バーチャルオフィスって？メリットデメリットまとめ

こんにちは。福岡・天神駅徒歩2分のレンタルスペース、みんなの貸会議室です。

バーチャルオフィスという言葉を知っていますか？
バーチャルオフィスとは、個人事業主やテレワークでの働き方が受け入れられつつある今、話題になっている新しいサービスです。
今回は、そんなバーチャルオフィスについてどんなサービスなのか、またそのメリットとデメリットまでご紹介します。

ぜひ参考にしてください！

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは、実際にオフィスを借りて仕事をしない人達のために、その住所や電話番号などを貸し出すサービスです。
現実にはその人が仕事をするオフィスとしては存在しないため、バーチャルオフィスと呼ばれています。

インターネットが発達している昨今、働く場所は自由になりました。
特にフリーランスの方や起業したばかりの方は自宅などで作業されるのが一般的です。
しかし事業や仕事をやっている以上、郵便物の受け取りや様々な登録などで住所や電話番号が必要になります。

そして単純に会社が信頼を得るためにも住所というのは大きな要因になり得ます。
その際に自宅住所を世間に公開してしまうと、プライバシーの侵害などのリスクが高くなってしまうので、自宅住所とは別に事業用に住所や電話番号を提供できるバーチャルオフィスのサービス需要が高まっているのです。

こちらの記事にバーチャルオフィスやレンタルオフィスなどまとめておりますので、是非ご参照ください。

バーチャルオフィスで提供されているサービス

それではそんなバーチャルオフィスで提供されているサービスをご紹介します。
ただ、すべてのバーチャルオフィスで以下のサービスが提供されているわけではないので事前にご確認ください。

住所の貸し出し

一番メジャーなサービスとして、上記でも触れた住所の貸し出しがあります。
起業する際はもちろん、個人事業主として活動する際も住所は重要な意味を持ちます。
そんな時に、住所を借りることが出来るためセキュリティ面も安心して事業を行うことが可能です。

電話の転送、秘書代行

電話番号も会社を行う上で重要になり、特に固定電話が設置されていると相手の安心感につながる場合があります。
そんな時のためにもバーチャルオフィスには、電話転送サービスや秘書代行サービスがあります。

顧客がその電話番号にかけてきた際に自分に転送するように設定するなど設定は様々です。
他にも転送を機械音声で行うか、オペレーターが行うか、秘書の対応の仕方など様々なプランがあるので確認が必要です。

郵便物の転送サービス

事業を開始すると必ず郵便物は届きます、その際にバーチャルオフィスに届いた郵便物を自分の職場へと転送してくれるサービスです。
バーチャルオフィスには必須のサービスなので、ほとんどのバーチャルオフィスが提供しているでしょう。
しかし、一部の郵便、食品や本人確認が必要な書類は対応していないのでその点は確認が必要です。

会議室や作業スペースの利用

テレワークが中心だとしても、直接人と話したい、話さなければならない場合もあります。
その際に一部のバーチャルオフィスでは会議室や作業スペースを提供しており、そこを利用できるでしょう。

ただ基本的には、必要ないと考えられているので有料で予約制のところがほとんどです。
また提供していない場所もあるので事前に確認しておきましょう。

受付サービス

一部のバーチャルオフィスには受付がある場所があります。
顧客が訪問してきた場合などに、対応をしてくれ、そのまま取り次いでもらえます。
ただそこまでこのサービスを提供している所は多くないので、その点も確認が必要でしょう。

バーチャルオフィスのメリット

それでは上記のようなバーチャルオフィスのサービスを利用するとどのようなメリットがあるのかをご紹介します。
ご検討中の方はぜひ参考にしてください。

コストを削減できる

バーチャルオフィスの一番のメリットともいえるのがコストの削減です。
実際にオフィスを用意するとなると、家賃はもちろん、光熱費やインターネット代金、設備維持費など様々なところにコストがかかってしまいます。

その点、バーチャルオフィスであればレンタル料さえ払えば住所などを利用できるのでコストカットに最適でしょう。
特にフリーランスやスタートアップで最初にお金があまりない場合に重宝されるでしょう。

短期間で開業が可能

バーチャルオフィスであれば、備品を用意したりする必要がないので短期間で開業することが出来ます。
1週間ほどで審査が完了するので、もろもろを考えると思い立ってから2週間で開業するなんてこともできるかもしれません。
このようにバーチャルオフィスでは、コストが削減できるだけでなく早く進められることもメリットだと言えるでしょう。

都心の一等地などに住所の確保ができる

バーチャルオフィスは住所を提供しているため、住所にこだわっています。
そのため東京の一等地でサービスを提供している場合もあり、それによって自分の住所を都心の一等地に設定することが出来ます。
直接の業績にはかかわってきませんが、ブランディングなどに効果的だと言えるでしょう。

プライバシーを守ることが出来る

バーチャルオフィスでは、住所や電話番号を借りることが出来るため自宅や職場のものを掲載する必要がありません。
そのためプライバシーを守ることができ、自宅に人が訪れるリスクを減らすことが出来ます。
この点もバーチャルオフィスの魅力だと言えます。

バーチャルオフィスのデメリット

メリットもある一方で、もちろんデメリットもあります。
ここではバーチャルオフィスのデメリットをご紹介します。

他社と住所が被る場合がある

バーチャルオフィスは複数の会社、または個人に住所を提供しているためそれらの人と住所が被る場合があります。
そのため住所を顧客が検索すると全く別の会社が出てしまうことも考えられるでしょう。
特に気にしない人であれば問題はありませんが、バーチャルオフィスであることを隠している場合などは信用問題に関わるので、その点は注意が必要です。

仕事場は確保する必要がある

バーチャルオフィスはあくまでもバーチャルなので、そこで作業をすることは基本的にできません。
そのためオフィスとは他に仕事場は確保しておく必要があり、場合によってはそこにコストがかかるでしょう。

郵便物の受け取りが遅くなる

バーチャルオフィスには転送サービスがあるとはいえ、バーチャルオフィスの対応時間外はもちろん、バーチャルオフィスをいったん挟むことで郵便物の受け取りが遅くなってしまいます。
基本的にはメールでやりとりをするでしょうが、どうしても紙で必要なものもあります。

また業種によっては郵便物が多くなる場合もあるでしょう。
そのためここも事前に確認が必要です。

突然の来客対応が出来ない

顧客にバーチャルオフィスであることを伝えていない場合、突然来客する場合があります。
その際受付サービスなどがあればまだ大丈夫ですが、何もやっていなかった場合バーチャルオフィスであることに気づかれ、幻滅される恐れもあるでしょう。

また受付があるとしても、本人はそこにいない可能性が高いため完全な対応はできません。

開業できない業種もある

業種によっては、特定の認可が必要であったり作業スペースを事務所に確保する必要があるものがあります。
そのようなものはバーチャルオフィスでは開業することが出来ません。
事前にどんな条件があるのかを確認しておく必要があります。

口座開設や保険の申請が難しい場合がある

バーチャルオフィスでは、法人口座の開設や各種保険の申請が難しい場合があります。
相手はバーチャルオフィスであることを知っているため、その分審査が厳しくなるからです。
バーチャルオフィスを検討中の方は、その点も確認しておくことをオススメします。

開業の一歩はバーチャルオフィスでも

ここまでメリットやデメリットをご紹介しましたが、バーチャルオフィスはスタートアップやフリーランスの人にとっては、とっかかりやすいものです。
メリットやデメリットをよく吟味して、ご自身の納得いく選択をしてください。
また会議室などは、貸し会議室やレンタルスペースでも行えるので、その点も柔軟に検討してみると良いでしょう。