお部屋までの部屋をご用意しております。

飲食物も持ち込めるので、懇親会も行うことができます。

会議、テレビ会議やミーティングはもちろん、リモートワーク、異業種交流会、セミナーや講演会、各種イベント、各種研修、展示会、採用説明会、面接、入試、各種教室、歓迎会、送別会、などのビジネスでのご利用からパーティー、女子会、ママ会、映画館紹介、撮影会、オフ会、同窓会等、ビジネス以外のご利用まで、年間2万名の皆様に様々な用途でご利用いただいております。
ぜひお気軽にご相談ください。

もちろん、これらの会場は事前の下見も可能です。是非お気軽にお問い合わせくださいね。

 

– オススメポイント2 –

プロジェクターを始め、セミナー・講習会に必要な備品を全て無料でサービス

セミナーや講習会であればプロジェクターやマイクは必須ですよね。
加えて、パソコンを使用するものであれば人数に合わせて電源タップも必要…と、人数が多いほどセミナー・講習会に必要な備品はたくさんあります。
ご安心ください。みんなの貸会議室では豊富な無料備品を取り揃えております。

 

−無料設備例(定員20名の803会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05 )、プロジェクター用スクリーン(90インチ)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm )、可動式机( 1800m × 450mm )4台、椅子12脚、机付き椅子6脚、予備椅子2脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ


−無料設備例(定員60名の601会議室)−


光Wi-Fi、プロジェクター( EPSON型番: EB-W05)、プロジェクター用スクリーン(100インチワイド)、ワイヤレスマイク2本(マイクスタンド有り)、スピーカー(ベルキャット 型番:BWPA-40)、ホワイトボード( 1800mm × 900mm 1台, 1200mm × 900mm 1台 )、可動式机( 1800mm × 450mm 12台, 1200mm × 450mm 7台)、椅子50脚、予備椅子11脚、延長コード( 5m )2本、延長コード( 2m )2本、電波時計1つ


 

※その他定員8名、20名、30名のお部屋もございます。
※設備はお部屋によって異なります。

 

– オススメポイント3 –

駅から徒歩2分の好立地で、誰でも簡単にアクセス可能

多くの人を集めたい場合は、交通の便が良いところで行うのが一般的です。「みんなの貸会議室」は天神駅から徒歩2分の好立地です。そのため、交通が不便で参加できない人はほとんどいなくなると考えられます。集客率や参加人数を重視する場合はぜひご利用ください。

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– オススメポイント4–

24時間web予約・利用可能!最短1分後に利用OK

面倒な電話や問い合わせフォームへの入力は一切なく、webから簡単にご予約が可能です。
「打ち合わせ場所が必要になった…」そんな時でも安心。会員登録またはログイン後、最短1分後からご利用になれます。

ご利用も24時間いつでも可能なので、夜遅くから始まる打ち合わせや早朝の集まりにもご利用いただけますよ。

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– オススメポイント5–

新型コロナウイルス対策万全。安心してご利用くださいませ

1.完全無人でサービスをご提供

当店では、受付等の有人対応を排除しております。ご利用日における運営スタッフとお客様の接触は一切ありません。

2.全てのお部屋に消毒液を設置

3.24時間換気

4.オゾン殺菌装置の設置

 

全室に殺菌・消臭効果の高いマクセル社製のオゾン発生装置を全室に設置。

5.非接触型体温計を設置

6.ご利用者全員へマスク着用義務のお願い

7.ご利用者全員へ手洗いの徹底のお願い

 

 

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以上、長くなりましたが最後までお読みいただき、ありがとうございました!

福岡・天神へお越しの際はぜひみんなの貸会議室をご利用くださいませ。皆様のお越しをお待ちしております。